3. 2. Облік розрахунків з підзвітними особами.

Підзвітні особи — це працівники, які одержали грошовий аванс для оплати витрат, доручених підприємством.

Розрахунки з підзвітними особами виникають в основному при оплаті дрібних господарських витрат і витрат у відрядженнях. Перелік осіб, яким видається аванс під звіт, встановлюється наказом керівника, що служить документом на видачу авансу на господарські потреби, а в разі видачі авансу на відрядження оформлюється, крім того, і посвідчення про відрядження.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження не може перевищувати 30 календарних днів.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

За кожен день (включаючи день від’їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі, йому виплачуються добові в межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету міністрів України 20.05.2009 р. № 483.

Умови застосування граничних норм	У межах території  України	За межами території України (за кордон)
Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування	30,00 грн.	Еквівалент до 50 доларів США (у гривнях)
Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування	24,00 грн.	Еквівалент до 40 доларів США (у гривнях)
Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на дворазове харчування	18,00 грн.	Еквівалент до 27,5 доларів США (у гривнях)
Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на триразове харчування	12,00 грн.	Еквівалент до 17,5 доларів США (у гривнях)

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі).

Видача готівки у підзвіт здійснюється з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше видані суми

Особи, які одержали готівку в підзвіт (у тім числі на відрядження), зобов’язані подати у встановлені терміни до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми з доданням документів, які підтверджують, які засвідчують правильність вказаних у звіті витрат. Готівка, видана в підзвіт на витрати на відрядження, але не витрачена, повинна бути повернена в касу підприємства не пізніше 3 робочих днів після закінчення відрядження, а на всі інші виробничі потреби – наступного дня після видачі її в підзвіт.

Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На дебет цього рахунка відноситься сума виданого авансу

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

К-т 30 «Каса».

За кредитом рахунка 372 обліковуються витрачені суми:

а) на відрядження:

Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» — за відрядження цехового персоналу,

Д-т 92 «Адміністративні витратами» — за відрядження загальногосподарського персоналу.

б) на господарські витрати:

Д-т 20 «Виробничі запаси»

Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» — на вартість придбаних запасів або оплачених витратах на їх перевезення, зберігання

Д-т 15 «Капітальні інвестиції» — при оплаті витрат на капітальне будівництво, придбання основних засобів та нематеріальних активів

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Щодо кожного авансового звіту визначається результат використання авансу. Якщо сума авансу перевищує витрати, невикористана сума повертається у касу:

Д-т 30 «Каса»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Якщо ж сума фактичних витрат перевищує суму авансу, перевитрата повертається підзвітній особі з каси:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

К-т 30 «Каса».

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами організується у розрізі особових рахунків і щодо кожної авансової суми окремо.