Автотекст

Команда Автотекст позволяет автоматизировать вставку в документы часто используемых слов, фраз или графических элементов. В качестве элемента автотекста используются почтовые адреса, стандартные пункты договора, наименования отпускаемых товаров или рисунки, адреса электронной почты, список персональных данных из адресной книги Outlook. Каждый текстовый или графический элемент, сохраняемый в виде элемента автотекста, получает свое уникальное имя. Ввод имени элемента обеспечивает вставку автотекста в документ.

Word предлагает в качестве имени элемента первые слова выделенного фрагмента. Вы можете ввести другое имя элемента. Для сохранения элемента вместе с его форматированием включите символ абзаца в выделенный фрагмент.

Рис. 5.4 Диалоговое окно, используемое для создания элемента автотекста

Word содержит готовый набор элементов автотекста: часто встречающиеся вделовой переписке слова и выражения типа В ответ на, справочные сведения об открытом файле: Дата создания, Имя файла, Полное имя файла и т.п. Для вставки элемента автотекста введите в документ несколько первых символов его имени. Высветится подсказка с элементом автотекста. Нажмите клавишу Enter или F3, чтобы принять предложение или продолжите ввод.

Работу с автотекстом облегчает панель инструментов Автотекст (AutoText) (рис. 5.6). Ее можно отобразить следующими способами:

1. Выбрать в меню Вид (View) команды Панели инструментов (Toolbars), Автотекст (AutoText).

2. Нажать кнопку Панель (Show Toolbar) в диалоговом окне Автозамены (Autocorrect) на вкладке Автотекст (AutoText) (см. рис. 5.5).

Рис. 5.5 Диалоговое окно, позволяющее вставить Рис. 5.6 Панель инструментов Автотeкст

часто используемые слова и выражения

Автоформатирование документа

Для задания параметров автоматического форматирования текста выберите команду Параметры Автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Автоформат (AutoFormat) (рис. 5.7).

В группе Применять (Apply) можно установить следующие флажки:

•   встроенные стили заголовков (Built-in Heading styles) — автоматическое применение стилей заголовка (Заголовок 1—9) к заголовкам;

•  стили списков (List styles) — применение стилей списка к нумерованным, маркированным, многоуровневым и другим спискам. По умолчанию перед автоматическим применением встроенных стилей списка удаляются все вставленные вручную номера и маркеры;

•   стили маркированных списков (Automatic bulleted lists) — автоматическое применение стиля маркированного списка в случае ввода в начале абзаца звездочки «*», о (строчной буквы о), > или дефиса «-». После ввода одного из этих символов надо нажать клавишу Пробел или Tab и ввести текст списка, а затем нажать клавишу Enter. Для завершения списка дважды нажмите клавишу Enter или удалите последний маркер, нажав клавишу Backspace;

•   другие стили абзацев (Other paragraph styles) — автоматическое применение стилей абзацев, отличных от стилей заголовков и списков таких, как Основной текст, Внутренний адрес и Приветствие.

В группе Заменять (Replace) флажки имеют то же назначение, что и на вкладке Автоформат при вводе (Autoformat As You Type) (см. рис. 5.3).

Рис. 5.7 Диалоговое окно Автозамена с открытой вкладкой Автоформат