1.2. Загальне документознавство: об’єкт, предмет, завдання

Як вже було сказано вище, загальне документознавство відноситься до будь-яких документів. Змістом загального документознавства є загальнотеоретичні, історичні та організаційно-методичні проблеми науки про документ і документно-комунікаційну діяльність, тобто її сутність, об'єкт, предмет і структура, закономірності і принципи розвитку і функціонування документа в системі документних комунікацій і т. п.

Об’єктом загального документознавства як науки є комплексне вивчення документа – системного об’єкта, спеціально створеного для зберігання і розповсюдження (передачі) інформації у просторі і часі.

Змістом загального документознавства є загальнотеоретичні, історичні, організаційно-методичні проблеми науки про документ і документно-комунікаційну діяльність, тобто її сутність, об’єкт, предмет і структура, термінологія, концепції, встановлення співвідношення з іншими науками, закономірності і принципи розвитку та функціонування документа в системі документних комунікацій тощо. Для успішнішого «прочитання» змісту загального документознавства важливе значення має також з’ясування внутрішнього наповнення його складових.

До загального документознавства можна віднести такі науки, як: теорія документа, теорія документних ресурсів, документна лінгвістика, теорія документальних інформаційно-пошукових систем (у тому числі документографічних і повнотекстових), технологія зберігання документів.

Загальна теорія документа складає основу теоретичних знань про документ. Вона охоплює аспекти, найбільш загальні для всіх видів документованої інформації Завдання цієї теорії - дослідити теоретичні основи документа, створити можливість його цілісного комплексного бачення. Це пов'язано з виконанням теорією найважливішої пояснювальної функції, що дозволяє розкрити взаємозв'язки між потребами суспільства в інформаційному забезпеченні і конкретними документними формами, що виникають для задоволення цих потреб. Теоретичні дослідження надають можливості для використання методів моделювання, які, у свою чергу, дозволяють розглянути об'єкт в динаміці, а також змоделювати вплив тих чи інших факторів на інформаційно-документаційну систему в цілому.[7,с127 ]

Можна констатувати, що за останні три десятиліття документ став предметом розгляду не тільки документознавства, але і блоку бібліотечних та книгознавчих дисциплін, архівознавства, документалістики та інших наукових напрямків. Дані дисципліни внесли значний внесок у розвиток знань про документ, зробивши його теоретичне вивчення по суті міждисциплінарним. Теоретичні дослідження були спрямовані або на вирішення прикладних завдань з інтенсифікації документаційного забезпечення управління та виробництва, правовий захист документів, або узагальнювали практичний і науковий досвід минулих років. У цілому в кожному дослідженні автори торкалися тих чи інших теоретичних проблем, проте комплексного дослідження, яке синтизувало б накопичені в інших дисциплінах теоретичні знання і на їх основі створило б нове теоретичне знання, до цих пір не було проведено.

Розглянемо також основні поняття теорії документальних інформаційно-пошукових систем.

Інформаційно-пошукова система - це впорядкована сукупність документів (масивів документів) та інформаційних технологій, призначених для зберігання і пошуку інформації - текстів (документів) або даних (фактів). Інформаційно-пошуковими системами є будь-які певним чином організовані сховища інформації. Причому інформаційно-пошукові системи можуть бути і неавтоматизованими. Головне - це цільова функція: зберігання і пошук інформації.

Залежно від об'єкта зберігання та типу запиту розрізняють два види інформаційного пошуку: документальний і фактографічний і, відповідно, два типи інформаційно-пошукових систем - документальні і фактографічні.

Документальними називаються інформаційно-пошукові системи, в яких реалізується пошук за тематичними запитами в масиві документів або текстів з подальшим наданням користувачу підмножини цих документів або їх копій. Поняття документа може мінятися від системи до системи. У загальному випадку це якийсь інформаційний об'єкт, зафіксований (зазвичай за допомогою деякої знакової системи) на якомусь матеріальному носії (папір, фото- і кіноплівка, магнітна пам'ять і т.п.) і призначений для передачі в просторі й часі в системі соціальних комунікацій. [7,с.129]

Загальне документознавство має велике значення при роботі з усіма документами. Воно допомагає визначити поняття документа, розглянути його історію, способи створення, значення в суспільстві, документні ресурси, способи і технології його зберігання.