9.Зразки документів (подається також інформація щодо їх написання та оформлення):

До оформлення документів висувають такі основні вимоги:

- стандартизація мовних засобів;

- логічність викладу інформації;

- повнота інформації;

- максимальна стислість;

-  відсутність емоційно-суб'єктивної оцінки.

Будь-який документ складається з окремих елементів - реквізитів. Головним елементом документа є текст, тому мовне оформлення текстової частини документа потребує великої уваги. Слід дотримуватися таких правил:

- вживати прості реченя, що полегшує сприйняття інформації;

- вживати складні реченя, якщо необхідно передати причинно-наслідкові зв'язки;

- вживати прямий порядок слів у реченні, якщо мова йде про об'єкт дії, а зворотного порядку слів, якщо мова йде про саму дію;

- з метою скорочення тексту можна використовувати дієприслівникові звороти (виходячи з потреб; спираючись на досвід);

- замінювати займенники на іменники;

- вживати віддієслівні іменники (надання, прийняття, обговорення);

- з метою поглиблення іменного характеру висловлювання бажано використовувати розщеплений присудок (допомогти - надати допомогу, знайти - провести пошук);

- пам'ятати, що більшість документів пишеться від третьої особи, а не від першої;

- з метою уникнення надмірного ускладнення тексту запроваджувати рубрикацію.

Рубрики вводяться в текст за допомогою літер ( а); б); в)...), цифр (1., 2., 3....), графічних позначень (* -) або без них;

- використовувати стандартні вислови та сполучення слів (у зв'язку з ; в порядку надання допомоги тощо).

Культура ділового мовлення виявляється через дотримання норм сучасної літературної мови: а) недопущення двозначності мовних одиниць; б) недопущення калькування мовних одиниць; в) недопущення змішування мов; г) відповідність слова його смисловому навантаженню.

Етикет ділових паперів виявляється через

- каліграфічне оформлення тексту документа;

- дотримання правил розміщення елементів тексту документа;

- дотримання правил переносу слів;

- дотримання загальноприйнятих правил скорочення слів;

- дотримання правил оформлення цитат.

Документи з кадрово-контрактових питань

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Основні види заяв:

• особиста заява (містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику);

• службова заява (укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо).

За походженням заяви бувають:

Зовнішні: особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.); б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

Внутрішні, у яких не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання. У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду (відшкодування збитків, завданих унаслідок ДТП, пограбування, завдавання шкоди, незаконного засудження або затримання, захист честі, гідності та репутації позивача, оскарження неправомірних дій органів, підприємств чи службових осіб, доведення і встановлення юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на втрачені документи, майно, цінності тощо).

Зразки:

Генеральному директорові ТОВ «Мірра»

п. Наливайкові Н. П.

Багріна Олександра Мартиновича

(мешкаю за адресою:

Олександрія, вул. Інститутська, 1, кв. 68

тел. 067-484-57-38)

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду бухгалтера з 10.10.2011.

Додатки:

1) копія диплома;

2) трудова книжка;

3) автобіографія;

4) медична довідка (ф. 086);

5) довідка з місця проживання;

6) особовий листок з обліку кадрів;

7) чотири фотокартки.

08.10.2011 (підпис)

--------------------------------

Директорові ЗСШ № 2

м. Жовті Води

п. Петренку О. А.

вчителя географії

Кріпак Ганни Сергіївни

Заява

У зв’язку із закінченням терміну навчання на факультеті перепідготовки прошу перевести мене на посаду викладача психології з 06.10.2011.

Додаток – копія диплома.

03.10.2011 (підпис)

--------------------------------

Ректорові КТУ

професору Череватому І. Я.

доцента каф. українознавства

Долі В’ячеслава Васильовича

Заява

У зв’язку з погіршенням стану здоров’я прошу надати позачергову відпустку для лікування з 05.04.2010 по 24.04.2010.

Додатки:

1) довідка про стан здоров’я від дільничного лікаря;

2) витяг із протоколу засідання профкому про надання путівки до санаторію.

31.03.2010 (підпис)

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Вона подається при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Відповідно до призначення вони поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика містить такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, на яку укладається характеристика (в Р. відмінку).

3. Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є); місце роботи, навчання.

4. Рік народження (якщо треба – національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст – дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює (учиться), просування по службі; як ставиться до своїх службових обов’язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення чи покарання. Зазначаються моральні якості – риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу.

6. Висновки – призначення характеристики.

7. Дата укладання документа (ліворуч).

8. Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (за необхідності – інших відповідальних осіб).

9. Печатка установи, що видала характеристику.

Зразок:

Характеристика

Гончаренка Віталія Костянтиновича

учня 11 класу

Олександрійського колегіуму № 5

1994 року народження, українця.

Гончаренко В. К. навчається у колегіумі з 2008-2009 навчального року. Зарекомендував себе як охайний, відповідальний учень, що серйозно ставиться до виконання усіх обов’язків.

Навчається на «відмінно». Щороку бере участь у науковій конференції старшокласників у м. Кіровоград, де гідно представляє обличчя рідного колегіуму. Виявив інтерес до вивчення особливостей життя комах у районах металургійного виробництва та іншого забруднення оточуючого середовища.

Має здібності до малювання, але спеціально цим не займається. Віталій бере активну участь у випусках класної та стінгазети колегіуму. Представляє клас у спортивних змаганнях району та міста (легкоатлет). За характером спокійний, уважний, вміє знайти спільну мову як з однолітками, так і з людьми старшого віку, виявляє повагу до оточуючих.

Характеристику видано для подання (на запит) до __________________.

25.10.2011.

Класний керівник (підпис) Н. М. Шишка

Директор колегіуму (підпис) А. І. Соловйов

(печатка)

Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Виклад тексту - довільний, але обов’язково зазначаються від імені першої особи такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни (у Н. відмінку однини).

3. Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

4. Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Перебування на військ. службі, у місцях позбавлення волі.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську роботу.

10. Короткі відомості про склад родини (без займенників).

Якщо неодружені:

• батько, мати (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

• сестри, брати, якщо вони не мають своєї родини (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:

• дружина, чоловік (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання);

• діти (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

11. Повна домашня адреса, номер телефону.

12. Дата укладання (ліворуч).

13. Підпис укладача (праворуч).

Зразок:

Автобіографія

Я, Смерека Оксана Григорівна, народилася 25 лютого 1987 р. в м. Жовті Води Дніпропетровської обл.

З 1994 до 2005 р. навчалася в міській СШ № 7, 11 класів якої закінчила з відзнакою.

З вересня 2005 р. по липень 2007 р. працювала нянею у дитсадку № 22 м. Жовті  Води.

З 2007 р. – студентка філологічного факультету Криворізького державного педагогічного університету, на 5-му курсі якого й навчаюся.

На громадських засадах очолюю редколегію факультетського часопису «Філофакс».

Родинний склад:

• батько – Смерека Григорій В’ячеславович, 1952 р. народж., слюсар Криворізького АТП-0302;

• мати – Смерека Лариса Євгенівна, 1960 р. народж., домогосподарка.

Місце проживання:500086, м. Кривий Ріг, пр. Гагаріна, 54-А, гурт. № 3, кім. 304.

02.10.2011 (підпис)

Види автобіографії:

а) автобіографія-розповідь (укладають в описовій (довільній) формі);

б) автобіографія-документ (точно викладають основні факти);

в) автобіографія-документ спеціального призначення (детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів).

Резюме

Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади укладають резюме – документ, де у стислій формі (не більше 1 сторінки) претендент викладає такі основні відомості:

1. Назва документа.

2. Ім’я, ім’я по батькові та прізвище.

3. Дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті).

4. Домашня адреса та номер телефону.

5. Родинний стан.

6. Навчання (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей, наприклад із поглибленим вивченням певної дисципліни тощо).

7. Науковий ступінь.

8. Досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат, зазначається окремо).

9. Трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат).

10. Додаткові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: індивідуальні позитивні якості, працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

11. Дата.

12. Підпис.

Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості.

Зразок резюме:

Резюме

Голуб Валентина Іванівна.

18 вересня 1966 року народження, м. Маріуполь.

м. Кривий Ріг, вул. Коротченка, буд. 18, кв. 45;

тел.: 440-65-68.

Одружена. Двоє дітей (син – 22 роки, дочка – 17 років).

ПТУ № 13; КДПУ за спеціальністю: географія та туризм.

Менеджером по туризму працювала 2 роки у ТОВ «Лагуна» м. Кривого Рогу.

15 років працювала вчителем географії у КЗШ  № 58.

Сумлінна, організована, знаю дві іноземні мови (англійську та французьку), володію комп’ютером.

12.11.2011 р. (підпис)