Письмо-извещение

Письмо-извещение служит для того, чтобы поставить получателя в известность о каком-либо событии или факте. Например, извещение о готовности груза к отправке, об исполнении заказа, о прибытии вашего представителя и т.д.

Уместно направить письмо-извещение в случае перемены адреса или изменении названия фирмы, а также когда произошли перемены в руководстве вашей компании.

Любая другая информация является дополнительной, в чем можно убедиться из приведенных в этом разделе примеров.

Примеры извещений

Обратите внимание на то, как в зависимости от цели автора меняется содержание исьма при неизменной форме обращения.

Образец 1. Извещение о готовности товара к отправке

Уважаемые господа!

Мы хотим проинформировать вас о том, что товары, заказанные вами согласно контракту № 347/SL готовы к отгрузке. В приложении к письму направляем счет-фактуру.

Нам будет очень приятно и в дальнейшем оказывать вам услуги.

Искренне Ваш,

Образец 2. Извещение об отправке товара

Уважаемые господа!

Мы хотим поставить вас в известность о том, что ваш заказ №315 от 29 августа был отгружен сегодня. Товары отправлены на грузовике компании Collins Forwarding Agency ФОБ Глазго.

Надеемся, вы останетесь довольны товаром. Ждем ваших дальнейших заказов.

Искренне ваш,

Образец 3. Извещение о предстоящем визите

Уважаемые господа!

Мы хотим проинформировать, что г-н У. Бриммер посетит ваш офис утром 17 декабря.

Г-н У. Бриммер уполномочен вести дела от имени компании. Мы будем благодарны, если вы подтвердите возможность данной встречи. Если дата визита вас не устраивает, пожалуйста, сообщите нам вашу альтернативную дату.

Искренне ваш,

Образец 4. Извещение об открытии отделения фирмы

Уважаемые господа!

Нам приятно проинформировать вас о том, что мы открыли отделение нашей компании в вашем городе. Отделение находится по адресу .... . Наше отделение возглавил г-н ..... Просим направлять все ваши просьбы в его адрес.

Мы надеемся, что новое отделение послужит развитию наших и без того отличных деловых отношений.

Искренне ваш,

Образец 5. Извещение об изменении адреса

Уважаемые господа,

Мы хотели бы проинформировать вас об изменении адреса нашей компании. С 1 октября мы будем находится по адресу …

Пожалуйста, уведомите соответствующие отделы об изменениях.

Искренне ваш,

Письмо-запрос

Каждое деловое письмо преследует цель, которая определяется намерением автора. В письмах-запросах основная цель заключается не столько в том, чтобы попросить о чем-то, сколько в том, чтобы подтолкнуть получателя сделать что-то. Очень часто подобные письма содержат фразу "пожалуйста, вышлите... ". Далее следует просьба направить брошюры, материалы, каталоги, и т.п.. Обычная просьба превращаться в запрос, если речь идет о какой-то коммерческой информации.

Письмо-запрос может стимулировать получателя на различные действия: принять приглашение, условиться о встрече, принять заказ, зарезервировать номер в гостинице или билет на самолет.

Вот, примерный план такого письма:

1. Изложите суть просьбы.

2. Укажите на обстоятельства этой просьбы.

3. Заранее поблагодарите получателя.