42 Вопрос. Принципы и правила планирования рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя, в традиционном понимании, включает в себя следующие элементы:

- анализ личного бюджета времени;

- оценку планируемой деятельности;

- сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

- формирование личного перспективного плана;

- разработку проекта рабочей недели;

- составление планов рабочего дня.

Планирование личного бюджета времени сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы получить ясность, какую работу необходимо выполнить в первую очередь.

Принципы планирования времени:

• план целесообразно составлять на определенную часть своего рабочего времени (лучше всего на 60% времени). В этом случае 20% времени приходится на непредвиденную активность, а еще 20% на управленческую деятельность и творчество;

• необходимо систематически анализировать виды деятельности и расход времени, для чего следует фиксировать и перепроверять как и на что используется время.

• все предстоящие в плановом периоде задачи необходимо свести воедино, составив последовательный план действий, предварительно разделив их на долго- средне и краткосрочные действия и установив приоритетность их выполнения.

Правила составления плана:

• в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;

• план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям;

• необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

• временные планы целесообразно составлять на специальных карточках (или формулярах). Невыполненные задачи, которые по достижении контрольного срока не потеряли своего значения, следует переносить на следующий временной период;

• в планах нужно фиксировать результаты или конечные цели;

• при планировании надо устанавливать точные временные нормы;

• устанавливать точные сроки исполнения;

• необходимо уметь избавляться от «спешных» дел;

• следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

• планировать и использовать свое свободное время, а также время, которое тратится на поездки и ожидание;

• резервировать часть времени на творческую работу, повышение квалификации;

• при планировании личного времени необходимо предусматривать альтернативный вариант;

• предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

• составлять насыщенный план, согласовывая его с планами окружающих людей.

Организовывать свое рабочее время работникам умственного труда помогают и технические средства.

Основные инструменты при планировании рабочего времени руководителя: календарь; ежедневник; организатор или органайзер; картотечный органайзер + в настоящее время, возможно, планшетные компьютеры и т.д.