1. Требования, предъявляемые к форме письма (состав реквизитов) в органах мвд

Общие требования к составлению и оформлению документов.

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, создаваемых в органах внутренних дел, их составление и оформление подчиняется некоторым общим требованиям, содержащимся в ГОСТах и других нормативных актах, а также правилам, выработанным делопроизводственной практикой, в т.ч. приказом МВД РФ г. N 615 от 20 июня 2012 г. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ.

Эти требования и правила касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, картриджей, лент для пишущих машин и пр.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, то есть при минимуме текста в документе должно содержаться максимальное количество информации. Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата языком.

Требования технической эстетики предполагают изготовление документа с таким расчетом, чтобы он был удобен для обработки, изучения и последующего хранения. Документы должны выполняться на стандартной светлой бумаге. Для их составления применяется бумага формата А4 (210х297 мм) или А5 (210х148 мм). Для составления крупномасштабных схем, таблиц и некоторых других документов допускается применение бумаги формата А3 (297х420 мм). Расположение текстов и всех реквизитов документов за исключением отметок о контроле, об исполнении документа, направлении его в дело и резолюции производится на площади листа, ограниченной полями (левое поле - 35 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - не менее 20 мм).

Документы, изготавливаемые с использованием принтеров ПЭВМ в текстовом редакторе Word, печатаются шрифтом размером № 13, 14, 15 через 1-2 интервала. Для выделения части текста документа (за исключением официальных писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Текст документа должен быть оптимально кратким, применяемые формулировки не должны вызывать различное понимание и толкование. Не допускается внесение в текст аббревиатур и сокращений слов, не принятых в служебных документах. Полные и сокращенные названия предприятий и организаций даются в точном соответствии с наименованиями, определенными уставами или положениями о них.

Оформление основных реквизитов документов, создаваемых в деятельности органов внутренних дел.

Служебный документ должен соответствовать стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

В соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации Государственный герб помещается на бланках документов только Министерства внутренних дел Российской Федерации, а не его структурных подразделений. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема МВД РФ помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами подразделений Министерства. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Наименование подразделения МВД РФ, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении (уставе, учредительных документах) о нем. Сокращенное наименование подразделения Министерства приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении (уставе, учредительных документах) этого подразделения. Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.

Над наименованием подразделения Министерства указывается сокращенное (МВД России) либо полное наименование (Министерство внутренних дел Российской Федерации).

Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении о подразделении Министерства (уставе подразделения). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке.

Наименование структурного подразделения, филиала, территориального отделения, представительства подразделения Министерства указывается в том случае, если оно является автором документа и располагается ниже наименования подразделения Министерства.

Справочные данные о подразделении Министерства включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению руководителя подразделения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими данными. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями МВД РФ, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование подразделения Министерства" и "Справочные данные о подразделении Министерства". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (особой важности, совершенно секретно, секретно), пометка для служебного пользования проставляются без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, нормативными правовыми актами МВД России (например - "Лично", литер "М","МВ").

В качестве адресата могут быть подразделения МВД РФ или физические лица.

Сокращенное наименование Министерства и полное наименование подразделения Министерства указывается в именительном падеже, например:

МВД России или МВД России

Управление внутренних дел Главное управление

Смоленской области уголовного розыска

При адресовании документа конкретному должностному лицу указывается в дательном падеже наименование должности лица, сокращенное наименование подразделения Министерства, специальное (воинское) звание, фамилия и инициалы, например:

Начальнику УВД или Начальнику ГУУР

Смоленской области МВД России

генерал-майору милиции генерал-майору милиции

Сидорову В.И. Иванову И.В.

Если документ отправляется в несколько подразделений Министерства или в несколько структурных подразделений одного и того же подразделения Министерства, то они указываются обобщенно, например:

Министрам внутренних дел, или Министрам внутренних дел,

начальникам ГУВД, УВД начальникам ГУВД, УВД

субъектов Российской Федерации субъектов Российской Федерации

(по списку)

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, то в адресате указывается его наименование, а затем, как правило, почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д.7а

При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

ул. Садовая, д.5, кв.12

Калинину И.П.

Утверждение документа осуществляется должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ГУВДТ МВД России

генерал-майор милиции

личная подпись А.П. Сидоров

27.03.99

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания экспертной комиссии от 15.06.99 № 14

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Ильину Ф.П.

Филинову К.В.

Прошу подготовить проект ответа в УВД Рязанской области к 17.07.99

Личная подпись

05.07.99

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа, при этом он должен согласоваться с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы:

о чем (о ком?), например: "О проведении командно-штабного учения";

чего (кого?), например: "Должностные обязанности инспектора по особым поручениям".

Текст документа составляется на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Тексты документов оформляются в виде логически связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других подразделений МВД РФ или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила (о)"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав подразделения Министерства входят", "комиссия установила").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "МВД России считает возможным").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Статотчетность ф-ЗК, на 5 л. в 1 экз.

2. Справочные материалы на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к распоряжению начальника

ГУООП МВД России от 15.06.97 №319

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.99 № 02-4/156 и приложние к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз., в первый адрес.

Реквизит "Подпись" включает следующие элементы: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), специальное (воинское) звание, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия), например:

Начальник Медицинского управления

МВД России

генерал-майор милиции

Личная подпись Д.С. Петров

или на бланке:

Начальник

генерал-майор милиции

Личная подпись Д.С. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник КРУ МВД России

генерал-майор милиции

Личная подпись Р.И. Иванов

или

Помощник по кадрам, майор внутренней службы

Личная подпись А.М. Круг

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке, например:

Заместитель Министра финансов Российской Федерации

Личная подпись В.А. Долгов

Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации

Личная подпись А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением и специальное (воинское) звание, например:

Председатель комиссии

генерал-майор милиции Личная подписьД.С. Петров

Члены комиссии

полковник милиции Личная подпись С.И. Иванов

майор милиции Личная подпись Н.Г. Конов

капитан милиции Личная подпись Г.В. Носов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование подразделения), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник ГФЭУ МВД России

генерал-майор милиции

Личная подпись Н.В. Головкин

23.03.99

Если согласование осуществляют письмом или протоколом, гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов Протокол заседания

Российской Федерации Гостехкомиссии России

от 30.01.99 №345/24 от 12.01.98 №3

Согласование документа оформляется визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости также указывается должность визирующего и его специальное (воинское) звание, например:

Начальник юридического бюро

экспертно-криминалистического

управления МВД России

полковник внутренней службы

Личная подпись А.Н. Колобов

24.02.99

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

полковник милиции

Личная подпись В.П. Сидоров

11.02.99

Визы проставляются на последнем листе подлинника документа или на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется: заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись А.К. Круглов

02.03.99

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководителя подразделения МВД РФ.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной или лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Иванов Николай Васильевич

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем, а направление его в дело удостоверено подписью начальника (заместителя начальника) отдела подразделения Министерства, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в подразделение Министерства содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в подразделении МВД РФ.

Практическое задание 2:

Требования, предъявляемые к тексту информационного письма

Информационное письмо – служебное, некоммерческое деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. также может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется на бланке письма. Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

Общие правила для оформления письма

• Оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97.

• Оформление осуществляется на фирменном бланке компании, где должны быть указаны: наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

• Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

Обязательными реквизитами информационного письма являются:

• нименование органзации;

• сравочные данные об организации;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;

• дата;

• регистрационный номер;

• адресат;

• заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4;

• подпись;

• отметка об исполнителе.

Дополнительная информация:

• служебное письмо;

• информационно-справочные документы;

• почтовый адрес.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

• письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;

• письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;

• письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;

• письмо-напоминание – о выполнении обязательств;

• рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Письмо-подтверждение:

• Цель: подтверждение о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п.

• Может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

• Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

• Написание письма-подтверждения сопровождается следующими шаблонными фразами:

  • Сообщаем Вам, что мы получили … Подтверждаем получение … С благодарностью подтверждаем… ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

• Печатается на фирменном бланке организации.

Когда в ваш адрес поступает пакет с документами, в котором находится сопроводительное письмо, или какая-либо другая важная для вас информация, первое, что надо сделать, это уведомить отправителя, что вы все получили. Этого требуют правила деловой переписки.

Обычно подтверждают получение документов контрактов, заказов на поставку продукции, счетов и т.д. , образцов товара и сам товар, и, конечно же, денежных средств.

Структура письма-подтверждения может быть следующей:

1. вначале требуется сообщить, что и в каком количестве вы получили;

2. далее следует выразить благодарность за полученные материалы или средства;

3. если это был заказ на ваш товар, следует выразить надежду на последующие заказы; если это был денежный перевод в оплату ваших услуг или товара, поблагодарите за своевременность оплаты;

4. не забудьте закончить письмо вежливым предложением дальнейших услуг.

Уважаемые господа!

Благодарим за ваше письмо, датированное 17 ноября, в котором вы интересуетесь типами и размерами нашего душевого оборудования для ванных комнат.

С удовольствием направляем в приложении подробный прейскурант на душевое оборудование. Мы также направляем наш иллюстрированный каталог, в котором представлены различные образцы сантехники. Строительные подрядчики Англии и Франции находят наше оборудование легким в установке и внешне привлекательным.

Пожалуйста, напишите, если вам понадобится какая-либо дополнительная информация.

Искренне ваш