Довідково-інформаційні документи

Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств. Довідки поділяються на:

• особисті (підтверджують факти конкретної особи);

• службові (об’єктивно відображають стан справ структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства (можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки) її текст може складатися з декількох розділів).

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути:

• зовнішні (укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою);

• внутрішні (укладаються для подання керівництву організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки).

Реквізити довідки:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат – посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі.

5. Місце укладання.

6. Назва документа та його номер (посередині).

7. Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

• прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка (у Н. відмінку);

• статус; спеціальність; класність; розряд; посада;

• місце проживання, площа помешкання, вигоди та інше (якщо потрібно);

• розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно);

• назва установи, закладу, до яких подається довідка.

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх).

10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні кошти).

Печатка (якщо довідку укладено не на бланку).

Зразок довідки:

Міністерство культури і мистецтв України

Харківська державна наукова

бібліотека ім. В. Короленка

вул. Сумська, 2, м. Харків, 61003

Тел. 446-620, 446-043

10.11.2011

Довідка № 97

Пані Павлова Людмила Микитівна працює завідувачем відділу комплектації фондів. Її посадовий оклад складає 1 378 (одна тисяча триста сімдесят вісім) гривень на місяць.

Видано для подання до дит’ясел № 25.

Директор (підпис) Т. Г. Шварц

Головний бухгалтер (підпис) О. К. Тімчак

(печатка)

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів – об’єктивний опис певного факту чи події.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи:

• стислі (короткі) – текст містить лише назви обговорених питань та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань;

• повні – у тексті, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення;

• стенографічні – дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

Реквізити протоколу:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова «Протокол»).

2. Дата проведення заходу, засідання тощо (ліворуч).

3. Місце проведення (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада).

5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8. Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

• посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

• якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);

• якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти:

“СЛУХАЛИ:”, “ВИСТУПИЛИ:”, “УХВАЛИЛИ:”:

• після римської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть “СЛУХАЛИ:”;

• прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пишуть із нового рядка в Н. відмінку й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають доповіді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають «Текст доповіді додається»;

• нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного і стенографічного протоколу);

• розділ “ВИСТУПИЛИ:” (без цифри перед ним) оформляють аналогічно до попереднього. Арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;

• розділ “УХВАЛИЛИ:” оформляють аналогічно до попереднього розділу. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка. У ньому розділі повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, або з констатуючої частини та резолюції.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

13. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним, але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів «протокольна точність», відображає суть даного документа з обов’язковим додержанням змісту, форми та викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Зразок протоколу:

Протокол № 8

загальних зборів філологічного

факультету КДПУ

03.03.2011 м. Кривий Ріг

Голова – Сивокінь О. Я.

Секретар – Задніпряна В. С.

Присутні: декан ф-ту проф. Бандурко А. Д., доц. Горобець А. Ю., старші викладачі: Гончаренко О. М., Петришин С. С., студ. IV курсу - 75 чол.( список додається).

Порядок денний:

1. Підготовка до виробничої практики.

2. Заходи щодо упорядкування та озеленення університетського ботанічного саду.

3. Вибори делегатів на «Студентський фестиваль – 2011».

І. СЛУХАЛИ:

Горобця А. Ю. – інформація керівника практики про умови, місце та термін її проведення (Текст виступу додається).

ВИСТУПИЛИ:

1. Петришин С. В. – нагадала присутнім про факти порушення виробничої дисципліни студентами під час минулорічної практики.

2. Сніжко В. П. студ. гр.УМЛ-08-1 – запропонував ураховувати бажання студентів стосовно місця проходження практики.

УХВАЛИЛИ:

1. У зв’язку з епідеміологічною ситуацією в місті, виробничу практику розпочати з 19.03.2011.

2. Розглянути заяви студентів та запити зі шкіл щодо місця проходження практики.

II. СЛУХАЛИ:

Гончаренко О.М. куратор курсу – зачитала довідку про незадовільний стан території ботанічного саду.

ВИСТУПИЛИ:

1. Коваль С. Ю. студ. гр. УМЛ-08-3 – запропонував утворити групи за добровільним принципом для упорядкування території ботанічного саду.

2. Семенова К. І. студ. гр. УМЛ-08-2 – внесла пропозицію звернутися за посадковим матеріалом до міського розсадника.

УХВАЛИЛИ:

1. Формувати групи практикантів за добровільним принципом кількістю не менше 10 чол.

2. Затвердити додатковий графік робіт для устаткування оранжереї та призначити відповідальним за його дотримання студента групи УМЛ-08-3 Ю. Г. Кириленка.

Ш. СЛУХАЛИ:

Бандурко А. Д. – інформація про час і місце проведення «Студентського фестивалю 2011» та умови виборів делегатів.

ВИСТУПИЛИ:

1. …

2. ...

УХВАЛИЛИ:

Додатки:

1) список учасників зборів на 1 с. в 1 пр.;

2) текст виступу доц. Горобця А. Ю. на 3 с. в 1 пр.

Голова (підпис) О. Я. Сивокінь

Секретар (підпис) В. С. Качан

Витяг із протоколу – один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9. Дата укладання витягу.

Зразок:

Витяг із протоколу № 14

засідання профспілкового комітету

Криворізького медичного училища

від 15.05.2011

III. СЛУХАЛИ:

4. Валового Б. Г. – заява з клопотанням про надання путівки до лікувально-оздоровчого профілакторію «Чорномор».

УХВАЛИЛИ:

Надати завідувачу навчальної частини Валовому Борисові Геннадійовичу путівку до названого профілакторію.

Оригінал підписали:

Голова: Зозуля М. П.

Секретар Агапова О. Т.

З оригіналом згідно:

Секретар-референт (підпис) 3. В. Крайовий

20.05.2011

Службова записка (доповідна і пояснювальна) – це документ, в якому інформують керівника установи чи структурного підрозділу про події, що сталися, про виконання певних завдань, службових доручень, про ситуацію що склалася.

Реквізити:

- відомості про адресата;

- відомості про адресанта;

- назва виду документа;

- заголовок до тексту (його може і не бути);

- текст;

- дата;

- підпис.

Зразок доповідної записки:

Кафедра української мови

Ректорові Донецького національного університету Акад. Шевченку В.П.