Построение простейших реляционных таблиц

Процесс создания структуры таблицы рассмотрим на следующем примере. Предположим, что нам требуется создать базу данных, в которой будут содержаться имена и фамилии некоторой группы людей. Кроме того, база данных должна содержать номера их телефонов, адреса, наименование предприятий и кредит, а также некоторую дополнительную информацию. Фактически такая база данных представляет собой специальный «Телефонный справочник».

С помощью «Телефонного справочника» вы сможете быстро:

- Найти номер телефона и адрес абонента по его имени и фамилии,

- Получить список номеров телефонов и адреса всех абонентов, живущих в заданном городе,

- Выбрать всех клиентов, кредит которых составляет менее некоторого опре­деленного значения,

- Получить список людей с днем рождения на текущей неделе и т.д.

Кроме того, «Телефонный справочник» позволит вам:

• Распечатать список абонентов в алфавитном порядке,

• Направить приглашение на встречу выбранной группе людей,

• Напечатать информационные письма и адреса для их наклейки на конверты.

На данном этапе для решения поставленной задачи достаточно одной таблицы, которую мы назовем Телефонно-адресная книга. Для включения в таблицу всей необходимой информации ее структура должна содержать следующие поля:

	Наименование поля
1	Фамилия
2	Имя
3	Отчество
4	Телефон
5	Индекс
6	Страна
7	Область
8	Город
9	Адрес
10	Дата рождения
11	Предприятие
12	Кредит
13	Примечание

Под адрес абонента отведено четыре поля, которые названы «Страна», «Область», «Город» и непосредственно «Адрес». Такое представление адреса позволит вам эффективно осуществлять поиск информации по названиям стран, городов и адресам абонентов.

После определения структуры таблицы мы можем приступить к ее созданию в MS Access. Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим последовательность ваших действий при создании таблицы в новой базе данных:

1. Откройте окно созданной вами базы данных и выберите категорию «Таблицы».

2. Нажмите кнопку Создать в окне базы данных.

3. Откроется окно диалога «Новая таблица», в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

- Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы.

- Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц.

- Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера.

- Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных.

- Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

4. Выберите в этом окне диалога подходящий вам вариант создания таблицы и нажмите кнопку ОК.

5. Создайте структуру таблицы с помощью выбранного средства.

6. Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задайте имя таблицы в окне диалога «Сохранение» и нажмите кнопку ОК.

При присвоении имени таблице, как и имени базы данных, вы можете не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, хранится в самой базе данных.