Лист-запрошення

Це - різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

У листі-запрошенні обов'язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого і недво­значного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

• слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідчен­ням надійності вашої установи (фірми, компанії);

• важливо пам'ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланкові;

• оформлюючи листа, текст слід симетрично розмістити на аркуші.

Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на ділові заходи (з'їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презента­ції) пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки.

Пам'ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати листа, який естетично і грамотно оформлений.

Наприклад:

Шановний пане... !

Запрошуємо Вас на урочистий концерт з нагоди Дня працівників кульутри, що від­будеться... (дата і адреса). Ваші місця... Запрошення дійсне на дві особи.

Вельмишановна пані...!

Маємо честь запросити Вас на відкриття персональної виставки, присвяченої... річчю творчої діяльності... Урочистість відбудеться... (дата, адреса).

Наступні запрошення мають на меті залучити особу до участі в ро­боті «круглого столу».

Шановний пане...!

Міністерство України у справах сім'ї та молоді спільно з Міністер­ством освіти і науки України проводять у рамках акції «Передаймо нащадкам наш скарб - рідну мову» «круглий стіл» на тему «Україн­ським студентам - українське слово».

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі «круглого столу», засідання якого відбудеться 20 вересня 1999 р. о 16 год. в залі засідань колегії Міністерства у справах сім 'ї та молоді (вул. Десятинна, 14, к. 319).

З повагою...

Шановна пані...!

...(назва організації) проводить звітну наукову конференцію викладачів університету за 2009р., що відбудеться... (дата і місце).

Оргкомітет пропонує такі напрямки роботи конференції:

1. Україна в перехідний період розвитку: сутність та провідні тенденції.

2. Наука в Україні: соціологічний аналіз.

3. Проблеми сільської школи в умовах ринкової економіки.

Порядок роботи:

2 квітня - пленарне засідання (реєстрація учасників з 9.00 до 10.00).

3 квітня - робота секцій.

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі конференції. Тези доповідей, що друкуватимуться у збірнику «Неукові записки», просімо надіслати до... (дата).

З повагою...

Запам'ятайте!

У сучасній українській літературній мові є слова, які з одними лексе­мами сполучаються, з іншими - ні.

Наприклад, слово участь сполучається зі словом брати утворює з ним словосполучення: брати (взяти) участь - бути учасником чого-небудь. Слово участь зі словом приймати не вживається.

ФАКС

Нині дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв’язок. За його допомогою передають телефонограми.

Фактично факс є ксерокопією переданого документа. Здебільшого цей зв’язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями.

Факс – службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи та додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Проте, здебільшого цей зв’язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюють так само, як і службовий лист.

Факс – це поширений, але не менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсів.

Обов’язкові реквізити факсу такі:

1. місце відправлення;

2. адресат;

3. телефон місця відправлення;

4. дата і час відправлення;

5. кількість сторінок.

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс) – це зазначення відправника (його коду), дата і час передавання документа; номер телефакса (апарата), з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник (адресат) має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат одержав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми–одержувача, номер телефакса одержувача, дата, час, та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок (Р), результат (RESULTS). Головною є графа RESULTS, в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок (збоїв) проставляється «ОК», якщо були збої то «NG» (negative).

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і при значені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для факсів дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки й не передають на зберігання до архіву.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з іноземними фірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Зразок

ПОВЗДОВЖНІЙ ШТАМП

20.02.2008 №06-07/123 Головному редактору

На 01-02/147 від13.02.2008 газети «RIA» пану Мельничук О.С.

Про розміщенні реклами фірми

ВАТ «Вінницягаз»

Шановний Олександр Станіславович!

Пропонуємо Вам розмістити у Вашій газеті наступне рекламне оголошення:

Відкрите Акціонерне Товариство «Вінницягаз» просить усіх абонентів з’явитися на звірку після перерахунку по ціні за фактично використаний газ у 2007році.

Наша адреса: м.Вінниця, вул. Шмідта, 32

Довідково-інформаційна служба 22-22-22