Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой сумме, выданной под отчет.

Проводки по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса» — отражаются суммы, выданные работникам под отчет наличными денежными средствами, — в корреспонденции со счетом 50 «Касса»;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета» — отражается перечисление денежных сумм с расчетных счетов, — в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета»;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 52 «Валютные счета» — отражается перечисление денежных сумм с валютных банковских счетов, — в корреспонденции со счетом 52 «Валютные счета»;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках» — отражается перечисление денежных сумм со специальных банковских счетов, — в корреспонденции со счетом 55 «Специальные счета в банках»;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — отражаются суммы, полученные от разных дебиторов и кредиторов, и подлежащих внесению в кассу организации, — в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты» — отражаются суммы задолженности, полученные от других структурных подразделений, — в корреспонденции с кредитом счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» — отражаются суммы положительных курсовых разниц по суммам в иностранной валюте, выданным работникам, — в корреспонденции с субсчетом 91-01 «Прочие доходы».

Проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет счета 07 «Оборудование к установке»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы, израсходованные подотчетным лицом на приобретение оборудования, требующего монтажа, — в корреспонденции со счетом 07 «Оборудование к установке»;

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы, израсходованные на приобретение и сооружение объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов — в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

Дебет счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы, израсходованные на приобретение товарно-материальных ценностей — в корреспонденции со счетами учета данных ценностей (10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» и т. п.);

Дебет счета 11 «Животные на выращивании и откорме»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы при принятии к бухгалтерскому учету животных, стоимость которых была оплачена подотчетными лицами, — в корреспонденции со счетом 11 «Животные на выращивании и откорме»;

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы налога на добавленную стоимость, уплаченного при приобретении ценностей, осуществлении расходов по оплате работ, услуг — в корреспонденции со счетом 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». В соответствии с п. 7 ст. 171 ч. 2 Налогового кодекса РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы прочих расходов, понесенных подотчетным лицом, — в корреспонденции со счетами учета затрат, или соответствующих источников финансирования;

Дебет счета 28 «Брак в производстве»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы произведенных расходов подотчетными лицами имеющих непосредственное отношение к расходам по исправлению брака, например, расходы по исправлению брака по месту нахождения потребителя продукции и др., — в корреспонденции со счетом 28 «Брак в производстве»;

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы неиспользованных средств, подлежащих возврату подотчетным лицом в кассу организации, — в корреспонденции с субсчетом 50-01 «Касса организации»;

Дебет счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы возврата неизрасходованных подотчетными лицами сумм на расчетные, валютные и специальные счета в банках, — в корреспонденции со счетами: 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы, удерживаемые из заработной платы, ранее выданные под отчет, и невозвращенные работниками в установленные сроки, — в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом ЦБ России от 04.10.1993 г. № 18 лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.;

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списываются суммы возникшей задолженности за работниками в связи с невозмещением ими в установленные сроки неизрасходованных сумм, взятых в подотчет, когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников, — в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

Дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы, уплаченные поставщикам и подрядчикам за товарно-материальные ценности, работы, услуги — в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; при расчетах с другими дебиторами и кредиторами — в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При наличии счета-фактуры от поставщика или подрядчика стоимость приобретенных за счет подотчетных сумм активов, работ, услуг, принимается к бухгалтерскому учету по дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сумма НДС по приобретенным ценностям, работам, услугам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции со счетами 60 или 76.

При отсутствии счета-фактуры стоимость приобретенных за счет подотчетных сумм активов, работ, услуг списывается в дебет счетов учета активов или расходов в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебет счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы задолженности работникам других структурных подразделений;

79 «Внутрихозяйственные расчеты» в случае оплаты подотчетными лицами работ или услуг, оказанных для подразделений организации, выделенных на отдельный баланс, другими юридическими или физическими лицами;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы отрицательных курсовых разниц по суммам в иностранной валюте, выданным работникам, — в корреспонденции с субсчетом 91-02 «Прочие расходы»; отражаются суммы списания на внереализационные расходы безнадежной к получению дебиторской задолженности по подотчетным суммам;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или израсходованные не в соответствии с установленным заданием, — в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Дебет счета 97 «Расходы будущих периодов»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам, — в корреспонденции со счетом 97 «Расходы будущих периодов»;

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражаются суммы расходов, осуществляемых в связи с ликвидацией последствий чрезвычайных обстоятельств, — в корреспонденции со счетом 99 «Прибыли и убытки».

Пример.

Работнику выдан аванс на служебную командировку в размере 3000 руб.

Срок командировки 3 дня. Возвратившись из командировки, он представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными оправдательными документами по произведенным расходам.

К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты на сумму 1600 руб.;

2) 2 квитанции за пользование постельными принадлежностями на сумму 100 руб.;

3) квитанция за услуги по бронированию билетов на сумму 100 руб.;

4) полис добровольного страхования от несчастных случаев на сумму 100 руб.

Суточные за 3 дня командировки 300 руб. (100 руб. x 3 дн.);

Общая сумма расходов — 2200 руб. (1600 руб. + 100 руб. + 100 руб. + 100 руб. + 300 руб.) — возмещены работнику.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса» — 3000 руб. — выдан аванс на командировку;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 2200 руб. — включены в расходы затраты на командировку;

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 800 руб. — возвращен в кассу остаток аванса.

Пример.

Организация направила в служебную командировку сотрудника для приобретения материалов. Работник вернулся из командировки, выполнив задание. Стоимость материалов по договору поставки составила 118 000 руб., в том числе НДС — 18 000 руб. Служебная командировка продолжалась 5 дней. Сотрудник отчитался за следующие расходы: проживание в гостинице — 3500 руб., проезд железнодорожным транспортом туда и обратно — 2200 руб., суточные — 500 руб. (100 руб. x 5 дн.).

Общая сумма расходов по командировке составила 6200 руб. (3500 руб. + 2200 руб. + 500 руб.).

Таким образом, организация фактическую себестоимость материалов должна сформировать из суммы фактических затрат на их приобретение:

1) стоимость материалов по договору поставки — 100 000 руб. (118 000 руб. – 18 000 руб.);

2) расходы на их приобретение — 6200 руб.

В итоге фактическая себестоимость материалов составит 106 200 руб. (100 000 + 6200).

Содержание операций	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы денежные средства под отчет	71	50	124 200	Расходный кассовый ордер
Приняты к учету материалы (118 000 – 18 000)	10	60	100 000	Отгрузочные документы поставщика
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком товара	19	60	18 000	Счет-фактура
Принята к вычету предъявленная сумма НДС	68	19	18 000	Счет-фактура
Оплачен подотчетным лицом поставщику приобретенный товар	60	71	118 000	Авансовый отчет
Расходы по командировке включены в стоимость материалов	10	71	6 200	Авансовый отчет

Пример.

Работник предприятия направлен в загранкомандировку. Ему выдано в подотчет на командировочные расходы 10 000 руб. и 1000 долл. США. Курс доллара на момент выдачи денежных средств из кассы предприятия составлял 28,75 руб. за 1 долл. США. Вернувшись из командировки, работник представил в бухгалтерию авансовый отчет, в котором все расходы подтверждены документально и могут быть отнесены на себестоимость продукции 9000 руб. и 950 долл. США. Неизрасходованные денежные средства в тот же день возвращены в кассу предприятия.

В соответствии с п. 8 ПБУ 9/99 и п. 12 ПБУ 10/99 положительные разницы включаются в состав внереализационных доходов, отрицательные — в состав внереализационных расходов организации.

В бухгалтерском учете предприятия должны быть сделаны следующие проводки.

Содержание операций	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдано в подотчет работнику	71	50	10 000 руб. 1 000 долл. США (1000 долл x 28,75 = 28 750 руб.)	Расходный кассовый ордер
Отнесено на расходы согласно представленных документов	20,23,25,26,44	71	9 000 руб. 950 долл. США (950 долл. x 28,80 = 27 360 руб.)	Авансовый отчет
Возвращен неизрасходованный остаток денежных средств	50	71	1 000 руб. 50 долл. США (50 долл x 28,80 = 1 440 руб.)
Отражена положительная курсовая разница (28,80 – 28,75) x 1000 долл. США	71	91-01	50 руб.

Пример.

Для приобретения партии товара договорной стоимостью 35 400 руб., в том числе НДС 5 400 руб. подотчетному лицу были выданы наличные денежные средства из кассы предприятия. Работник выполнил задание на следующий день и представил в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы.

В бухгалтерском учете предприятия должны быть сделаны следующие проводки:

Содержание операций	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы денежные средства под отчет для оплаты товара	71	50	35 400	Расходный кассовый ордер
Оплачен подотчетным лицом поставщику приобретенный товар	60	71	35 400	Авансовый отчет
Принят к учету товар (35 400 – 5 400)	41	60	30 000	Отгрузочные документы поставщика
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком товара	19	60	5 400	Счет-фактура
Принята к вычету предъявленная сумма НДС	68	19	5 400	Счет-фактура