5) Створення простого звіту

За допомогою Microsoft Office Access 2007 - Українська версія можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля.

Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів — це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.

Створення звіту за допомогою майстра звітів

Для точнішого вибору полів, які слід відображати в звіті, можна скористатися майстром звітів. Також можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено. Посилання на додаткові відомості про створення зв’язків див. у розділі Див. також.

1. На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів.

2. Дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі. Для отримання додаткових відомостей про перегляд і друк звіту див. розділ Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.

 ПРИМІТКА   Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі абоГотово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.

6) Можна створити макрос, щоб виконувати певний набір макрокоманд або групу макросів, щоб виконувати зв'язаний набір макрокоманд.

У Microsoft Office Access 2007 макроси можуть міститися в об'єктах макросу (іноді їх називають ізольованими макросами) або можуть бути впроваджені в властивості подій форм, звітів, елементів управління. Впроваджені макроси стають частиною об'єкта або елемента керування. Об'єкти макросу відображаються в області переходів у групі Макроси; впроваджені макроси не відображаються.

Чим він відрізняється excel 2003

Якщо потрібно періодичне виконання завдання в Microsoft Excel, можна автоматизувати завдання за допомогою макросу. Макрос - це послідовність команд і функцій, що зберігається в модулі Visual Basic. Її можна виконувати всякий раз, коли необхідно виконати дану задачу.

Наприклад, якщо в комірки часто вводяться довгі текстові рядки, можна створити макрос для форматування цих осередків для охоплення ними тексту.

9) Головна кнопкова форма являє собою об'єкт, який використовується як центральна форма БД. На цій формі автоматично створюються кнопки (до 7 штук), які дозволяють переходити на наступні сторінки форми.

Щоб створити головну кнопкову форму потрібно виконати команду Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм.

Після цього відкриється вікно, в якому потрібно буде задати сторінки кнопкової форми. На цьому вікні містяться кнопки: Создать, Изменить, Удалить,..

На першому кроці роботи диспетчера потрібно натиснути кнопку Изменить і задати ім'я цієї форми (можна прийняти за замовчуванням).

На другому кроці диспетчера також за допомогою кнопки Изменить потрібно задати підпис та дію до кнопки головної кнопкової форми. Підпис задається у вікні "Текст", а дія у вікні "Команда".

Редагувати кнопкову форму потрібно також в режимі конструктора.

9) Запустіть програму Microsoft Access, щоб створити параметричний запит. Даний запит утворюється на основі будь-якого поля таблиці, для якої користувач надалі вводить конкретне значення.

Перейдіть у вікно бази даних, у вкладку "Запити". Для створення параметричного запиту натисніть кнопку «Створити» і виберіть пункт «В режимі конструктора». На екрані з'явиться бланк запиту і вікно вибору таблиць і полів. Виберіть поля з таблиць, які ви хочете додати до запиту. Приміром, у вас є таблиця «Клієнти» і ви хочете створити запит для пошуку клієнта на прізвище директора. Для цього виділіть таблицю «Клієнти», двічі клацніть по полю «Код клієнта», «Назва фірми», «Прізвище директора». Закрийте вікно вибору полів. Виберіть поле «Прізвище директора» в бланку запиту. Для того, щоб створити параметричний запит, в полі «Умова відбору» впишіть наступне: [Введіть прізвище клієнта]. Саме цей текст буде висвітлюватися користувачеві, коли він запустить даний запит, тому намагайтеся робити його якомога більш зрозумілим.

Створіть запит з декількома параметрами, для цього зробіть новий запит в Конструкторі, виберіть потрібні поля з таблиць. хочете додати. Наприклад, виберіть таблицю «Клієнти», з неї поле «Назва фірми», далі виберіть таблицю «Замовлення» і з неї виберіть поле «Дата замовлення» та «Сума замовлення». Закрийте вікна вибору таблиць, перейдіть в поле «Дата замовлення». У умови відбору введіть наступне:  Тим [введіть дату початку] і [введіть дату закінчення]  При виконанні такого запиту користувачу буде запропоновано ввести дати, між якими потрібно провести пошук замовлення.

Зробіть параметричний запит з використанням оператора LIKE і символу *. Створіть запит в режимі конструктора, виберіть таблицю «Товари», в поле «Марка товару» в умову відбору введіть вираз  LIKE "*" & [Введіть продукти, що містять вираз] & "*"  При запуску запиту на виконання введіть у поле запиту слово «соус», запит видасть вам всі товари, де згадується дане слово, наприклад «томатний соус», «соєвий соус».

10) «Microsoft Access» (повна назва Microsoft Office Access) — система управління базами даних від компанії Майкрософт, програма, що входить до складу пакету офісних програм Microsoft Office. Має широкий спектр функцій, включаючи зв'язані запити, сортування по різних полях, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, в самому Access можна писати підпрограми, що працюють з базами даних.

11) Для того, щоб БД заповнити даними, потрібно відкрити вікно відповідної таблиці. Тому у вікні бази даних потрібно відмітити назву таблиці і двічі натиснути ліву клавішу миші або вибрати командну кнопку Открыть в результаті чого вибрана таблиця відкриється в окремому вікні(режим таблиці).

Режим таблиці використовується для додавання нових або редагування вже існуючих записів. Для додавання нових даних потрібно просто ввести їх у поля робочої таблиці, в останній порожній запис. Коли користувач розпочне введення даних в останній запис, то під ним з'явиться новий порожній запис.

Введення текстової та числової інформації нічим не відрізняється від аналогічних операцій в текстових редакторах та електронних таблицях.

Як правило, в полі МЕМО не видно всього його вмісту, оскільки в ньому є досить великі об'єми інформації. Для того, щоб побачити весь його вміст, потрібно помістити в нього курсор і натиснути комбінацію клавіш Shift+F2. При цьому відкриється спеціальне вікно Область ввода, яке також зручно використовувати при введенні інформації в це поле. Після введення або редагування даних в цьому вікні, потрібно натиснути кнопку Ok.

Як ми вже говорили, інформацію в Поле объекта можна вводити шляхом копіювання OLE- об'єкту через буфер обміну даними. Крім цього, можна викликати на його комірці контекстне меню і вибрати команду Вставить Объект. Відкривається однойменне діалогове вікно, в якому можна відмінити опцію Создать новый і вибрати тип створюваного об'єкту. З'являється вікно програми в якій створюється даний тип об'єкту. Інша опція Создать с файла дозволяє вставити об'єкт із файлу на диску.

Введення даних в логічні поля полягає у тому, щоб відмітити опцію, яка знаходиться в цьому полі. Якщо опція відмічена, то це відповідає правдивому значенню, а відключена - хибному.   Якщо потрібно змінити параметри шрифту таблиці, то потрібно помістити курсор в одну з її комірок і в пункті меню Форматвибрати команду Шрифт. При цьому відкривається стандартне вікно встановлення параметрів шрифту. Зверніть увагу, що параметри шрифту встановлюються відразу для цілої таблиці (в тому числі для назв полів), тобто неможливо змінити ці параметри для однієї окремо взятої комірки або поля. 

Для редагування даних досить помістити курсор в потрібну комірку таблиці і відредагувати дані або ввести нові. Під час редагування запису зліва від нього з'являється зображення олівця, який вказує на те, що запис редагується. Як тільки перемістити курсор на інший запис, то зміни автоматично записуються в таблицю.

В процесі редагування для переміщення по таблиці використовуються комбінації клавіш, представлені в таблиці:

В Access неможливо редагувати наступні поля:

- Счетчик - значення в полях лічильника збільшуються і зберігаються автоматично;

- Недоступні поля - коли у властивостях поля для параметру Доступно встановити Нет або для Заблоковано встановити Да;

- Поля в деяких типах запитів - неможливо редагувати поля в запитах, які встановлюють зв'язки біль ніж з однією таблицею. Також у деяких запитах неможливо редагувати підсумкові значення;

- Обчислювальні поля - оскільки обчислювальні поля не існують як окремі поля(вони обчислюються на основі інших полів), їх неможливо редагувати. Для знищення запису в таблиці бази даних потрібно спочатку його виділити, або помістити курсор в довільну комірку запису і в пункті меню Правка вибрати команду Выделить запись. Потім в цьому ж пункті меню вибрати команду Удалить запись. Відкривається діалогове вікно, де потрібно підтвердити свої дії, вибравши кнопку Да.  В Access процес знищення записів незворотній. Єдиний спосіб відтворити знищений запис - це ввести його заново. Тому при знищенні записів потрібно бути дуже обережним. Під час роботи із таблицями БД можна легко змінювати вигляд даних: розширювати або звужувати колонки(поля), переносити їх у інше місце, ховати і фіксувати. Такі зміни впливають лише на зовнішній вигляд таблиці, внутрішній порядок даних не змінюється. Для зміни ширини колонки потрібно встановити курсор миші на її правій межі так, щоб він набув форми горизонтальної стрілки. 

Потім натиснути ліву клавішу і перетягнути цю межу.

Для зміни висоти рядка запису потрібно помістити курсор миші зліва від нього між двома записами так, щоб він набув форми вертикальної стрілки. Потім натиснути ліву клавішу і перетягнути межу.

Для того, щоб сховати колонку, потрібно виділити її, а тоді в пункті меню Формат вибрати команду Скрыть столбцы. Коли потрібно показати заховану колонку, необхідно в пункті меню Формат вибрати команду Отобразить столбцы і в діалоговому вікні, що з'явиться, вибрати відповідну назву колонки.

Крім цього, в таблиці БД існує поняття фіксованої колонки. Фіксовані колонки - це колонки, які залишаються на місці під час операції горизонтальної прокрутки. Для виконання операції фіксування, відповідні колонки потрібно спочатку виділити, а тоді в пункті менюФормат вибрати команду Закрепить столбцы. Якщо необхідно зняти фіксацію, то потрібно вибрати команду Освободить все столбцы з пункту меню Формат. При цьому фіксація знімається зі всіх колонок.

При спробі закрити вікно таблиці після змін її зовнішнього вигляду, Access запропонує зберегти ці зміни. При цьому потрібно вибрати кнопку Да, щоб зберегти зміни, або Нет - залишити вигляд таблиці без змін.