54. Табличный процессор Microsoft Exсel:форматирование ячеек электронной таблицы

Под форматированием понимается изменение внешнего вида рабочих листов в целом или их отдельных фрагментов (объектов). Внешний вид электронной таблицы, созданной с настройками по умолчанию, вряд ли может понравиться человеку даже с самым непритязательным вкусом. А если таблица содержит большое количество данных, она может быть просто трудной для восприятия. В качестве иллюстрации выше приведен один и тот же календарь, отформатированный по умолчанию (слева), и с помощью разработанной дизайнерами схемы автоформата (справа). Разница, безусловно, очевидна.

Форматирование электронной таблицы может проводиться следующими способами:

• форматированием ячеек ;

• изменением размеров ячеек, строк и столбцов;

• объединением ячеек и управлением их видимостью и доступностью;

• применением условного форматирования (которое "включается" в зависимости от значений данных);

• добавлением примечаний.

Инструменты и средства форматирования, которые "спрятаны" в панелях инструментов и меню программы Excel (на Ленте) действуют на выделенные ячейки (диапазоны, строки, столбцы, листы). См. рисунки справа.

Все средства форматирования ячеек доступны из диалогового окна Формат ячеек, содержащего пять вкладок с параметрами настройки (Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита). Это окно удобно открыть из контекстного меню или меню Формат.

Для изменения размеров ячеек, строк и столбцов достаточно перетащить границы в области заголовков строк или столбцов. Чтобы точно настроить размер (по значению), необходимо использовать команду, которая открывает диалоговое окно с полями ввода значений. Это команда Высота строки (Ширина столбца), см. рис. справа. Также есть команды Автоподбор высоты строки и Автоподбор ширины столбца, которые делают размеры такими, чтобы в них целиком поместились данные, находящиеся в выделенных ячейках.

Объединение ячеек позволяет использовать выравнивание данных по размеру объединенных ячеек и чаще всего применяется для оформления заголовков таблиц, см. рис выше.

Доступность (защита) ячеек используется для сохранения содержащихся в них данных. Если установлена защита ячейки, то ее нельзя выделить и редактировать до тех пор, пока защита не будет снята. Обычно защита устанавливается на "важные" ячейки уже подготовленных рабочих книг. Защита устанавливается с помощью команды меню Сервис (в свойствах ячейки должно быть установлено свойство Защищаемая ячейка).

55. Табличный процессор Microsoft Exсel: разрешение вопросов, возникающих при появлении ошибок в формулах. Наиболее распространенные причины появления ошибок при вводе формул на рабочий лист.

Поиск и исправление ошибок в формулах

Кроме возвращения неожиданных результатов, формулы также могут иногда выдавать значения ошибки. Далее описаны некоторые средства, с помощью которых можно найти и изучить причины этих ошибок, а также определить необходимые решения.

Исправление распространенных ошибок в формулах

Для проверки наличия в формулах ошибок можно применять определенные правила. Эти правила действуют как средство проверки орфографии, которое проверяет наличие ошибок в данных ячеек. Правила не гарантируют полное отсутствие ошибок на листе, но помогают избежать распространенных ошибок. Каждое из этих правил можно включать и выключать независимо от других.

Ошибки можно отмечать и исправлять двумя способами: по одной ошибке (как в средстве проверки орфографии) или немедленно по мере их возникновения на листе во время ввода данных. В обоих случаях при обнаружении ошибки в ячейке в ее левом верхнем углу появляется треугольник Ошибку можно устранить, используя предлагаемые Microsoft Excel варианты, или пропустить, нажав кнопкуПропустить ошибку. Если пропустить ошибку в определенной ячейке, то при последующих проверках наличие ошибки в этой ячейке определяться не будет. Однако состояние всех пропущенных ошибок можно сбросить, чтобы они отображались снова.

Если при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной ошибки.

Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь исправить.