59. Ділова документація. Вимоги до тексту документа.

Тект документу повинен бути:

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції, або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу (основної частини), закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історія питання і т. ін.).

У доказі (основній частині) викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, потім – доказ. Вступ у таких документах відсутній.

Отже, текст (лат. textum – "тканина", "сплетіння", "з'єднання") – це мовний витвір, що відзначається завершеністю, смисловою та змістовною цілісністю, який має структурну організацію (заголовок, речення, абзац) складових частин, об'єднаних різними типами зв'язку (лексичного, граматичного, логічного, стилістичного), і має певну цілеспрямованість.

60. Структура професійної публічної промови.

Незалежно від роду і виду промови, в її структурі виділяють три частини: вступ, основну частину, висновок.

Кожна промова починається із зачину. Зачин промовця має заінтригувати слухачів. Цього можна досягти майстерно вибудуваним початком промови. Найчастіше це етикетні формули, стисла розповідь про якийсь випадок, якийсь парадокс, дивину, пов'язані з темою промови. Особливості зачину визначаються темою виступу і аудиторією. Продуманий зачин створює чітке уявлення слухачів про ставлення оратора до них, напрям і тему виступу.

Вступ покликаний психологічно підготувати слухачів до суті промови і ввести їх у процес сприйняття її змісту. Вступ виконує кілька функцій:

психологічну — закріплення контакту, уваги і зацікавленості, які були викликані зачином, створення необхідного настрою;

змістову — опис цільової настанови промови, повідомлення теми, перелік і коротка характеристика проблем, які аналізуються в основній частині;

концептуальну — наголошення на специфіці теми, визначення її актуальності і суспільної значущості.

В основній частині висвітлюють зміст промови. Для цього промовець використовує факти, логічні докази, аргументацію, наводить різні теоретичні положення, аналізує приклади тощо. Вибір аргументів має бути мотивований ситуацією спілкування і складом аудиторії. Вони будуть переконливими, якщо діятимуть не лише логічно, а й емоційно. Основна частина передбачає виклад матеріалу, доказ, спростування.

Виклад матеріалу

У цій частині промови використовують кілька функціональних типів мовлення: розповідь, опис, роздум.

Розповідь — це динамічний функціонально-змістовий тип мовлення, що виражає повідомлення про послідовний розвиток подій. Як правило, це історія питання, ознайомлення із суттю проблеми, основні факти чи події, що сприятимуть висвітленню проблеми і можуть стати вихідною позицією при доведенні.

Опис — це систематизований виклад предмета промови, його частин, особливостей. За його допомогою промовець готує слухачів до доказу.

Роздум — це тип мовлення, за допомогою якого доводять або спростовують якісь тези, розкривають зв'язки між явищами дійсності. Він характеризується особливими логічними відношеннями між судженнями, які входять до його складу і утворюють умовиводи. У роздумі переважають речення з причинно-наслідковими зв'язками. Роздуми дають змогу активізувати увагу слухачів, збуджуючи думки та викликаючи зацікавленість до теми промови.

Доказ

Докази є логічним доведенням чогось. Вони, залежно від теми, постають у різних формах: пояснення, прикладів, дослідів, ілюстрацій. В аргументації вони мають бути центральними. Саме за допомогою доказів промовці переконують слухачів.

Спростування

Це доказ від протилежного, аргумент від опонента, який бачить істину інакше або в чомусь іншому. Спростування може спричинити полеміку або суперечку. Виокремлення доказу і спростування як структурних елементів основної частини пояснюється полемічною природою публічної промови. Оратор вибудовує свою промову, протиставляючи її зміст уже існуючим текстам. Це дає підстави визначати публічну промову як спрямовану на переконання.

1