5.4. Рішення стосовно запасів

Виробничі й торгівельні підприємства зазвичай інвестують значні кошти відповідно у виробничі й товарні запаси. Це зумовлено різними причинами, зокрема:

• віддаленістю постачальника і неможливістю доставки необхідних сировини, матеріалів або товару в момент, коли у них виникне потреба;

• нестабільними зв'язками з постачальниками і невпевненістю, що постачальник забезпечить необхідною сировиною чи матеріалами відповідної якості в потрібний момент;

• очікуваним підвищенням цін на сировину, матеріали або товари;

• ризиком нестачі ресурсів у разі раптового зростання попиту тощо.

У зв'язку з цим система планування й контроль придбання, виробництва та реалізації запасів значною мірою визначають успіх підприємства, особливо за умов нестабільної економіки та жорсткої конкуренції. Виходячи з цього, основною метою управління запасами є своєчасні поставки запасів і мінімізація витрат, пов'язаних із замовленням і зберіганням їх.

Одним з найпоширеніших методів управління запасами є метод економічного розміру замовлення.

Економічний розмір замовлення - це кількість замовлених запасів, що забезпечує оптимальну комбінацію витрат на придбання та зберігання їх.

Для визначення оптимального рівня замовлення запасів треба враховувати релевантні витрати на придбання та зберігання їх.

Релевантними є лише ті витрати, що змінюватимуться залежно від рівня запасів. Витрати, на які не будуть впливати зміни рівня запасів, не є релевантними.

Витрати, пов'язані з запасами, включають:

• витрати на закупку;

• витрати на замовлення;

• витрати на зберігання;

• можливі втрати внаслідок браку запасів.

Витрати на закупку запасів, як правило не є релевантними, бо витрати на придбання одиниці запасу не змінюються, за винятком випадків, коли при закупівлі великої кількості матеріалів або товарів покупцеві надаються знижки.

Витрати на замовлення запасів охоплюють витрати на оформлення документів і здійснення розрахунків, пов'язаних із замовленням.

Витрати на виконання замовлення, однакові для всіх варіантів створення запасів, не є релевантними, тому при визначенні оптимального розміру замовлення враховуються тільки додаткові витрати на розміщення замовлення.

Релевантними витратами на замовлення запасів, виготовлених самим підприємством, звичайно є витрати на переналагодження обладнання для випуску відповідної партії виробів.

До витрат на зберігання належать витрати, пов'язані зі зберіганням матеріалів, готової продукції або товарів на складі. Частина витрат на зберігання запасів є релевантною. Наприклад, заробітна плата комірника, амортизація обладнання й постійна орендна плата за обладнання і приміщення не належать до релевантних витрат, оскільки на них не впливає зміна обсягу запасів.

Релевантні витрати на зберігання запасів зазвичай включають:

• додаткові витрати на страхування запасів;

• додаткові витрати на утримання складських приміщень;

• додаткові витрати на обробку матеріалів;

• втрати внаслідок знецінення запасів;

• можливу втрату прибутковості інвестицій.

Можливі втрати прибутковості інвестицій — це альтернативні витрати, пов'язані з інвестуванням коштів у запаси. Ці витрати відображають прибуток, втрачений через інвестування коштів у запаси, а не використання їх в інших напрямах. До альтернативних витрат належать лише ті, що змінюються залежно від кількості куплених одиниць запасів. Релевантні витрати на обробку матеріалів, витрати внаслідок морального зносу та погіршення характеристик запасів враховувати дуже важко. Тому такі витрати часто виражають у відсотках до прямих витрат на зберігання одиниці запасів.

Втрати через нестачу запасів — можливі втрати через відсутність достатньої кількості запасів для задоволення виробничих потреб або потреб клієнтів.

Такі втрати містять:

• втрачений дохід від продажу;

• штрафні санкції за несвоєчасну поставку продукції замовникам;

• понаднормативні витрати внаслідок заміни матеріалів дорожчими;

• втрати внаслідок простоїв тощо.

Втрати через нестачу запасів не враховують при визначенні економічного розміру замовлення, але беруть до уваги при обчисленні моменту розміщення замовлення.

Отже, оптимальний розмір замовлення визначається тими витратами, на які справляє вплив або кількість запасів, що зберігаються, або кількість зроблених замовлень. Чим більша кількість одиниць замовляється одночасно, тим менше замовлень необхідно зробити за рік, тобто зменшуються витрати на виконання замовлень. Однак коли робиться менше замовлень, необхідно мати більший середній запас, що веде до збільшення витрат на зберігання запасів. Проблема полягає в тому, щоб знизити витрати на зберігання великих запасів порівняно з витратами на розміщення великої кількості замовлень. Оптимальним розміром замовлення буде така замовлена кількість, за якої загальні витрати на замовлення і зберігання запасів будуть мінімальними. Оптимальний економічний розмір замовлення можна визначити:

• табличним методом;

• графічним методом;

• за допомогою формули.

Для ілюстрації цих методів розглянемо такий приклад.

Приклад 5.10

Підприємство купує клапани у зовнішнього постачальника за ціною 40 грн. за одиницю. Річна потреба у клапанах становить 50000 одиниць на рік. Витрати на одне замовлення становлять 750 грн. Прямі витрати на зберігання одного клапана дорівнюють 2 грн. Вартість капіталу підприємства 25%.

Виходячи з цього, релевантні витрати на зберігання одного клапана дорівнюють:

2 + (0,2540) = 12 грн.

З табл. 5.22 видно, що загальні релевантні витрати на придбання клапанів будуть мінімальними (30000 грн.) при обсязі замовлення 2500 одиниць.

Табл. 5.22

1. Річна потреба, од.	50000	50000	50000	50000	50000	50000	50000
2. Розмір замовлення, од.	1200	1600	2000	2500	2800	3200	3600
3. Середні запаси, од (ряд2÷2)	600	800	1000	1250	1400	1600	1800
4. Кількість замовлень (ряд1÷ряд2)	42	31	25	20	18	16	14
5. Річні витрати на замовлення, грн. (ряд4750 грн.)	31500	23250	18750	15000	13500	12000	10500
6. Річні витрати на зберігання, грн. (ряд312грн.)	7200	9600	12000	15000	16800	19200	21600
7. Загальні релевантні витрати на замовлення і зберігання запасів, грн. (ряд5+ряд6)	38700	32850	30750	30000	30300	31200	32100

Приклад 5.11

Припустімо, що постачальник клапанів приймає замовлення на партії по 400 одиниць. Оскільки оптимальний розмір замовлення 2500 одиниць коливається у межах від 2400 до 2800 одиниць, для визначення найбільш прийнятного розміру замовлення необхідно оцінити релевантні витрати, які несе компанія при цих двох обсягах замовлення.

При обсязі замовлення 2400 одиниць релевантні річні витрати підприємства дорівнюватимуть:

Витрати на зберігання

Витрати на замовлення

Загальні релевантні витрати, грн., 30025

При обсязі замовлення 2800 одиниць загальні релевантні витрати на придбання клапанів дорівнюватимуть 30300 грн. (табл. 5.22).

Таким чином, за умов існуючого обмеження доцільно замовляти по 2400 клапанів.

Слід відзначити, що в нашому прикладі різниця між можливими рівнями замовлення не дуже велика (3030030025=275 грн.).

Проте якщо фактичний рівень замовлення значно відрізняється від оптимального, різниця у витратах може бути суттєвою.

Часом підприємства, щоб уникнути зайвих витрат і мінімізувати запаси, розміщують замовлення у розмірі, нижчому за оптимальний.

Припустімо, що підприємство може зберігати лише 1500 клапанів, причому оптимальний рівень запасів становить 2500 одиниць.

При замовленні 1500 одиниць загальні витрати на придбання клапанів дорівнюватимуть:

Щоб зберігати додаткові 750 одиниць запасів, у підприємства є можливість орендувати додаткові складські приміщення за 6000 грн.

Для прийняття рішення в цій ситуації доцільно застосувати диференціальний аналіз.

Витрати	При наявних складських приміщеннях	При розширенні складських приміщень	Диференціальні витрати
Витрати на зберігання (за винятком оренди)	9000	15000	6000
Витрати на замовлення	25000	15000	(10000)
Оренда		6000	6000
Разом	34000	36000	2000

Результати аналізу свідчать, що підприємству недоцільно орендувати складські приміщення, оскільки його витрати в цьому випадку зростуть на 2000 грн.