17.Создание параметрического запроса. Пример запроса с параметром.

Для создания параметрического запроса нужно выполнить следующие действия:

• Включить в бланк запроса поля Код модели, Фамилия и Населен­ный пункт из таблицы Клиенты.

• Поля строки Условие отбора в столбцах Код модели и Населен­ный пункт заполнить не конкретными критериями отбора, а об­ращением к пользователю для ввода критерия. Обращение необ­ходимо заключить в квадратные скобки: \Назовите Город\. [Ука­жите код модели].

• Выполнить команду Запрос / Параметры. Откроется окно диало­га Параметры запроса.

• В поле Параметр ввести текст без скобок, который находится в поле Условие отбора.

• Затем определить тип данных этого поля в поле Тип данных и нажать кнопку ОК.

• Сохранить запрос под именем Параметрический и перейти в ре­жим таблицы для просмотра, полученного запроса. При этом Ac­cess обратится с просьбой задать последовательно значения кри­териев в окне Введите значения параметра.

•Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера.

•Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц из внешнего файла и текущую базу данных.

•Связь с таблицами - осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

В диалоговом окне “область поиска” задается критерий поиска:

1. проводить поиск только в текущем поле

2. проводить поиск во всех полях таблицы

3. проводить поиск первого вхождения

проводить поиск Далее.

18. Формы: понятие и назначение формы. Виды и способы создания форм, печать форм.

MS Access позволяет разрабатывать формы, которые легко использовать, т.к. информация в них представлена в виде, удобном пользователю. Для создания нужной формы можно использовать различные элементы макета (текст, данные, рисунки, линии и цвет). Набор элементов и их расположение определяется пользователем. Использование форм существенно упрощает ввод данных- В форме в режиме формы па экране изображаются все поля одной записи; в форме в режиме таблицы на экран выводятся все записи. Кроме того, использование форм повышает эффективность ввода данных, поскольку позволяет сэкономить время и избежать ошибок ввода. Поля и прочие элементы в форме можно расположить в виде, наиболее удобном для ввода, изменения и просмотра записей. Конст-руктор форм MS Access позволяет разрабатывать формы, которые: • используют при изображении данных различные шрифты, цвета, заливки и другие графические эффекты;

• выглядят, как знакомые бумажные бланки;

• выполняют вычисления;

• содержат диаграммы;

• изображают данные из нескольких таблиц;

• автоматизируют выполнение некоторых операций. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таб-лицы или запроса, кроме того, форма может содержать постоянную информацию, не связанную ни с таблицей, ни с запросом, например, название и эмблему предприятия вверху формы. Сведения о постоян-ных элементах формы хранятся в макете формы. Все данные в форме содержаться внутри элементов управления. Элементы управления - это объекты, размещенные в форме и предна-значенные для изображения данных или выполнения операций. Неко-торые элементы управления связаны с полями базовой таблицы или базового отчета, чтобы их можно было использовать для ввода значе-ний в эти поля или изображения значений из них. Создание форм Пользователь может создать форму с помощью или без помощи мастера по разработке форм. Мастера по разработке форм ускоряют процесс создания формы, поскольку выполняют за пользователя большую часть работы. Форму, созданную мастером, можно исполь-зовать в том виде, в котором она была создана, или улучшить путем внесения изменений. В начале разработки формы для ввода или просмотра данных в базе данных необходимо связать форму с таблицей (запросом), кото-рая будет источником данных для этой формы. Если все данные нахо-дятся в одной таблице, в качестве источника данных необходимо вы-брать эту таблицу. Если данные содержаться в нескольких таблицах необходимо создать запрос, отбирающий нужные данные, и использовать этот запрос в качестве источника данных для формы. Для создания формы в MS Access можно использовать: и Конструктор форм. В нем вы самостоятельно разрабатываете собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра ввода и редактирования данных. Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей ,Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать форму с долями, расположенными в один столбец. Значение каждого поля располагается в отдельной строке. Одновременно изображается одна запись. Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать ленточную форму. Поля формы расположены в одну строку, что позволяет сочетать преимущества отображения данных в табличном виде и форме. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое поле для просмотра. На каждой странице размещено более двух записей, что позволяет их сравнивать. Недостатком ленточной формы является то, что с ней неудобно работать, когда ваша таблица содержит много полей Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму. Табличная форма создается аналогично ленточной, но при запуске на формирование форма открывается в режиме таблицы. В отличии от ленточной формы, каждая запись находится на отдельной странице.

Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой.

Сводная таблица. Позволяет создать форму со сводной табли-цей MS Excel.

Чтобы создать форму любым из этих способов необходимо:

1. Открыть окно базы данных-

2. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.

3. Нажать кнопку Создать.

4. В открывшемся окне диалога Новая форма из списка спосо-бов создания формы выбрать требуемый вариант.

Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автофор-ма: ленточная, Автоформа табличная, Диаграмма в поле ввода под списком вариантов создания формы выберите из раскрывающего спи-ска таблицу, для которой создается форма. Печать форм Форму можно напечатать находясь в любом режиме окна формы или окне базы данных. Вид напечатанной формы зависит от режима, из которого она напечатана. Можно также изменять параметры печати. Для того, чтобы начать печатать форму необходимо выбрать команду: Файл/Печать. После этого откроется окно диалога Печать. Кнопка Свойства предназначена для открытия окна свойств вашего принтера. Состав опций, доступных в этом окне, может существенно меняться, если изменяется используемый принтер, или драйвер. Кнопка Настройка открывает окно диалога, предназначенное для настройки параметров страницы. Укажите в окне диалога Печать требуемое число копий, диапазон выводимых на печать страниц, и нажмите кнопку ОК. Если требуется напечатать только одну запись, необходимо:

- В режиме просмотра перейти па запись, которую требуется напечатать.

- Выбрать команду Правка/Выделить запись.

- Выбрать команду Файл/Печать.

- В окне диалога Печать выбрать в разделе Печатать Выделен-ные записи.

- Нажать кнопку ОК. Перед печатью большого количества страниц, можно проставить номера страниц, используя команду Вставка/Номера страниц. В открывшемся окне диалога Номера страниц, можно задать: • Формат страницы • Область, в которой будут печататься страницы • Способ выравнивания • Следует ли отображать номер на странице. Напечатанная форма выглядит иначе, чем на экране, поэтому перед печатью формы рекомендуется перейти в режим предварительного просмотра, чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанная форма. Для этого необходимо выполнить команду Файл/ Предварительный просмотр. Выход из режима предварительного просмотра осуществляется нажатием кнопки Закрыть Находясь в режиме предварительного просмотра, можно перемещаться по страницам с помощью кнопок, расположенных в нижней части экрана.