- •Теорія і практика референтської діяльності Література до курсу:
- •Предмет і завдання курсу
- •Сутність референтської діяльності
- •1. Поняття референтської діяльності
- •2. Секретар і референт як представники секретарської професії
- •3. Категорії секретарів. Секретар-референт як посада і професія
- •Правові основи діяльності секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта
- •2. Функції та посадові обов’язки секретаря-референта
- •3. Регламентація посадових обов’язків секретаря-референта
- •Сучасні вимоги до секретаря-референта
- •4. Професійні вимоги до секретаря-референта
- •І. Професійні знання й навички секретаря-референта
- •Іі. Ділові й особисті якості секретаря-референта
- •Ділові якості секретаря-референта:
- •Особисті якості секретаря-референта
- •5. Європейські вимоги до кваліфікації секретаря
- •Щаблі кар’єри й підвищення кваліфікації секретаря
- •Працевлаштування на посаду секретаря-референта
- •1. Пошук вакансій на посаду секретаря-референта
- •2. Резюме на посаду секретаря-референта. Рекомендаційні й супровідні листи
- •Рекомендації до складання резюме на посаду секретаря-референта:
- •Оформлення резюме:
- •Стиль резюме:
- •Мова резюме:
- •Відсилання резюме:
- •Рекомендаційні й супровідні листи
- •3. Співбесіда з кандидатом на посаду секретаря-референта
- •І. Підготовка до зустрічі з роботодавцем
- •Моменти, на які слід звернути особливу увагу, готуючись до співбесіди:
- •4. Відповіді на можливі запитання.
- •Іі. Прихід на співбесіду
- •Ііі. Питання роботодавця здобувачеві
- •Іv. Відповіді здобувача на питання роботодавця
- •V. Питання здобувача роботодавцеві
- •Vі. „Стресове” інтерв’ю
- •Vіі. Манера поведінки
- •4. Оформлення трудових відносин
- •Адаптація до роботи секретаря-референта
- •1. Приймання-передавання справ
- •2. Адаптація до роботи секретаря-референта. Поняття корпоративної культури
- •Формальні характеристики організаційної (корпоративної) культури:
- •3. Налагодження стосунків з керівником організації
- •1. Як в організації прийнято відповідати на телефонні дзвінки й представляти фірму по телефону?
- •8. Про візити важливих відвідувачів.
- •9. Про зв’язок із керівником у разі його відсутності (якщо керівник залишає офіс).
- •10. Як буде організовано прийом відвідувачів? Чи буде спеціально відведено день для прийому співробітників з особистих питань?
- •11. Які побажання керівника щодо подавання чаю або кави?
- •13. Яка тривалість робочого дня секретаря?
- •14. Чи хтось представить секретаря колективу (керівник, директор з персоналу), чи йому доведеться це зробити самостійно в робочому порядку?
- •Налагодження стосунків із новим керівником
- •Стиль відносин секретаря-референта із керівником
- •4. Налагодження стосунків з колегами по роботі
- •14. Не просіть й не давайте грошей у борг.
- •5. Імідж секретаря-референта
- •І. Основна зона робочого місця секретаря-референта
- •Іі. Зона обслуговування відвідувачів
- •Ііі. Допоміжна зона робочого місця секретаря референта
- •2. Ергономічні та санітарно-гігієнічні вимоги до робочого місця секретаря-референта
- •3. Робочий архів секретаря-референта
- •4. Технічні засоби у секретарській справі
- •Організація робочого часу секретаря-референта
- •1. Планування робочого часу секретаря-референта
- •І. Планування
- •Іі. Оптимальний ритм роботи
- •Ііі. Урахування режиму праці й відпочинку
- •2. Приблизна схема робочого дня референта і. Перша половина робочого дня
- •Іі. Друга половина робочого дня
- •Ііі. Кінець робочого дня
- •Референтські функції у роботі секретаря-референта
- •1. Загальне поняття про референтські функції секретаря-референта
- •2. Пошук й опрацювання необхідної керівникові інформації
- •3. Реферування в роботі секретаря-референта
- •Методика реферування документів
- •Етапи процесу реферування:
- •Методи відбирання інформації:
- •Методи подання інформації:
- •І. Реферат
- •1. За метою реферування (за ступенем повноти викладу змісту):
- •2. За кількістю реферованих документів:
- •3. За читацькою адресою реферату (за призначенням):
- •Вимоги до складання реферату:
- •5. Відповідність мовним нормам.
- •Структура реферату:
- •Методика реферування одного джерела (реферат-конспект / реферат-резюме):
- •Методика реферування кількох джерел (реферат-огляд):
- •Іі. Рецензія та відгук
- •Типовий план для складання рецензії та відгуку:
- •Iіі. Огляд
- •Іv. Досьє та прес-реліз
- •4. Редагування в роботі секретаря-референта
- •Методика й техніка редагування
- •Види правок
- •Основні коректурні знаки
- •5. Спічрайтерська діяльність у роботі секретаря-референта
- •І. Первісна взаємодія із замовником роботи
- •Іі. Дослідження теми
- •Загальні ознаки високої якості й типові недоліки письмової роботи науково-ділового й ділового характеру
- •Ііі. Сбор материала для работы
- •IV. Обработка собранного материала
- •V. Техника (методика) написания работы
- •Стиль письменной работы
- •5.1. Особливості підготовки текстів письмових жанрів Характеристика отдельных письменных жанров
- •5.2. Особливості підготовки текстів усних жанрів. Промова для керівника
- •Виды речи
- •А. Цель и содержание речи
- •Б. О структуре (построении) речи
- •В. О фигурах речи
- •Г. Запоминание и произнесение речи
- •Д. Типичные недостатки ораторской речи
- •Е. Особенности личности руководителя и подготовка речи для него
Сучасні вимоги до секретаря-референта
Наявні державні критерії неповно й дуже узагальнено описують вимоги до секретарів. До того ж, у сучасних комерційних структурах немає чіткого поділу секретарів за кваліфікацією, як це передбачено Довідником, а термін секретар використовують для найменування секретарів різного рівня. Секретар залежно від сфери діяльності організації, її корпоративної культури, організаційної структури, кількості співробітників, стилю управління має різні функціональні обов’язки, ефективне виконання яких вимагає різного рівня професійних знань, навичок, здібностей й особистісних якостей.
Багато фахівців намагаються сформулювати перелік кваліфікаційних вимог до сучасного секретаря. Найбільш комплексно й систематизовано кваліфікаційні вимоги до секретарів з урахуванням сучасних умов, вимог роботодавців, можливості кар’єрного зростання сформулювали фахівці Методичного центру бізнесу, торгівлі, зовнішньоекономічної діяльності (МЦБ).
Посада |
Повинен знати |
Повинен уміти |
1. Оператор на телефоні |
Правила ведення телефонних переговорів |
Добре володіти мовою, користуватися оргтехнікою |
2. Секретар керівника |
Додатково до п. 1 систему діловодства, діловий етикет |
Додатково до п. 1 користуватися комп’ютером, комп’ютерними програмами й Інтернет-ресурсами |
3. Секретар-референт |
Додатково до п. 2 сферу діяльності фірми, її керівного складу |
Додатково до п. 2 користуватися інформаційно-правовими системами |
4. Референт / помічник керівника |
Додатково до п. 3 основи організації праці, економіки й технології |
Додатково до п. 3 формувати конструктивні рішення, здійснювати контроль за виконанням рішень, доручень, правил внутрішнього розпорядку |
5. Офіс-менеджер / завідувач секретаріату |
Додатково до п. 4 основи маркетингу, менеджменту, організації виробництва |
Додатково до п. 4 організувати роботу офісу, підготувати презентації, переговори, транспорт, зв’язок |
6. Секретар-перекладач |
Додатково до п. 2 іноземну мову, техніку усного й письмового перекладів |
Додатково до п. 2 забезпечити точну відповідність перекладів лексичному, стилістичному й значеннєвому змісту оригіналу |
7. Секретар-референт іноземного представництва |
Додатково до п. 3 іноземну мову, техніку усного й письмового перекладів |
Додатково до п. 3 забезпечити точну відповідність перекладів лексичному, стилістичному й значеннєвому змісту оригіналу |
Останніми роками поряд із посадовими інструкціями одержали поширення внутрішньофірмові професійні стандарти. Це зумовлено необхідністю адаптувати державні стандарти до конкретних умов виробництва. На відміну від посадової інструкції, що регламентує процес поділу праці, внутрішньофірмовий професійний стандарт регламентує вимоги до якості персоналу.
Отже, внутрішньофірмовий професійний стандарт фахівця – це вимоги до професійних якостей, які ставить організація до своїх співробітників.