Де розташувати ініціали того, хто підписує документ?

а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г.; б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем, напр.: С.П.Балакін;

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Симоненко; Йолкіну М. Ю.

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю.Е. науковий ступінь...»

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

Де поставити печатку?

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки найменування посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Як затвердити документ?

Якщо вимагається затвердження документа (акта приймання-здавання матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує — директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому правому куті перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

___________________________

(посада, підпис, ініціали та прізвище)

«____»______________рік

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

08.05.03 №20

Або:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

21.02.03 № 2

Як зазначити погодження змісту документа?

Це роблять для зовнішнього й внутрішнього погодження з метою оцінки документа — його попереднього розгляду (наприклад, звернення адміністрації до колективу через профком) чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО:

Директор шахти

(підпис)

08.09.03 : О.М.Юрін

Головний бухгалтер

(підпис)

08.09.03 С.М. Білоус

Головний інженер

з техніки безпеки

(підпис)

08.09.03 О.І.Андрухів

Або — колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому

15.10.03 № 7

Як зазначити наявність додатків?

Наявність додатків до документа зазначають так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти і науки України від 14.05.03 № 5 - 5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу

Як зазначається проходження і виконання документів?

а) резолюції: На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтеру

Зав. відділу...

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті);

б) про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02. Відповідь дана 12—03/48 від 24.03.03.

С.Лебедєва

25.03.03

в) про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

Климчук 221-14-68

г) про розмноження документа — також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища); кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ 8. 10.07.03

Як нумерувати сторінки?