Тема 7. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Завдання 1. Прочитайте текст. Визначте основні мікротеми тексту. Підготуйтесь до відповіді на запитання.

Діловодство і документи.

Діловодство (справочинство) — це діяльність, яка охоплює документоведення, або документаційне забезпечення управління роботою установ, підприємств, організацій, та робота з документами під час виконання управлінських справ керівними органами всіх рівнів. Основними елементами справочинства є писані документи й документоведення, тобто створення документів, та організація роботи з ними.

Документація — це сукупність взаємопов’язаних і взаємочинних документів, які становлять цілісну систему, що має специфічні риси й відповідає Єдиній державній системі діловодства — державним стандартам.

Справочинство послуговується офіційно-діловим стилем, який має такі підстилі: дипломатичний, законодавчий, канцелярський. Дипломатичний підстиль обслуговує сферу міждержавних відносин у галузі політики, економіки, культури (це міждержавні угоди, конвенції, звернення, ноти, протоколи, повідомлення — комюніке). Законодавчий підстиль використовується у сфері законодавства (це акти, закони, укази, постанови, статути, видані й затверджені вищими органами державної влади та найвищими посадовими особами). Канцелярським, або адміністративно — канцелярським, під стилем укладають довідки, листи, посвідчення про відрядження, розпорядження, списки, накази, графіки відпусток тощо. Саме ним, канцелярським під стилем, створюють майже всі документи, необхідні для встановлення офіційних, ділових, слу жбових, партнерських контактів між організаціями, установами та громадянами.

Слово документ (documentum) у перекладі з латинської мови означає повчальний приклад, взірець, доказ. Цей термін має кілька значень: а) діловий папір, який посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь; б) письмове посвідчення, яке офіційно підтверджує особу; в) письмовий твір, рисунок, грамота як свідчення, яке офіційно підтверджує особу; в) письмовий твір, рисунок, грамота як свідчення про щось історичне, важливе.

Для юриста цей документ — засіб фіксації, передавання інформації. Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використовуються в багатьох сферах людської діяльності людини. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже, є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи повинні бути правильно складені за формою (формуляр документа — від лат. formula — образ, вид, форма) за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів (від лат requistum- необхідне, потрібне) — сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об’єктивної, достовірної інформації, матеріальним об’єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її (інформації) в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

Завдання 2. Дайте відповідь на запитання.

1.Що таке діловодство?

2.Яким стилем послуговується діловодство? Які підстилі вам відомі?

3.Що таке документ?

4.Що являє собою організаційно-розпорядча документація?

Завдання 3. Творча робота

а) Пояснити значення слова «діловий» у поданий словосполученнях методом добору до кожного з них синонімів.

- Що таке синоніми?

- Які види синонімів ми будемо підбирати? (лексичні; контекстуальні)

Діловий стиль –

Ділова пропозиція –

Діловий вигляд –

Ділові відносини –

Ділові кола –

Ділова бесіда –

Діловий лист –

Ділова зустріч –

Ділові папери –

Ділова людина –

Завдання 4. Прочитайте текст. Назвіть основні реквізити цього документа.

Голові

профспілкового комітету

Вінницької середньої школи № 2

учителя української мови і літератури

Сніжок Л. В.,

яка проживає за адресою:

вул. Б. Грінченка, буд. 30, кв. 5,

м. Вінниця

Заява

Прошу Вас надати мені путівку до санаторію для лікування в період моєї відпустки (серпень, 2009 р.)

До заяви додаю довідку з лікувального закладу про необхідність лікування серцево-судинного захворювання.

17.04.2009 Підпис

Завдання 5. Виправте помилки в оформлюванні реквізиту «Адресат». Запишіть правильні варіанти.

1. Декану факультету іноземної філології Гончаров В. І.

2. Міністерству освіти і науки України.

3. Ректор Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова академік АПН України проф. Андрущенко В.П.

4. Генеральні директори виробничих об'єднань, директори підприємств і керівники організацій.

5. Міністерство юстиції України Управління справами Головний спеціаліст Левчук З. М.

Завдання 6. Оформіть правильно «Гриф затвердження».

1. 12.05.2009

Наказ Міністерство освіти і науки України. № 23.

Затверджую

2. 08.04.2009 (підпис) Л. Грещук

Затверджено

Ректор академії

Завдання 7. Оформіть правильно реквізит «Підпис».

1. Директор інституту Кудін А.П. (підпис).

2. Сергієчко М.К. Директор ЗОШ № 186 (підпис).

3. (підпис) Головний бухгалтер О. Васильченко.

Завдання 8. Письмово оформіть реквізити «Назва організації вищого рівня», «Назва вищого навчального закладу», де Ви навчаєтеся, «Довідкові дані про вищий навчальний заклад».

Завдання 9. Прочитайте, правильно оформіть реквізит «Резолюція». Оголосити подяку на Вченій раді університету Особистий підпис доц. Войтенку І. С

Завдання 10. Складіть речення із поданими словосполученнями. В яких документах їх можна використати?

Відповідно до постанови міністерства; відчуваючи гостру потребу; нагадуємо Вам; комісія для складання резолюції; після закінчення строку повноважень; з багатьох причин; наказ по університету; як виняток.

Завдання 11. Прочитайте текст, за текстом укладіть перелік документів, що підлягають затвердженню.