Создание списка

1. Выделите диапазон данных, из которых необходимо создать список.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Можно также выбрать диапазон ячеек, которые будут заданы в качестве списка, используя диалоговое окно Создание списка.

2. В меню Данные выберите пункт Список, а затем команду Создать список.

3. Если у выбранных данных есть заголовки, установите флажок Список с заголовками и нажмите кнопкуOK.

Выбранный диапазон данных выделяется индикатором списка, а на панели инструментов Списокстановится доступной большая часть общих функциональных возможностей, связанных со списком.

Правила формирования списка:

•  рекомендуется создавать на одном рабочем листе один список или отделять его от других данных пустой строкой и пустым столбцом;

•  нельзя отделять строку заголовков от записей пустой строкой, разделять столбцы с  заголовками пустыми столбцами, вставлять перед данными в полях пробелы;

•  рекомендуется отформатировать строку заголовков так, чтобы она отличалась от строк записей;

•  имя поля (заголовок столбца) может состоять из нескольких слов, но обязательно размещенных в одной ячейке;

64.Сортировка данных

Сортировка – это расположение записей списка по возрастанию или убыванию значений какого-либо столбца.

Строку с итоговыми данными следует отделить от сортируемого диапазона пустой строкой.

Сортировку можно выполнить:

а) кнопками панели инструментов (этот способ удобно использовать для сортировки списка по данным одного столбца);

б) командой меню ДанныеСортировка (этот способ можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким столбцам).

Сортировка списка по данным одного столбца

Активизировать любую ячейку в столбце, значения которого требуется отсортировать.

В панели инструментов щелкнуть нужную кнопку:

- сортировать по возрастанию ;

– сортировать по убыванию;

В результате будут переставлены все строки списка в соответствии с перестановкой данных сортируемого столбца. Если перед выполнением сортировки выделить столбец, то появится окно с запросом .

Варианты действий:

автоматически расширить выделенный диапазон – будут переставлены все строки списка;

сортировать в пределах указанного выделения – будут переставлены только значения выделенного столбца.

Сортировка по данным нескольких столбцов

Сортировка списка по данным нескольких столбцов – это вложенная сортировка. Как правило, вложенная сортировка применяется в том случае, когда хотя бы один столбец списка имеет повторяющиеся записи.

Выполнение вложенной сортировки

Активизировать любую ячейку в списке или выделить диапазон, подлежащий сортировке.

Выполнить команду меню Данные => Сортировка.

Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона .

Указать столбцы сортировки в полях:

Сортировать по

Затем по

В последнюю очередь по

В первом поле (Сортировать по) следует указать столбец верхнего уровня сортировки. Как правило, для первых уровней выбираются столбцы с повторяющимися записями. При выполнении сортировки записи в таких столбцах группируются. Сортировка по столбцу, указанному во втором поле, выполняется внутри отсортированных групп данных первого столбца. Для каждого поля нужно указать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию.

Если установлен переключатель Идентифицировать поля по подписям, то в полях окна отображаются подписи столбцов. При выборе второго переключателя (или при отсутствии подписей столбцов) поля идентифицируются по заголовкам столбцов Excel, т.е. Столбец A, Столбец B, Столбец C.

65. В Excel для работы со списком существуют средства, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке. При применении команд (сортировка, фильтр, форма, итоги, проверка) для обработки списков, редактор автоматически распознает список Excel как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

Фильтрация — это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.

Excel содержит два варианта фильтрации: автофильтр и усиленный фильтр

66. . Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска. Активизация автофильтра осуществляется командой Фильтр — Автофильтр меню Данные (указатель должен быть установлен внутри области списка). Заглавная строка списка в режиме автофильтра содержит в каждом столбце кнопку со стрелкой. Щелчок раскрывает списки, элементы которого участвуют в формировании критерия. Каждое поле (столбец) может использоваться в качестве критерия. Список содержит следующие элементы.

1. Все — будут выбраны все записи.

2. Первые 10 — предназначены для создания нового списка, состоящего из 10 исходных или наибольших значений предыдущего списка. Число 10 устанавливается по умолчанию. При выборе этого элемента раскрывается окно Наложение условия по списку, в котором можно указать число элементов в создаваемом списке; определить, какие по значению элементы следует выбирать (наибольшие или наименьшие); установить численное или процентное ограничение на количество выводимых элементов. Процентное — задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.

3. Условие — предназначено для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов -и и или.

4. Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.

5. Пустые — предназначены для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т. е. ячейки столбца пустые).

6. Непустые — предназначены для формирования критерия отбора тех записей из списка, которые имеют значение в данном поле.

Элементы Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.

Установленный фильтр можно удалить. Чтобы удалить фильтр из одного столбца списка, следует выбрать в списке элементов элемент Все. Чтобы удалить фильтры из всех столбцов списка, необходимо выполнить команду Фильтр — Отобразить все меню Данные. Чтобы удалить автофильтр из списка, необходимо повторно выполнить команду Фильтр — Автофильтр меню Данные. Например : Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце

Для поиска записей по двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр":

 Выберите ячейку в списке

 Выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"

 Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных

 Щелкните на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр"

 В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: "и", "или"

 Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.

67. Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Преимуществами этого способа являются:

• возможность сохранения критериев и их многократного использования;

• возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии с потребностями;

• возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.

Таким образом, расширенный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т. е. столбцы списка имеют заголовки, во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора. Критерий отбора рекомендуется располагать до списка или после него и отделять от списка пустой строкой. Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк. Первая строка содержит заголовки столбцов, поля которых определяют критерии отбора. Вторая строка содержит условия отбора.

Фильтрация списка с помощью усиленного фильтра выполняется командой Фильтр — Расширенный фильтр меню Данные. В окне команды Расширенный фильтр следует указать:

1) в поле ввода Исходный диапазон — диапазон ячеек, содержащих список;

2) в поле ввода Диапазон условий — диапазон ячеек, содержащих критерий отбора;

3) в поле ввода Поместить результат в диапазон — верхнюю левую ячейку области, начиная с которой будет выведен результат фильтрации;

4) с помощью переключателя Обработка определить расположение результатов фильтрации на рабочем листе:

• Фильтровать список на месте — означает, что список остается на месте, ненужные строки скрываются;

• Скопировать результаты в другое место — позволяет расположить результаты фильтрации в другой области рабочего листа.

5) Параметр Только уникальные записи — означает, что выборка должна содержать только уникальные записи в соответствии с критериями отбора.

При формировании критерия отбора расширенного фильтра возможны следующие варианты.

1. Критерий отбора содержит одно или несколько условий, накладываемых на один столбец (одно поле). Если критерий содержит несколько условий, то они связываются логической операцией Или.

2. Критерий отбора содержит несколько условий, накладываемых на несколько столбцов (полей) одновременно. Здесь возможны следующие варианты:

а) необходимо наложить несколько условий отбора на несколько столбцов, причем эти условия должны связываться логической операцией Или. Тогда условия отбора задаются в разных строках критерия;  б) необходимо одновременно наложить несколько условий отбора на несколько полей, причем условия отбора должны быть связаны логической операцией и. Тогда все условия задаются в одной строке критерия;  в) необходимо несколько условий наложить на несколько полей, причем связываться они могут обеими логическими операциями и и или.

3. Вычисляемый критерий. Условия отбора могут содержать формулу. Полученное в результате вычисления формулы значение будет участвовать в сравнении. Правила формирования вычисляемого критерия следующие:

• в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой;

• при создании формул вычисляемых критериев следует использовать первую строку списка (не строку заголовков), т. е. первую ячейку в сравниваемом столбце;

• если в формуле используются ссылки на ячейки списка, они задаются как относительные;

• если в формуле используются ссылки на ячейки вне списка, они задаются как абсолютные;

• вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми;

• не следует обращать внимание на результат, выдаваемый формулой в области критерия (обычно ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"

• Выделите ячейку в списке

• В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"

• Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.

• Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов

• Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов

• Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

На рисунке представлен образец "Расширенного фильтра" выбранными параметрами фильтрации.

68. Пользователь всегда может внести новую информацию в список, просто перейдя к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это сделать с помощью формы. Для тех, кто имеет хотя бы небольшой опыт работы в Microsoft Access формы Excel уж точно открытием не станут - идея та же.

Выделите любую ячейку в списке и выберите в меню Данные - Форма (Data - Form). На экране появится форма:

В строке заголовка формы Excel выводит имя листа, на котором расположен список. Чуть ниже находятся заголовки всех столбцов списка. В правом верхнем углу окна выводится информация об общем количестве строк в списке и номере строки, отображаемой в данный момент. По умолчанию отображается содержимое первой строки списка. Перемещение по списку производится полосой прокрутки в центральной части окна или кнопками Назад и Далее.

Для добавления новой записи пользователь должен щелкнуть по кнопке Добавить. Excel выведет пустую форму, в строки которой нужно ввести новые значения и после окончания ввода нажать кнопку Закрыть. Excel автоматически расширит список вниз, дописав введенные данные после последней строки. 

Кнопка Критерии - выведет пустую форму, с помощью которой можно искать записи по введенным критериям.

Кнопка Удалить - удалит текущую запись (строку).

69 .Работа со списками. подведение итогов

С помощью команды Данные – Итоги Excel автоматически структурирует данные, создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов.

При подведении итогов для отфильтрованных данных их необходимо сначала скопировать в новое место в таблице, т.к. Excel учитывает и скрытые при фильтрации записи.

К оманда Итоги может выполняться для одного и того же списка записей многократно. При каждом выполнении команды подводятся итоги по одному уровню группировки (по факультетам или группам) для одной операции. Ранее созданные итоги могут заменяться новыми или оставаться неизменными. Т.о. имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.

Для правильного подведения итогов необходимо:

•  данные должны быть созданы в виде списка, в котором каждое поле (столбец) имеет заголовок, расположенный в одной ячейке;

•  данные должны быть сгруппированы по тем полям, при изменении которых подводятся итоги; для этого необходимо отсортировать записи по одному или нескольким полям (по факультету и группе).

При подведении итогов для каждой группы могут быть рассчитаны суммы, количество числовых или непустых значений, минимум, максимум, среднее арифметическое и т.д.

Создание промежуточных итогов:

•  выделить любую ячейку списка;

•  выполнить команду Данные – Итоги; появится ДО;

•  выбрать поле, при изменении значения которого подводятся итоги (поле, по которому группируются данные);

•  выбрать операцию для каждой группы данных;

За одно выполнение команды можно выполнить только одну операцию. Для получения других итогов необходимо повторить команду с другой операцией.

•  указать поля, к которых будет выполнена выбранная операция (их может быть несколько), для этого установить флажки в списке Добавить итоги по;

•  для замещения старых итогов новыми установить флажок в полеЗаменить текущие итоги.

При повторном выполнении команды для создания следующего уровня итогов или для выполнения новой операции флажок необходимо снять.

•  установить или снять флажки для размещения итогов под (по умолчанию) или над группами данных.

•  нажать ОК.

Excel вставляет строки, содержащие промежуточные итоги, для каждой группы с поясняющим текстом, а также строку общих итогов.

Для подведения итогов для нескольких уровней группировки сначала выполняется команда для больших групп для каждой операции, а затем для меньших или вложенных. При этом текущие итоги не заменяются.

Удаление промежуточных итогов:

Выполнить команду: Данные – Итоги  - Убрать все.

Часть итогов убрать нельзя, можно только последние с помощью команды Отменить.

70.Сводные таблицы в списках

1.  Работа со сводными таблицами

Сводные таблицы позволяют анализировать данные в списках, они группируют и обобщают данные.

Создавая сводную таблицу, пользователь указывает имена полей, данные из которых должны быть помещены в ее строках и столбцах. Можно указать также поле страницы, которое позволяет сделать таблицу как бы трехмерной.

Нельзя изменять или вводить данные непосредственно в сводную таблицу. Сводная таблица связана с источником данных, содержимое ее ячеек предназначено только для чтения. Сводную таблицу можно только форматировать и выбирать разные параметры вычислений.

Нельзя добавить на листе новые строки и столбцы, если они пересекают область сводной таблицы, целостность этой области защищена.

Создание сводной таблицы.

Св. таблицы создаются с помощью Мастера св. таблиц. Построение св. таблицы выполняется за 3 шага, на каждом шаге появляется ДО.

Порядок действий при создании св. таблицы:

•  выделить любую ячейку списка;

•  выполнить команду Данные – Сводная таблица, появится ДО Мастера св. таблиц;

•  Шаг 1:

Указывается на основе каких данных создается св. таблица, по умолчанию на основе списка или базы данных Microsoft Excel.

•  Шаг 2:

Указывается диапазон данных, на основании которых создается сводная таблица (определяется автоматически, если была выделена ячейка списка).

•  Шаг 3.

Формируется структура сводной таблицы и указывается место для ее размещения.

Св. таблица не заменяет исходную таблицу, а создается отдельно на том же или новом листе. Лучше размещать св. таблицу на отдельном листе

Если для ее размещения выбирается существующий лист, то указывается левый верхний угол диапазона, где будет размещена сводная таблица.

С помощью кнопки Параметры можно указать, нужно ли подсчитывать общие итоги по строкам и столбцам, и некоторые другие данные.

Для формирования структуры св. таблицы щелкнуть по кнопке Макет.Появится ДО Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет. В этом окне:

•  выбрать поля, значения которых необходимо использовать как заголовки строк, столбцов и страниц и перетащить кнопки с названиями полей в указанные области;

  •  выбрать поля, по которым нужно выполнять расчеты, и перетащить соответствующие кнопки в область данных; по умолчанию выбирается операция  Сумма для числовых полей и Количество данных для текстовых.

Для ля изменения операции необходимо выполнить двойной щелчок по кнопке с функцией в области данных и выбрать из появившегося списка необходимую операцию: минимум, максимум, среднее, количество значений и т.д.

•  щелкнуть по кнопке ОК.

Для создания таблицы щелкнуть по кнопке Готово.

Появится сводная таблица и ПИ Сводные таблицы.

Обновление данных сводной таблицы.

При изменении данных списка сводная таблица автоматически не изменяется. Для ее обновления необходимо:

•  выделить любую ячейку сводной таблицы;

•  выполнить команду Данные – Обновить данные или нажать соответствующую кнопку (!) на ПИ Сводные таблицы.

Изменение структуры сводной таблицы:

выделить любую ячейку сводной таблицы;

вызвать Мастер сводных таблиц;

Данные – Сводная таблица или ПИ Сводная таблица или КМ св. таблицы

изменить параметры св. таблицы.

Для изменения расположения элементов св. таблицы можно перетащить мышью соответствующие кнопки  в новое место непосредственно на рабочем листе. Например, поменять местами строки, столбцы, поле страницы.

Удаление св. таблицы:

выделить всю сводную таблицу;

выполнить команду Удалить меню Правка или КМ св. таблицы