Конспект з предмету

«Комп’ютеризація секретарської справи»

Тема 1

Архітектура ПК. Операційна система Windows

Устрій ПК. Основні та додаткові пристрої ПК. Об’єми інформації в ПК. Види програм. Файлова система ПК. Робочий стіл Windows. Вікна. Створення папок та файлів. Копіювання інформації. Видалення та відновлення інформації, пошук інформації у ПК.

Устройство ПК. Основные и дополнительные устройства ПК

Персональный компьютер – это электронный прибор, предназначенный для автоматизации создания, хранения, обработки и передачи информации. Информация, хранящаяся в компьютере, называется данные.

Компьютер – прибор модульный. Состоит из различных устройств, каждое из которых выполняет свои задачи.

Устройства персонального компьютера бывают внутренние и внешние. Устройства расположенные внутри системного блока называются внутренние. Внешние – те, которые мы видим и можем потрогать: системный блок, монитор, клавиатура, мышь. Для выполнения специальных задач подключается дополнительное оборудование, которое также может быть внутренним и внешним (принтер, сканер).

В системном блоке располагаются все основные узлы компьютера:

- электронные схемы, управляющие работой компьютера (микропроцессор, оперативная память);

- блок питания, который преобразует электропитание сети в ток низкого напряжения;

- накопители (или дисководы) для гибких дисков, используемые для чтения и записи на гибкие магнитные диски;

- накопитель на жестком магнитном диске, предназначен для чтения и записи на жесткий магнитный диск (винчестер).

Вспомогательные устройства персонального компьютера:

Монитор предназначен для вывода на экран текстовой и графической информации.

Клавиатура – одно из основных устройств ввода информации в компьютер.

Мышь – представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер.

Принтер – печатающее устройство предназначено для вывода информации на бумагу. Бывают матричные, струйные, лазерные.

Матричные принтеры обеспечивают не высокое качество печати, сильно шумят и не пригодны для цветной печати.

Струйные принтеры достаточны распространены, так как работают с меньшим шумом, обеспечивают приемлемое качество печати, в том числе цветной.

Лазерные принтеры обеспечивают наилучшее качество черно-белой печати и высокое качество цветной печати. И обеспечивают высокую, среди прочих принтеров, скорость печати.

Многофункциональное устройство – копировальный аппарат с дополнительными функциями принтера, сканера, факсимильного устройства.

Сканер – устройство выполняющее преобразование изображений в цифровой формат.

Объемы информации в ПК.

Компьютер обрабатывает информацию представленную только в цифровой форме.

Для преобразования числовой, текстовой, графической, звуковой информации в цифровую необходимо применить кодирование. Кодирование – это преобразование данных одного типа через данные другого типа. В ЭВМ применяется система двоичного кодирования, основанная на представлении данных последовательностью двух знаков: 1 и 0, которые называются двоичными цифрами (binary digit – сокращенно bit).

Таким образом, единицей информации в компьютере является один бит, т.е. двоичный разряд, который может принимать значение 0 или 1.

Восемь последовательных бит составляют байт.

В одном байте можно закодировать значение одного символа из 256 возможных.

Более крупной единицей информации является килобайт (Кбайт), равный 1024 байтам (1024 = 2 в степени 10).

Еще более крупные единицы измерения данных: мегабайт, гигабайт, терабайт (1 Мбайт = 1024 Кбайт; 1 Гбайт = 1024 Мбайт; 1 Тбайт = 1024 Гбайт).

Виды программ.

Совокупность программ, предназначенная для решения задач на ПК, называется программным обеспечением.

Программное обеспечение, можно условно разделить на три категории:

- системное ПО (программы общего пользования), выполняющие различные вспомогательные функции (создание копий используемой информации, выдачу справочной информации о компьютере, проверку работоспособности устройств компьютера и т.д.);

- прикладное ПО, обеспечивающее выполнение необходимых работ на ПК: редактирование текстовых документов, создание рисунков или картинок, обработка информационных массивов и т.д.

- инструментальное ПО (системы программирования), обеспечивающее разработку  новых программ для компьютера на языке программирования.

К системному программному обеспечению (ПО) относятся:

- операционные системы (эта программа загружается при включении компьютера);

- программы – оболочки (обеспечивают более удобный и наглядный способ общения с компьютером);

- операционные оболочки – интерфейсные системы, которые используются для создания графических интерфейсов, мультипрограммирования и.т.

- драйверы (программы, предназначенные для управления портами периферийных устройств, обычно загружаются в оперативную память при запуске компьютера);

- утилиты (вспомогательные или служебные программы, которые представляют пользователю ряд дополнительных услуг)

К утилитам относятся:

- диспетчеры файлов или файловые менеджеры; средства динамического сжатия данных (позволяют увеличить количество информации на диске за счет ее динамического сжатия); средства просмотра и воспроизведения;

- средства диагностики; средства контроля позволяют проверить конфигурацию компьютера и проверить работоспособность устройств компьютера, прежде всего жестких дисков;

- средства коммуникаций (коммуникационные программы) предназначены для организации обмена информацией между компьютерами;

- средства обеспечения компьютерной безопасности (резервное копирование, антивирусное ПО).

К прикладному ПО относятся:

- комплект офисных приложений MS OFFICE

- бухгалтерские системы

- финансовые аналитические системы

- интегрированные пакеты делопроизводства

- CAD – системы (системы автоматизированного проектирования)

- редакторы HTML или Web – редакторы

- браузеры – средства просмотра Web - страниц

- графические редакторы

- экспертные системы и т.д.

ФайловаЯ система ПК.

Все современные операционные системы обеспечивают создание файловой системы, которая предназначена для хранения данных на дисках и обеспечения доступа к ним.

Основные функции файловой системы можно разделить на две группы:

- функции для работы с файлами (создание, удаление, переименование файлов и т.д.);

- функции для работы с данными, которые хранятся в файлах (запись, чтение, поиск данных и т.д.).

Файл – это последовательность произвольного числа байтов, обладающая уникальным собственным именем или поименованная область на машинных носителях.

Структурирование множества файлов на машинных носителях осуществляется с помощью каталогов, в которых хранятся атрибуты (параметры и реквизиты) файлов. Каталог может включать множество подкаталогов, в результате чего на дисках образуются разветвленные файловые структуры. Организация файлов в виде древовидной структуры называется файловой системой.

Принцип организации файловой системы – табличный. Данные о том, в каком месте на диске записан файл, хранится в таблице размещения файлов (File Allocation Table, FAT).

Эта таблица размещается в начале тома. В целях защиты тома на нем хранятся две копии FAT. В случае повреждения первой копии FAT дисковые утилиты могут воспользоваться второй копией для восстановления тома.

По способам именования файлов различают “короткое” и “длинное” имя.

Имя файла состоит из двух частей: собственно имени и расширения имени. Имя от расширения отделяется точкой. Имя может содержать любые символы, кроме девяти специальных: \ / : * ? “ ” < >. В имени разрешается использовать пробелы и несколько точек. Имя файла заканчивается расширением, состоящим из трех символов. Расширение используется для классификации файлов по типу.

Уникальность имени файла обеспечивается тем, что полным именем файла считается собственное имя файла вместе с путем доступа к нему. Путь доступа к файлу начинается с имени устройства и включает все имена каталогов (папок), через которые проходит. В качестве разделителя используется символ “\” (обратный слеш – обратная косая черта). Например: D:\Documents and Settings\ТВА\Мои документы\lessons-tva\robots.txt

Несмотря на то, что данные о местоположении файлов хранятся в табличной структуре, пользователю они представляются в виде иерархической структуры – людям так удобнее, а все необходимые преобразования берет на себя операционная система.

К функции обслуживания файловой структуры относятся следующие операции, происходящие под управлением операционной системы:

- создание файлов и присвоение им имен;

- создание каталогов (папок) и присвоение им имен;

- переименование файлов и каталогов (папок);

- копирование и перемещение файлов между дисками компьютера и между катало­гами (папками) одного диска;

- удаление файлов и каталогов (папок);

- навигация по файловой структуре с целью доступа к заданному файлу, каталогу (папке);

- управление атрибутами файлов.

Рабочий стол Windows

После включения компьютера и загрузки операционной системы Windows на экране появляется изображение, которое называется Рабочий стол.

Все свои действия Windows производит на «рабочем столе» (рабочая область, рабочая поверхность).

«Рабочий стол» – фоновая область экрана, на которой отображаются все объекты Windows и элементы управления Windows.

Элементы рабочего стола Windows

На рабочем столе Windows, находятся различные значки, называемые пиктограммы. Одни из них имеют стрелочку в нижнем левом углу пиктограммы, а другие не имеют такой стрелочки.

Пиктограммы со стрелочкой, изображают так называемые "ярлыки".

Пиктограммы без стрелочки в левом нижнем углу предназначены для изображения "папок".

Также на рабочем столе могут находится спецпанели.

Рассмотрим, что из себя представляет каждый вышеназванный элемент рабочего стола Windows.

Папка – это расширение понятия каталог.

Каталог – это группа файлов, имеющая наименование.

Файл – это область данных на диске, имеющая наименование.

Окна

Открываемые программы, файлы или папки появляются на экране в полях или рамках – окнах.

Содержимое каждого окна индивидуально, но почти у всех окон есть одни и те же основные элементы.

Окна всегда появляются на рабочем столе – основной рабочей области экрана.

Строка заголовка отображает название документа и программы (или название папки при работе в какой-либо папке).

С помощью кнопок свертывания, развертывания и закрытия окна можно, скрыть окно, развернуть на весь экран и закрыть его.

Строка меню содержит элементы, выбираемые щелчком.

Полоса прокрутки позволяет прокручивать содержимое окна для просмотра информации, не видимой в настоящий момент.

Границы и углы можно перетаскивать их указателем мыши, изменяя размер окна.

Другие окна могут иметь дополнительные кнопки, поля и панели. Но, как правило, у них тоже есть основные элементы.

Перемещение окон. Чтобы переместить окно, наведите указатель мыши на его заголовок. Перетащите окно в нужно место (нужно указать на элемент, переместить его с помощью указателя при нажатой кнопке мыши и отпустить кнопку.)

Изменение размера окна:

- чтобы развернуть окно на весь экран, нажмите в нем кнопку Развернуть или дважды щелкните заголовок;

- чтобы вернуть развернутое окно к исходному размеру, нажмите в нем кнопку Восстановить (она появляется вместо кнопки «Развернуть»). или дважды щелкните заголовок окна.

- чтобы изменить размер окна (сделать его больше или меньше), наведите указатель на любую границу или угол окна. Когда указатель мыши превратится в двухстороннюю стрелку, перетащите границу или угол, чтобы уменьшить или увеличить окно.

Изменить размер развернутого окна нельзя. Сначала нужно восстановить его прежний размер.

Скрытие окна называется свертыванием. Если нужно временно убрать окно из поля зрения, сверните его, не закрывая.

Сверните окно, щелкнув кнопку Свернуть Окно исчезнет с рабочего стола и будет показано как кнопка на панели задач, длинной горизонтальной панели в нижней части экрана.

Чтобы свернутое окно снова появилось на рабочем столе, щелкните его кнопку на панели задач. Окно будет выглядеть так же, как до свертывания.

Закрытие окна убирает его с рабочего стола и с панели задач. Закройте окно, щелкнув кнопку Закрыть.

Windows может автоматически упорядочивать окна одним из трех способов: каскадом, стопкой по вертикали или рядом друг с другом.

Чтобы выбрать одну из этих возможностей, щелкните правой кнопкой на пустом месте панели задач и выберите Окна каскадом, Отображать окна стопкой или Отображать окна рядом.

Создание папок и файлов

Существует несколько способов создания папок и файлов.

Для создания папки щелкните правой кнопкой мышки по свободном участке рабочего стола. Появиться вот такой список («меню»).

Наведите стрелку (курсор) на пункт «Создать». Появится еще одно дополнительное окошко, в котором нужно навести курсор на самый верхний пункт «Папку» и нажать на него левой кнопкой мышки.

Должна появиться новая папка. Буквы будут подкрашены каким-нибудь цветом и мигать. Это означает, что папка уже создана, и компьютер предлагает Вам напечатать для нее название. Чтобы закрепить введенное слово за папкой, щелкните на свободном участке рабочего стола или клавишу Еnter.

Создать файл можно несколькими способами:

1. Зайдите в папку в которой вы хотите создать файл. Нажмите правой кнопкой мыши на внутри папки. Из меню выберите "Создать" и затем выберите нужный тип файла. Дайте файлу название и нажмите Ввод.

2. Зайдите в программу, которая работает с нужными файлами. Зайдите в меню "Файл" и выберите "Создать...". Затем в меню "Файл" выберите "Сохранить..." и в появившемся окне найдите место для сохранения файла и дайте файлу имя. Затем нажмите кнопку "Сохранить".

копирование информации.

Копирование – это перемещение файлов и папок из одного места в другое. То есть, для того, что бы переписать какую-то информацию с флешки или диска на компьютер, делать это нужно при помощи копирования.

Есть несколько способов копирования. Рассмотрим универсальный. Этим способом можно перенести в компьютер информацию с CD или DVD диска, перенести в компьютер файлы и папки с дискеты и наоборот, записать на флешку и с флешки. Также при помощи копирования можно переписать фото или видео с фотоаппарата (видеокамеры), с мобильного телефона и с других подключаемых к компьютеру устройств.

Большинство важных операций с файлами и папками выполняются через правую кнопку мыши. И копирование не исключение.

Щелкните правой кнопкой мышки по файлу или папке, которую хотите перенести в другое место, то есть скопировать. В открывшемся списке нажмите на пункт «Копировать».

После этого нужно открыть на компьютере то место, в которое Вы хотите перенести файл или папку. Это может быть Локальный диск D, Мои документы, флешка или дискета.

Затем щелкните правой кнопкой мышки по пустому месту и из списка выберите Вставить.

Теперь этот файл или папка есть в двух местах – и в том месте, откуда мы его взяли, и там, куда перенесли.

Получается следующее: Вы открыли место, из которого хотите взять файл (например, открыли флешку), нажали по нужному Вам файлу правой кнопкой мышки, выбрали из списка пункт Копировать, затем открыли место, куда хотите перенести этот файл (например, открыли Мои документы), нажали по пустому правой кнопкой мышки и выбрали пункт Вставить.

Модно переносить не один файл или одну папку, а несколько сразу.

Для того чтобы скопировать несколько файлов (папок), нужно сначала их выделить. Вот как это делается:

Поместите стрелку (курсор) на пустое место рядом с файлами и папками, которые хотите перенести.

Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, обведите прямоугольником необходимые файлы, папки. Когда они закрасятся цветом, это будет означать, что файлы и папки выделены. Отпустите левую кнопку мыши.

А теперь скопируем выделенные файлы и папки:

Щелкните правой кнопкой мыши по любому выделенному значку (файлу, папке). Откроется список, из которого нужно выбрать пункт Копировать.

Затем нужно открыть на компьютере то место, в которое Вы хотите поместить эти файлы и папки. Это может быть Локальный диск D, Мои документы, флешка или дискета.

Нажмите правой кнопкой мыши по пустому месту и из появившегося списка выберите Вставить.

Файлы и папки перенеслись в новое место. То есть, они теперь в двух местах: и там, где были изначально, и в новом месте – там, куда Вы их скопировали.

удаление и восстановление информации, поиск информации в ПК.

    Удаление объектов – очень серьезный шаг. Необдуманное удаление может привести к порче операционной системы или к неправильной ее работе, потере важной информации.

Не удаляйте объекты, созданные не Вами.

Для удаления объектов существует несколько способов:

1. Выделите объект и нажмите клавишу "Delete" (Del).

2. Щелкните по объекту правой кнопкой мыши и выберите в динамическом меню команду "Удалить".

3. Выделите объект или группу объектов и выполните в меню окна папки команду Файл Удалить.

4. Выделите объект или группу объектов и перетащите их на значок "Корзины" на Рабочем столе.

После выполнения любого из этих способов на экране появится окно запроса на подтверждение удаления:

    Если вы щелкаете по кнопке «Да», объект перемещается в корзину.

Если вы щелкните по кнопке «Нет» – удаление отменяется и объект остается на своем месте.

Если во время удаления объекта держать нажатой клавишу Shift, то объект удаляется сразу, не попадая в Корзину.

Отменить удаление объекта можно, выполнив команду Правка Отменить из меню папки или нажав клавиатурную комбинацию Ctrl+Z.

Восстановление удаленных объектов.

Объект в корзине хранится до того момента, пока его оттуда не удалят или не восстановят.

Чтобы увидеть объекты, находящиеся в Корзине, нужно открыть её, двойным щелчком мыши.

На экране появится окно корзины со списком удаленных объектов:

    В корзине видно имя объекта, из какого места был удален объект, каков его размер, время удаления и т.д. Объекты, находящиеся в корзине, можно восстановит в те же папки, из которых они были удалены или в другие папки.

    Чтобы восстановить объект из Корзины, нужно:

1. Открыть Корзину.

2. Выделить объект.

3. Выполнить команду Файл Восстановить.

Объект будет восстановлен в ту же папку, из которой был удален. Если такой папки нет, то Windows создаст её заново.

Чтобы восстановить объект в другую папку, нужно воспользоваться Буфером обмена:

1. Открыть Корзину.

2. Выделить нужный объект.

3. Выполнить команду Правка Вырезать (или щелкните по объекту правой кнопкой мыши и в динамическом меню выберите команду Вырезать).

4. Откройте папку, в которую нужно поместить объект и выполните команду Правка Вставить (или щелкните в свободном месте окна правой кнопкой мыши и выберите в динамическом меню команду Вставить).

При удалении данных, на самом деле, данные физически остаются на накопителе, однако в файловой системе более не отображаются, а место на носителе, где они располагаются, помечается как свободное и готовое к записи новой информации. В данном случае атрибуты файлов изменяются. В случае записи в данный раздел или логический диск может произойти частичное или полное замещение данных, помеченных, как удаленные.

Подобные файлы можно прочитать и восстановить со всеми атрибутами и информацией о расположении, прочитав служебные записи файловой системы. Существуют как программы только для восстановления удаленных данных, так и комплексные решения, где восстановление удаленных данных — лишь одна из функций.

Также существуют специальные программы-шредеры, предназначенные для уничтожения данных. После правильного использования таких программ восстановление невозможно.

На Вашем компьютере хранится много различной информации. Но когда нужно найти какой-то конкретный документ или файл, то начинаются долгие и мучительные поиски.

Для поиска информации существуют такие эффективные способы.

В главном меню Windows есть команда «Поиск».

1. Щелкнуть по кнопке "Пуск".

2. Щелкнуть по строке "Поиск".

3. В новом окне щелкнуть по строке "Файлы и папки".

4. В поле "Часть имени файла или имя файла целиком" наберите название файла или папки.

5. Щелкнуть по кнопке "Найти".

Более сложный вариант, если Вы не помните ни имя файла, ни имя папки, где лежит текстовый документ:

1. Щелкнуть по кнопке "Пуск".

2. Щелкнуть по строке "Поиск".

3. В новом окне щелкнуть по строке "Файлы и папки".

4. В поле "Слово или фраза в файле" наберите фразу, которая обязательно есть в этом текстовом файле.

5. Щелкнуть по кнопке "Найти".

Начало формы

Конец формы