50. Табличный процессор Microsoft Exсel: ускорение ввода данных (средства Автозавершения, Автозаполнение, Автозамена )

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, про­грамма Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предостав­ляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение, автозамена

Автозавершение- Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. Такая ситуация часто возникает при исполь­зовании рабочей книги Excel в качестве базы данных.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие вве­денных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполнен­ные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение- При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполне­ния рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в гори­зонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число, то при пере­таскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение дан­ными по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполне­ния следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Автозамена

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.

2. В диалоговом окне Параметры Excel щелкните Проверка правописания, а затем нажмите кнопкуПараметры автозамены.

51. Табличный процессор Microsoft Exсel: особенности ввода формул (структурные элементы формул в Exсel , синтаксис ввода, ввод формул массива, применение операторов в формулах, приоритет операторов, отображение результатов вычисления формулы, редактирование формулы, копирование или перемещение формулы).

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией.

=СУММ(В1:В5)

Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.

Аргумент функции заключен в круглые скобки. Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:

=С5*ПИ()

 Ввод формулы массива    Для ввода формулы массива необходимо выполнять специальную процедуру, чтобы программа знала, что это не обычная формула, а формула массива. Обычная формула вводится в ячейку посредством нажатия клавиши Enter. А формула массива вводится в одну или несколько ячеек с помощью комбинации клавиш Ctrl + Shift + Enter.

   В строке формул формула массива заключена в фигурные скобки. При вводе формулы массива фигурные скобки набирать не нужно, Excel сделает это сам. Если результат работы формулы массива - несколько значений, то, прежде чем вводить формулу, не забудьте отметить нужные ячейки. Если этого не сделать, то в ячейке будет отображено только первое значение.

Операторы

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Приоритет оператора

Если в одной формуле используется несколько операторов, Microsoft Excel выполняет операции в порядке, показанном в следующей таблице. Если формула содержит операторы с одинаковым приоритетом — например, операторы деления и умножения, — они выполняются слева направо.

ОПЕРАТОР	ОПИСАНИЕ
: (двоеточие) (один пробел) , (запятая)	Операторы ссылок.
–	Знак «минус»
%	Процент
^	Возведение в степень
* и /	Умножение и деление
+ и –	Сложение и вычитание
&	Объединение двух текстовых строк в одну
= < > <= >= <>	Сравнение

Редактирование формул

Внесение изменений в рабочий лист, а также устранение ошибки выполняется с помощью редактирования формул в ячейках. Режим редактирования ячеек можно активизировать несколькими способами.

1.  Редактирование формулы в строке формул:

- выделите ячейку с формулой, подлежащей редактированию,

- щелкните мышкой, расположив курсор в строке формул.

2. Редактирование формулы непосредственно в ячейке:

- дважды щелкните мышкой, расположив курсор внутри ячейки. Данный способ редактирования формулы работает только в том случае, если включена опция Правка прямо в ячейке на вкладке Правка диалогового окна Параметры меню Сервис.

- включить «режим редактирования»:

- выделить ячейку и нажать клавишу <F2>.

После завершения редактирования формулы «режим редактирования» в ячейке необходимо отключить – нажать клавишу <Esc> или <Enter>.

Перемещение формулы

1. Выделите ячейку с формулой, которую необходимо перенести.

2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вырезать.

Формулы можно скопировать и путем перетаскивания границы выделенной ячейки в левую верхнюю ячейку области вставки. Все имеющиеся данные будут заменены.

3. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы вставить формулу и все параметры форматирования, на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.

   • Чтобы скопировать только формулу, на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите стрелкуВставить, выберите команду Специальная вставка, а затем — пункт Формулы.

Копирование формулы

1. Выделите ячейку, содержащую формулу, которую необходимо скопировать.

2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать.

3. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы вставить формулу и любое форматирование, на вкладке Главная в группе Буфер обменанажмите кнопку Вставить.

   • Чтобы вставить только формулу, на вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите последовательно команды Вставка, Специальная вставка, а затем щелкните пункт Формулы.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Можно вставить только значения формулы. Для этого на вкладке Главная в группе Буфер обмена последовательно выберите команды Вставка, Специальная вставка и затем — командуЗначения.

4. Убедитесь, что ссылки на ячейки в формуле дают нужный результат. При необходимости измените тип ссылки, выполнив следующие действия.

1. Выделите ячейку с формулой.

2. В строке формул  выделите ссылку, которую нужно изменить.

3. Нажатием клавиши F4 выберите нужный тип ссылки.

52. Табличный процессор Microsoft Exсel: выделение содержимого ячеек электронной таблицы (перемещение и прокрутка внутри листа, способы выделения ячеек, диапазонов , строк и столбцов , выделение (объединение, группировка) листов в книге, отмена выделения ячеек).

На листе можно выделять ячейки, диапазоны, строки и столбцы. Можно также перейти в режим редактирования ячейки и выделить все ее содержимое или его часть.

В таблице Microsoft Office Excel можно выделять ячейки и диапазоны как на листе, однако выделение строк и столбцов в таблице и на листе выполняется по-разному.

Окно рабочей книги показывает только часть листа открытой электронной таблицы. Чтобы просмотреть различные части листа, используются вертикальный или горизонтальный бегунки для прокрутки листа по вертикали и по горизонтали соответственно. Положение бегунка Показывает относительное место размещения окна экрана внутри рабочего листа. Использование бегунков изменяет область просмотра, но не перемещает активную ячейку.

В больших таблицах данные могут находиться и за пределами видимого окна экрана. Для перемещения активной ячейки с одновременной прокруткой окна используются клавиши и клавиатурные сочетания.

Выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов

ЧТОБЫ ВЫДЕЛИТЬ	ВЫПОЛНИТЕ СЛЕДУЮЩЕЕ
Одну ячейку	Щелкните ячейку или перейдите в нее с помощью клавиш со стрелками.
Диапазон ячеек	Выберите первую ячейку диапазона, а затем, удерживая кнопку мыши, перетащите указатель до последней ячейки диапазона, либо выберите первую ячейку и, удерживая клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку.
Большой диапазон ячеек	Щелкните первую ячейку диапазона, а затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Чтобы добраться до этой ячейки, воспользуйтесь прокруткой.
Все ячейки листа	Нажмите кнопку Выделить все. Чтобы выделить все ячейки листа, можно также нажать сочетание клавиш CTRL+A.
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек	Выделите первую ячейку или диапазон ячеек и, удерживая клавишу CTRL, выделите остальные ячейки или диапазоны.
Всю строку или весь столбец	Щелкните заголовок строки или столбца. Строку или столбец можно выделить, выбрав первую ячейку строки или столбца и нажав затем сочетание клавиш CTRL+SHIFT+КЛАВИША СО СТРЕЛКОЙ (СТРЕЛКА ВПРАВО или СТРЕЛКА ВЛЕВО позволяет выделить всю строку, СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ позволяет выделить весь столбец).
Смежные строки или столбцы	Протащите указатель мыши по заголовкам строк или столбцов. Также можно выделить первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделить последнюю строку или последний столбец.
Несмежные строки или столбцы	Щелкните заголовок первой строки или первого столбца в области выделения; затем нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, последовательно выберите заголовки других столбцов или строк, которые необходимо добавить к области выделения.

Выделение листов

ЧТОБЫ ВЫДЕЛИТЬ	ВЫПОЛНИТЕ СЛЕДУЮЩЕЕ
Отдельный лист	Щелкните ярлычок листа. Если ярлычок нужного листа не виден, найдите этот ярлычок с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните его.
Два или более смежных листа	Щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа.
Два или более несмежных листа	Щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно щелкните ярлычки остальных листов.
Все листы книги	Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок какого-либо листа, а затем выберите команду Выделить все листы в контекстном меню.

53. Табличный процессор Microsoft Exсel:изменение данных в электронной таблице (способы изменения содержимого ячейки, очистка ячеек, строк, столбцов, отмена ошибочных действий, поиск и замена данных)

Редактирование данных в ячейках

• В окне открытого листа дважды щелкните по нужной ячейке.

• Когда в ячейке замигает курсор ввода текста, наберите новые данные.

• После ввода данных используйте по мере необходимости клавиши Enter, Shift+Enter, Tab,Shift+Tab или кнопку «Ввод» на строке формул.

Очистка ячеек

Можно очистить ячейки, чтобы удалить содержимое ячейки (формулы и данные), форматы (включая числовые, условные форматы и границы) и любые присоединенные примечания. Очищенные ячейки остаются на листе как пустые или неформатированные.

1. Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.

2. На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Очистить  , а затем выполните одно из следующих действий.

   • Чтобы очистить все содержимое, форматирование и примечания, которые содержатся в выбранных ячейках, нажмите кнопку Очистить все.

   • Чтобы очистить только форматирование, которое применяется к выбранным ячейкам, нажмите кнопку Очистить форматы.

   • Чтобы очистить только содержимое в выбранных ячейках, оставив форматирование и примечания нетронутыми, нажмите кнопку Очистить содержимое.

   • Чтобы очистить любые примечания, присоединенные к выбранным ячейкам, нажмите кнопкуОчистить примечания.

Удаление ячеек, строк, столбцов таблицы

Начало формы

Для того, чтобы удалить строки, столбцы или ячейки электронной таблицы следует выделить их в пункте меню Ячейки  выбрать команду Удалить . При этом на экране появляется диалоговое окно Удаление ячеек .и Где следует выбрать один из предложенных способов удаления ячеек (ячейки, со сдвигом влево, ячейки со сдвигом вверх, всю строку или весь столбец) и нажать в этом окне экранную кнопку ОК.

Отмена ошибочных действий

 У Excel, как и у других программ MS Office, есть мощное средство отмены нескольких последних действий, если они были ошибочны. Для отмены одного неверного действия щелкните по кнопке Отменить  панели быстрого доступа. Для отмены нескольких шагов многократно воспользуйтесь раскрывающимся списком кнопки Отменить на панели быстрого доступа.

Поиск и замена данных

Поиск данных- Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.

1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Найти.

2. В поле Найти вкладки Найти окна Найти и заменить введите искомые данные . При поиске можно использовать подстановочные знаки: * (звездочка) заменяет любое количество любых символов; ? (знак вопроса) заменяет один любой символ.

3. Для расширения возможностей поиска во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Параметры. При этом появятся новые элементы диалогового окна .

4. В списке Искать выберите область поиска: на листе или в книге. Во втором случае будут просматриваться данные всех листов книги (за исключением скрытых).

5. В списке Область поиска выберите способ поиска: по формулам (формулы) или по значениям ячеек (значения). Например, ячейка может показывать значение "100", но содержать формулу =А8*25. При поиске числа "100" по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа "100" по значениям эта ячейка будет найдена. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам.

6. Установите флажок Учитывать регистр, если при поиске необходимо различать прописные и строчные буквы.

7. Установите флажок Ячейка целиком для обеспечения поиска точного совпадения с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова "Град" как имени собственного, установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: град, ограда, награда, Градосельский, градостроительство, градирня и др.

8. Нажмите кнопку Найти далее для нахождения ближайшей ячейки, содержащая искомое значение. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул.

9. Нажмите кнопку Найти все для отображения списка всех ячеек листа или книги, содержащих искомое значение. Для перехода к нужной ячейке щелкните мышью по ее записи в списке.

С использованием вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить можно искать не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек.

Замена данных

Замену данных, так же как и поиск, можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.

1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Заменить.

2. В поле Найти вкладки Заменить окна Найти и заменить введите искомые данные, а в поле Заменить на – заменяющие данные.

3. Так же как и при поиске данных, для расширения возможностей замены во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Параметры и установите особенности поиска и замены.

4. Для замены данных на всем листе (книге) нажмите кнопку Заменить все, после чего выйдет сообщение о количестве произведенных замен. Если же требуется заменить только некоторые из искомых данных, то следует последовательно нажимать кнопку Найти далее и после нахождения требуемого значения нажать кнопку Заменить.

С использованием вкладки Заменить диалогового окна Найти и заменить можно заменять не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек.