Алгоритм 7.2. Сохранение данных о проекте в формате Access
Для сохранения данных о проекте в формате Access нужно выполнить следующие действия.
Загрузить Project и при помощи команды Файл\Открыть или Файл\Создать открыть файл нужного проекта или создать новый проект (еще не сохраненный в файле).
После завершения работы с проектом при его первом сохранении рекомендуется выполнить команду Файл\Свойства, а в противном случае -перейти к п. 4 данного алгоритма.
При первом сохранении проекта в файле заполнить поля окна Свойства и нажать кнопку ОК.
Выполнить команду Файл\Сохранить как. В открывшемся окне щелкнуть левой кнопкой мыши на списке Тип файла и раскрыть таким образом перечень возможных форм сохранения данных о проекте (рис. 7.1). При этом следует отметить, что все возможные форматы сохранения данных о проекте на рис. 7.1 в видимой части списка не помещаются.
В раскрывшемся списке выбрать: для сохранения данных о проекте в формате проектной базы данных строку База данных проекта, а для сохранения в формате Access - строку База данных Microsoft Access.
При помощи элементов управления показанного на рис. 7.1 окна выбрать папку для сохранения файла.
В поле Имя файла ввести требуемое имя файла без расширения.
Для сохранения файла нажать кнопку Сохранить, а для отказа от сохранения - кнопку Отмена.
Открытие в Project файла, сохраненного в формате базы данных проекта или в формате Access, отличается от открытия обычного файла Project только тем, что в окне открытия файлов следует в поле Тип файла выбрать соответствующий тип файла.
Несколько отличается от описанных в алгоритме 7.2 действий сохранение данных в форматах других баз данных с использованием библиотек ODBC, специально предназначенных для обмена данными между разными приложениями. Соответствующие программные средства могут устанавливаться на компьютере в дополнение к операционной системе Windows для разных систем управления базами данных. С некоторым упрощением, не меняющим суть дела, можно сказать, что при установке ODBC для каждого программного средства, интерфейс с которым следует обеспечивать, на компьютере устанавливается специальная библиотека (или библиотеки) программ ввода/вывода.
Для того чтобы сохранить данные о проекте с помощью средств ODBC, можно воспользоваться алгоритмом 7.3.
Алгоритм 7.3. Сохранение данных о проекте с помощью средств odbc
Чтобы сохранить данные о проекте с помощью средств ODBC, нужно выполнить следующие действия.
Выполнить пп. 1-3 алгоритма 7.2.
Выполнить команду Файл\Сохранить как. В открывшемся окне щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке ODBC. Откроется показанное на рис. 7.2 окно.
Щелкнуть левой кнопкой мыши в списке форматов баз данных на строке с нужным форматом, в котором требуется сохранить данные.
Нажать кнопку OK для сохранения данных или Отмена - для отказа от сохранения.
Средства ODBC, установленные на конкретной ПЭВМ, могут позволить пользователю сохранить данные в формате Access, и эта возможность будет дублировать описанные выше возможности самой системы управления проектами Project по работе с данными формата Access, рассмотренные в алгоритме 7.2. Кроме этого, ODBC позволяет работать с другими приложениями (на рис. 7.2, например, перечислены форматы систем управления базами данных dBase, FoxPro, процессора электронных таблиц Excel и текстовых файлов).
Следует учитывать, что, в отличие от штатных возможностей Project, которые обеспечивают сохранение в формате Access полной информации о проекте (т. е. всей базы данных Project), применение средств ODBC во многих случаях позволяет сохранить в выбранном формате только содержание сформированной на экране таблицы.
В качестве исключения можно рассматривать сохранение файлов Project в форматах так называемых реляционных систем управления базами данных (например, в формате Oracle). Такое использование средств ODBC обеспечивает возможность сохранения в корпоративной базе данных полноценной информации о проекте.
Следует отметить, что хранение данных в корпоративных базах данных имеет ряд специфических особенностей. Конечно, при этом обеспечивается возможность полноценного использования всех возможностей Project.
Хранение данных в корпоративной базе данных в определенной мере снимает с пользователя Project заботу о резервировании ответственных данных - обычно в корпоративных базах данных такие функции поддерживаются на уровне администратора базы данных. Кроме того, это в принципе позволяет ставить вопрос о разработке специальных программных средств для поддержки функций, которые не поддерживаются Project и которые могут оказаться важными для руководителя проекта или для выполняющей проект организации.
Но оборотной стороной перечисленных достоинств хранения графиков реализации проектов в корпоративной базе данных является относительная потеря пользователем Project свободы манипулирования данными и файлами. В корпоративной базе данных создание графика нового проекта или удаление ненужного графика придется согласовывать с тем же администратором базы данных. Более того, очень возможно, что система обозначения проектов, входящих в их состав задач и ресурсов также должна будет согласовываться с администратором базы данных или выполняться по определенным правилам.
При всей полезности такой дисциплины для выполняющей проект организации, в принципе она может потребовать от руководителя проекта и членов команды проекта дополнительных усилий и в какой-то мере отвлечет их от выполнения своих обязанностей.