Лист-підтвердження

Це - різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів, матеріальних цінностей.

Наприклад:

Підтверджуємо одержання Вашого листа від 26. 01. 2010 № 105/02-17 зі списком потрібних Вам будівельних матеріалів, що додається до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари,

Вибачте, алее ми не можемо погодитися на Ваші умови.

З повагою...

Шановні ...!

Підтверджуємо отримання товарів, які ми замовляли (№ 186-С від… дата). Кількість відвантаженого товару відповідає накладній, її а, якість — зразкам, які ми отримали минулого місяця.

З повагою...

Вельмишановний пане...!

На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться... (дата і місце). Вашу доповідь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції.

Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період...

Реєстрація учасників конференції проводитиметься ... (дата і час)у приміщенні... (назва, адреса).

З повагою...

Супровідний лист

Це - службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів, їх детальне описання, зазначаючи кількість аркушів тощо. Заголовок до тексту супровідного листа слід починати словами: «Про надіслання...» або «Про направлення...». Наприклад:

Про надіслання списку

будівельних матеріалів

У зв'язку з початком будівництва нового корпусу університету, запланованого на 2009-2010 рр., надсилаємо Вам список потрібних нам будівельних матеріалів.

Додаток: на 2 арк. у 2 прим.

Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про наявність додатків.

Шановні добродії!

Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам усі необхідні документи:

Додаток:

Рахунок-фактура на 1 арк. в 2 прим.

Страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик на 1 арк. в 2 прим.

Повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на роз­порядника з бланковим індосаментом і з позначенням «фрахт оплачено» на суму... на 3 арк. в 2 прим.

Просимо підтвердити їх отримання.

Залишаємося з повагою...

Лист-прохання

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Наприклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою:..

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакету такі цінні папери:... акцій за ціною ...Ліміт чинний до... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок.

З пошаною...

Шановні панове!

Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим пред­ставником у ...(назва країни). Вважаю за необхідне особисто обгово­рити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі:...(дата) о... годині.

Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовують Вас дата і час зустрічі.

Запишаюся з пошаною...