3. Передача информации в другие программы

   1. Импорт и экспорт текстовых документов в msAccess, Paint, Excel, Программы распознавания текста abbyyFineReader

Во многих программах для сохранения документа в формате, поддерживаемом другой программой, используется командаСохранить как. Однако в приложении Access команда «Сохранить как» используется иначе. Объекты Access можно сохранить как другие объекты Access, базы данных Access — как базы данных Access более ранних версий, однако базу данных Access нельзя сохранить в виде, например, электронной таблицы. Аналогичным образом, файл электронной таблицы нельзя сохранить как файл Access (ACCDB-файл). Вместо этого для импорта и экспорта данных в различные форматы используются команды, доступные в Access на вкладке Внешние данные. Типы данных, для которых можно выполнять импорт, связывание и экспорт в Access

Чтобы быстро узнать, какие типы данных можно импортировать и экспортировать в Access, откройте базу данных и выберите на ленте вкладку Внешние данные (в соответствии с рисунком 1.6.1.)

Рисунок 1.6.1. – вкладка Внешние данные

• В группе Импорт и связывание отображаются значки, соответствующие форматам данных, которые можно импортировать в Access и для которых можно установить привязку.

• В группе Экспорт отображаются значки для всех форматов, в которые приложение Access может экспортировать данные.

• В каждой группе есть кнопка Дополнительно, которая позволяет вывести все форматы, поддерживаемые приложением Access.

Если на ленте отсутствует значок конкретной программы или типа данных, вполне возможно, что экспортировать данные в формат, поддерживаемый приложением Access, можно с помощью другой программы. Например, большинство программ позволяют экспортировать хранящиеся в столбцах данные как текст с разделителями, который затем можно легко импортировать в Access.

В приведенной ниже таблице указаны форматы, которые можно импортировать, связывать и экспортировать в Access.

1. Открыть базу данных, в которую необходимо импортировать данные или для которой необходимо установить привязку к данным.

На вкладке "Внешние данные" щелкнуть значок, соответствующий необходимому типу данных. Например, если исходные данные хранятся в книге MicrosoftExcel, щелкнуть значок Excel.(в соответствии с рисунком 1.6.2.)

Рисунок 1.6.2.

2. В большинстве случаев в Access запустится мастерВнешние данные. В окне мастера может быть предложено ввести некоторые или все сведения из приведенного ниже списка.

• Указать источник данных (его расположение на диске).

• Указать, что следует сделать с данными (импортировать или связать).

• В случае импорта данных укажите, следует ли добавить их в существующую таблицу или создать новую таблицу.

• Указать, какие именно данные в документе следует импортировать или связать.

• Указать, содержатся ли в первой строке заголовки столбцов или ее следует рассматривать как данные.

• Указать тип данных каждого столбца.

• Выбрать, следует ли импортировать только структуру данных или и структуру, и сами данные.

• В случае импорта данных указать, следует ли добавить в новую таблицу новый первичный ключ или использовать существующий.

• Указать имя новой таблицы.

3. На последней странице мастера приложение Access обычно спрашивает, следует ли сохранить сведения об операции импорта или связывания. Если эту операцию планируется повторно выполнять в будущем, установите флажок «Сохранить шаги импорта», нужно ввести необходимые сведения и нажмите кнопку «Закрыть». Впоследствии для повторного выполнения операции достаточно будет нажать кнопку «Сохраненные» операции импорта на вкладке «Внешние данные».

После завершения работы мастера приложение Access выводит сведения о проблемах, возникших во время импорта. В некоторых случаях приложение Access создает таблицу «Ошибки Импорта», в которую заносит данные, которые не удалось импортировать. Эти данные могут помочь определить причину сбоя импорта.

1. Открыть базу данных, из которой требуется экспортировать данные.

2. В области навигации выделить объект, из которого необходимо экспортировать данные. Экспортировать данные можно из таблиц, запросов, форм и отчетов, при этом для объектов некоторых типов доступны не все параметры экспорта.

На вкладке Внешние данные щелкните значок, соответствующий необходимому типу данных. Например, чтобы экспортировать данные в формат, поддерживаемый приложением MicrosoftExcel, щелкните значок Excel.

Рисунок 1.6.3.

В большинстве случаев в Access запускается мастер «Экспорт». В окне мастера может быть предложено ввести имя и формат конечного файла, указать, следует ли сохранить форматирование и структуру данных, выбрать экспортируемые записи и т. д.

На последней странице мастера приложение Access обычно спрашивает, следует ли сохранить сведения об операции экспорта. Если эту операцию планируется повторно выполнять в будущем, установите флажок «Сохранить шаги экспорта», введите необходимые сведения и нажмите кнопку Закрыть. Впоследствии для повторного выполнения операции достаточно будет нажать кнопку Сохраненные операции экспорта на вкладке Внешние данные.

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader– программа для распознавания текста, позволяет быстро и точно переводить изображения документов и PDF-файлы в электронные редактируемые форматы без необходимости перепечатывания.

Получить изображение для распознавания можно не только с помощью сканера: достаточно иметь с собой цифровой фотоаппарат или мобильный телефон со встроенной фотокамерой.

Пример такого документа находится в приложении А(в соответствии с рисунком А5, А6, А7)