2.3 Схема документооборота в ооо «Твой дом»
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:
централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации);
максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании);
организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
снижение уровня подписания документов.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:
- поступающие (входящие) документы;
- отправляемые (исходящие) документы;
- внутренние документы.
К внутренним документам ООО «Твой дом» относятся:
Журнал регистрации вводного инструктажа;
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (техника безопасности);
Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Инструкция по охране труда;
Положение о персональных данных.
В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.
При организации документооборота учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.
Движение поступающих и исходящих документов в ООО «Твой дом» соответствует типовому процессу любой организации.
Все поступающие документы (претензионные письма, важные письма других организаций, документы, поступающие из вышестоящих организаций и др.) независимо от способа поступления передаются руководителю структурного подразделения. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта, секретарь проверяет правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителю. Служебные документы после прочтения регистрируются в журнале «Входящая документация». Исходя из оценки документа и в соответствие с функциями структурных подразделений, происходит распределение поступающих документов.
Движение исходящих документов включает следующие этапы:
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование проекта документа с директором.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное согласование документа с руководителем.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа.
7. Отправка документа офис-менеджером и передача копии в дело.
Документы, переданные на отправку, как правило, отправляются в тот же день или, в крайнем случае, на следующий день.
Движение внутренних документов предприятия на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.
Схема документооборота в ООО «Твой дом» представлена на рис. 3.
Директор ООО «Твой дом»
Офис-менеджер
Руководитель подразделения
Исполнитель
Рис. 3 Движение документов в ООО «Твой дом»
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.