Раздел 3. Организация документооборота и внутрибанковского контроля

24.06.2013

1. Проверка регистров аналитического и синтетического учета

Синтетический учет позволяет получить агрегированную и систематизированную бухгалтерскую информацию о финансовом состоянии банка и контролировать правильность отражения операций в бухгалтерском учете

Регистры бухгалтерского учета должны содержать название, период регистрации сделки, фамилии и подписи, идентифицирующие лиц, участвовавших в их составлении

К регистрам синтетического учета относятся: оборотно-сальдовый баланс, кассовые журналы, книга регистрации открытых счетов и т.п. Они отличаются степенью обобщения информации и используются для данных аналитического и синтетического учета.

2. Порядок исправления ошибок

Способы исправления ошибок в учетных регистрах

1. корректурный – ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

2. способ дополнительной проводки – в том случае если корреспонденция счетов правильная, но сумму указана меньшая чем следует, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется с помощью дополнительной проводки.

3. способ «красное сторно» (аннулирование) – при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры (сумма) обводятся в рамку и при подсчете итогов вычитаются. Данный способ используется когда проводка корректна, а сумму записана больше, чем требуется. Данный способ применяется не только для исправления ошибок, но и также для записи некоторых хозяйственный операций

3. Автоматизация учетно-операционной работы, заполнение банковской документации, формирование документов и порядок их хранения

Большая доля работ в автоматизированной банковской системе (АБС) связана с учетной и операционной деятельностью. Ее автоматизация позволяет максимально уменьшить долю ручного труда, улучшить качество обслуживания клиентов, сократить время на обработку документов, уменьшить ошибки, предотвратить хищения, отказаться от бумажной технологии ведения учёта и т.д. При этом существенно изменяется организация бухгалтерского учета. Все процессы учета максимально автоматизируются, например, отражение банковских операций по счетам аналитического и синтетического учета с получением результатов в соответствующих отчетных формах, сверка данных двух видов учета. При обработке информации на компьютере могут автоматически составляться бухгалтерский журнал, сводные карточки, автоматически заполняться лицевые счета, при этом может отпасть необходимость ведения бумажной картотеки лицевых счетов и т.д. Сверка данных аналитического и синтетического учета осуществляется также автоматически, поэтому не нужно составлять сводки, которые использовались в условиях ручной системы учета для сверки данных двух видов учета. Применение программных методов контроля на всех стадиях компьютерной обработки учетной информации позволяет отказаться от сличения записей в лицевых счетах с первичными документами. В АБС автоматически составляется ряд бухгалтерских проводок, т.е. программным путём машина зачисляет суммы на одни счета в корреспонденции с другими. Выполненные машиной бухгалтерские проводки отражаются в аналитическом и синтетическом учете.

Документы, должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день.

Документы, оформленные на операции, осуществленные в послеоперационное время кредитной организации, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой, соответственно, на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня.

Документы по операциям в ВСП в порядке, определенном кредитной организацией, передаются в кредитную организацию или хранятся в ВСП.

При формировании дела (сшива) документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы, сначала по дебету, затем по кредиту, а внутри одного балансового счета по учету кассы - в порядке возрастания номеров кредитуемых (дебетуемых) лицевых счетов, открытых на балансовых счетах. Мемориальные ордера 0401108 подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999.

3. Ознакомление с графиком документооборота и с режимом обслуживания клиентов

С целью рациональной организации учетно-операционной работы в учреждениях банка составляется график документооборота по банковским операциям и график обслуживания клиентов.

Документооборот по банковским операциям - последовательное перемещение расчетно-денежных документов по инстанциям их оформления, проверки и обработки от клиентов к банку и наоборот, в пределах учреждения банка, разными учреждениями банка с начала выполнения операции до ее завершения и сдачи документа в архив.

В банке разрабатывается график документооборота, в котором указывается время прохождения документов на всех этапах обработки информации структурными подразделениями банка. Документооборот состоит из следующих основных этапов:

1. проверка правильности оформления и содержания документов поступивших; определения возможности выполнения операции в зависимости от состояния счетов;

2. проверка или оформление бухгалтерской проводки в документе, подписание его ответственным исполнителем, а в определенных случаях - контролирующим работником;

3. передача документов для автоматизированной обработки;

4. использование документов для проверки правильности отражения операции в лицевом счете;

5. группировка документов и их переплета в папки для сдачи в текущий архив. Графики документооборота и обслуживания клиентов утверждаются руководителем банка.

3. Организация внутрибанковского контроля

Внутрибанковский контроль в ЗАО АКБ «Экспресс-волга» производиться на основании главного принципа twoperson: ни одна операция не проводиться одним человеком. Слежение за осуществлением сделок с наличностью происходит под наблюдение заведующего кассой.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью банка осуществляется ревизионной комиссией. Порядок деятельности ревизионной комиссии определяется положением о ревизионной комиссии, утверждаемым общим собранием акционеров.

Ревизионная комиссия избирается на годовом общем собрании акционеров в порядке, предусмотренном положением о ревизионной комиссии, сроком на 1 год в составе не менее трех человек.

Полномочия отдельных членов или всего состава ревизионной комиссии могут быть прекращены досрочно решением общего собрания акционеров по основаниям и в порядке, предусмотренными положением о ревизионной комиссии.

В случае, когда количество членов ревизионной комиссии становится менее половины количества, предусмотренного уставом банка, Совет директоров банка обязан созвать внеочередное общее собрание акционеров для избрания нового состава ревизионной комиссии. Оставшиеся члены ревизионной комиссии осуществляют свои функции до избрания нового состава ревизионной комиссии на внеочередном общем собрании акционеров.

В случае досрочного прекращения полномочий ревизионной комиссии, полномочия нового состава ревизионной комиссии действуют до момента избрания (переизбрания) ревизионной комиссии годовым общим собранием, следующим за годовым общим собранием, на котором был избран состав ревизионной комиссии, прекративший свои полномочия.

Членом ревизионной комиссии может быть как акционер, так и любое лицо, предложенное акционером. Члены ревизионной комиссии банка не могут одновременно являться членами Совета директоров банка, а также занимать иные должности в органах управления банка.

Ревизионная комиссия из своего состава избирает председателя и секретаря.

Проверка (ревизия) финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляется по итогам деятельности банка за год. Проверка (ревизия) финансово-хозяйственной деятельности банка осуществляется также во всякое время по инициативе:

- самой ревизионной комиссии (ревизора) банка;

- решению общего собрания акционеров;

- Совета директоров банка;

- по требованию акционера (акционеров) банка, владеющего в совокупности не менее чем 10 процентами голосующих акций банка по всем вопросам компетенции общего собрания на дату предъявления требования.

По требованию ревизионной комиссии (ревизора) банка лица, занимающие должности в органах управления банка, обязаны представить документы о финансово-хозяйственной деятельности банка.

Ревизионная комиссия (ревизор) банка вправе потребовать созыва внеочередного общего собрания акционеров в порядке, предусмотренном уставом банка.

Ревизионная комиссия предоставляет годовому общему собранию акционеров заключение по годовому отчету и достоверности баланса.

По итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности банка ревизионная комиссия (ревизор) банка составляет заключение, в котором должны содержаться:

- подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах, и иных финансовых документов банка;

- информация о фактах нарушения установленных правовыми актами Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

По решению общего собрания акционеров членам ревизионной комиссии в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждения и (или) компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими своих обязанностей. Размеры таких вознаграждений и компенсаций устанавливаются решением общего собрания акционеров.

Система внутреннего контроля создана и действует в соответствии с нормативными актами Банка России и Положением о системе внутреннего контроля Банка.

Система внутреннего контроля Банка представляет совокупность системы органов управления Банка и направлений внутреннего контроля, обеспечивает соблюдение порядка осуществления и достижения целей, установленных действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Уставом и внутренними документами Банка.

Внутренний контроль осуществляется в целях обеспечения:

- эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности при совершении банковских операций и других сделок, эффективности управления активами и пассивами, включая обеспечение сохранности активов, управления банковскими рисками.

- достоверности, полноты, объективности и своевременности составления и представления финансовой, бухгалтерской, статистической и иной отчетности, а также информационной безопасности.

- соблюдения нормативных правовых актов, учредительных и внутренних документов кредитной организации.

- исключения вовлечения кредитной организации и участия ее служащих в осуществлении противоправной деятельности, в том числе легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма, а также своевременного представления в соответствии с законодательством Российской Федерации сведений в органы государственной власти и Банк России.

Формируемая Банком система внутреннего контроля обеспечивает участие в процессе противодействия легализации преступных доходов и финансированию терроризма всего персонала Банка, задействованного в расчетном обслуживании клиентов. Особенности организации и осуществления внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма определяются соответствующими нормативно-правовыми актами и утверждаемыми в Банке «Правилами внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

В систему внутреннего контроля Банка входят:

- Общее собрание участников Банка;

- Совет директоров Банка;

- Правление Банка;

- Председатель Правления Банка;

- Заместитель Председателя Правления Банка;

- Ревизионная комиссия;

- Служба внутреннего контроля Банка;

- Служба безопасности Банка;

- Главный бухгалтер (заместитель главного бухгалтера) Банка;

- Ответственный сотрудник по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

- Правовой департамент;

- Управляющий (заместитель управляющего) филиала;

- Главный бухгалтер (заместитель главного бухгалтера) филиала.

Служба внутреннего контроля, как элемент системы внутреннего контроля, действует на основании устава банка и положения о службе внутреннего контроля в ЗАО АКБ «ЭКСПРЕСС-ВОЛГА», утвержденного Советом директоров банка и которое удовлетворяет требованиям положения Центрального банка Российской Федерации от 16.12.2003г. №242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» и других нормативных актов Центрального банка Российской Федерации.

Цель и сфера деятельности службы внутреннего контроля, принципы и методы ее деятельности, задачи, полномочия, права и обязанности службы внутреннего контроля, способы осуществления проверок, порядок составления планов проверок, представления отчетов об их исполнении, информации о принятых мерах по выполнению рекомендаций и устранению выявленных нарушений, другие организационные вопросы определяются Положением о службе внутреннего контроля и иными внутренними документами банка.

Руководитель службы внутреннего контроля назначается и освобождается от должности Советом директоров банка. Сведения о назначении и смене руководителя службы внутреннего контроля банка в течение трех рабочих дней направляются в территориальное учреждение Банка России.

Служба внутреннего контроля не реже одного раза в полгода представляет отчеты о выполнении планов проверок Совету директоров банка, информацию о принятых мерах по выполнению рекомендаций и устранению выявленных нарушений – Совету директоров банка, Председателю Правления, Правлению.