
- •Теорія і практика референтської діяльності Література до курсу:
- •Предмет і завдання курсу
- •Сутність референтської діяльності
- •1. Поняття референтської діяльності
- •2. Секретар і референт як представники секретарської професії
- •3. Категорії секретарів. Секретар-референт як посада і професія
- •Правові основи діяльності секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта
- •2. Функції та посадові обов’язки секретаря-референта
- •3. Регламентація посадових обов’язків секретаря-референта
- •Сучасні вимоги до секретаря-референта
- •4. Професійні вимоги до секретаря-референта
- •І. Професійні знання й навички секретаря-референта
- •Іі. Ділові й особисті якості секретаря-референта
- •Ділові якості секретаря-референта:
- •Особисті якості секретаря-референта
- •5. Європейські вимоги до кваліфікації секретаря
- •Щаблі кар’єри й підвищення кваліфікації секретаря
- •Працевлаштування на посаду секретаря-референта
- •1. Пошук вакансій на посаду секретаря-референта
- •2. Резюме на посаду секретаря-референта. Рекомендаційні й супровідні листи
- •Рекомендації до складання резюме на посаду секретаря-референта:
- •Оформлення резюме:
- •Стиль резюме:
- •Мова резюме:
- •Відсилання резюме:
- •Рекомендаційні й супровідні листи
- •3. Співбесіда з кандидатом на посаду секретаря-референта
- •І. Підготовка до зустрічі з роботодавцем
- •Моменти, на які слід звернути особливу увагу, готуючись до співбесіди:
- •4. Відповіді на можливі запитання.
- •Іі. Прихід на співбесіду
- •Ііі. Питання роботодавця здобувачеві
- •Іv. Відповіді здобувача на питання роботодавця
- •V. Питання здобувача роботодавцеві
- •Vі. „Стресове” інтерв’ю
- •Vіі. Манера поведінки
- •4. Оформлення трудових відносин
- •Адаптація до роботи секретаря-референта
- •1. Приймання-передавання справ
- •2. Адаптація до роботи секретаря-референта. Поняття корпоративної культури
- •Формальні характеристики організаційної (корпоративної) культури:
- •3. Налагодження стосунків з керівником організації
- •1. Як в організації прийнято відповідати на телефонні дзвінки й представляти фірму по телефону?
- •8. Про візити важливих відвідувачів.
- •9. Про зв’язок із керівником у разі його відсутності (якщо керівник залишає офіс).
- •10. Як буде організовано прийом відвідувачів? Чи буде спеціально відведено день для прийому співробітників з особистих питань?
- •11. Які побажання керівника щодо подавання чаю або кави?
- •13. Яка тривалість робочого дня секретаря?
- •14. Чи хтось представить секретаря колективу (керівник, директор з персоналу), чи йому доведеться це зробити самостійно в робочому порядку?
- •Налагодження стосунків із новим керівником
- •Стиль відносин секретаря-референта із керівником
- •4. Налагодження стосунків з колегами по роботі
- •14. Не просіть й не давайте грошей у борг.
- •5. Імідж секретаря-референта
- •І. Основна зона робочого місця секретаря-референта
- •Іі. Зона обслуговування відвідувачів
- •Ііі. Допоміжна зона робочого місця секретаря референта
- •2. Ергономічні та санітарно-гігієнічні вимоги до робочого місця секретаря-референта
- •3. Робочий архів секретаря-референта
- •4. Технічні засоби у секретарській справі
- •Організація робочого часу секретаря-референта
- •1. Планування робочого часу секретаря-референта
- •І. Планування
- •Іі. Оптимальний ритм роботи
- •Ііі. Урахування режиму праці й відпочинку
- •2. Приблизна схема робочого дня референта і. Перша половина робочого дня
- •Іі. Друга половина робочого дня
- •Ііі. Кінець робочого дня
- •Референтські функції у роботі секретаря-референта
- •1. Загальне поняття про референтські функції секретаря-референта
- •2. Пошук й опрацювання необхідної керівникові інформації
- •3. Реферування в роботі секретаря-референта
- •Методика реферування документів
- •Етапи процесу реферування:
- •Методи відбирання інформації:
- •Методи подання інформації:
- •І. Реферат
- •1. За метою реферування (за ступенем повноти викладу змісту):
- •2. За кількістю реферованих документів:
- •3. За читацькою адресою реферату (за призначенням):
- •Вимоги до складання реферату:
- •5. Відповідність мовним нормам.
- •Структура реферату:
- •Методика реферування одного джерела (реферат-конспект / реферат-резюме):
- •Методика реферування кількох джерел (реферат-огляд):
- •Іі. Рецензія та відгук
- •Типовий план для складання рецензії та відгуку:
- •Iіі. Огляд
- •Іv. Досьє та прес-реліз
- •4. Редагування в роботі секретаря-референта
- •Методика й техніка редагування
- •Види правок
- •Основні коректурні знаки
- •5. Спічрайтерська діяльність у роботі секретаря-референта
- •І. Первісна взаємодія із замовником роботи
- •Іі. Дослідження теми
- •Загальні ознаки високої якості й типові недоліки письмової роботи науково-ділового й ділового характеру
- •Ііі. Сбор материала для работы
- •IV. Обработка собранного материала
- •V. Техника (методика) написания работы
- •Стиль письменной работы
- •5.1. Особливості підготовки текстів письмових жанрів Характеристика отдельных письменных жанров
- •5.2. Особливості підготовки текстів усних жанрів. Промова для керівника
- •Виды речи
- •А. Цель и содержание речи
- •Б. О структуре (построении) речи
- •В. О фигурах речи
- •Г. Запоминание и произнесение речи
- •Д. Типичные недостатки ораторской речи
- •Е. Особенности личности руководителя и подготовка речи для него
Г. Запоминание и произнесение речи
Оратор должен произносить, а не читать написанную речь как доклад — в противном случае он рискует произвести на слушателей очень невыгодное для себя впечатление (в этом случае слово «оратор» даже неуместно). Руководитель должен выучить и запомнить речь, подготовленную им самим или его референтом.
Текст речи легче запомнить, если он хорошо структурирован, т.е. характеризуется стройностью структуры, логическим соединением отдельных композиционных частей и подчастей, ясной и простой логикой их расположения. Самые важные положения и формулировки нужно выучить особенно тщательно, чтобы у слушателей не закралось сомнение, что оратор сам их плохо осознает. Так же тщательно нужно выучить торжественные, патетические фразы, чтобы не попасть впросак, запнувшись и вспоминая их продолжение. Многие другие части речи можно помнить более или менее. Если оратор все же забыл, что следует говорить дальше, нельзя этого показывать аудитории, делая длинную паузу, подобно школьнику, плохо выучившему урок, — нужно продолжить речь как ни в чем не бывало, заменив забытые фрагменты речи другими.
Существуют следующие правила произнесения речи:
- говорить достаточно громко, для того чтобы все присутствующие могли хорошо слышать оратора;
- избегать монотонности, попеременно повышая или понижая голос;
- не говорить слишком быстро (скороговоркой) или, наоборот, замедленно — следует замедлять или ускорять темп речи в зависимости от ее содержания, придерживаясь в основном среднего темпа;
- не переводить слишком громко дыхание;
- делать время от времени логические, оправданные паузы, особенно после важной информации, предоставляя слушателям возможность глубже осознать ее и подчеркивая ее значительность;
- не вытирать постоянно лицо платком;
- не злоупотреблять жестами, используя их в основном лишь в эмоциональных местах речи;
- слишком обильная мимика тоже является недостатком, так же, как полное ее отсутствие;
- не следует широко расставлять ноги, постоянно переступать с ноги на ногу, стоять на одной ноге; правая нога должна быть немного выдвинута вперед;
- не делать сомкнутыми руками различные нервные движения;
- не смотреть постоянно в одну точку и не смотреть часто на потолок, а равномерно обозревать всех своих слушателей;
- не расхаживать перед аудиторией.
Если оратора перебивает кто-нибудь из слушателей (вопросом, недоброжелательной репликой), то он может реагировать в зависимости от конкретной ситуации, применяя известные приемы. На заданный вопрос можно ответить: «Я об этом скажу немного позже», на недоброжелательные реплики можно не обращать внимания или дать остроумный ответ. При возникновении в зале шума можно понизить голос и сделать небольшую паузу — шум прекратится, но он должен быть сигналом для оратора, что люди потеряли интерес к его речи, поэтому следует постараться вновь заинтересовать их.
Д. Типичные недостатки ораторской речи
Охарактеризуем типичные серьезные недостатки выступлений начинающих, неопытных, да подчас и опытных ораторов. Сознавая эти недостатки, референт сможет избежать их, готовя речь, а руководитель избежать их во время выступления.
1. Бедность словаря. Очень часто выступающий обходится небольшим количеством слов, а следовательно, постоянно повторяет многие из них в своей речи. Это действует удручающе и выдает слабую образованность и низкий интеллектуальный уровень оратора. Стремится ли руководитель, тем более большого масштаба, произвести такое впечатление? Словесное однообразие, банальность стиля наводят на мысль, что и содержание речи тоже банально. Следовательно, в речи, составляемой референтом для руководителя, должно ощущаться богатство словаря, должны содержаться синонимы, красочные обороты, сравнения и т.д.
2. Стилевое несоответствие. Следует помнить, что о предметах разного духовно-нравственного достоинства нужно говорить, используя разные стили, т.е. о делах ничтожных нельзя говорить высоким слогом, о важных — низким и кратким, о печальных — веселым. Сравните: «Мой дед воевал, дошел до Берлина. У него куча медалей, даже орден какой-то есть» — и «Мой дед прошел всю войну, участвовал в штурме Берлина. Получил много наград. Есть и орден». Чем выше, достойнее предмет речи, тем больше в ней должно быть высоких, торжественных слов, а стилистически низкие слова (жаргон, просторечие) полностью исключаются. Слова слишком сниженного звучания («хохма», «натринкаться», «классный» в значении «отличный») вообще нельзя употреблять в ораторской речи. Кроме того, не следует говорить слишком напыщенно или слащаво, что делает речь неестественной, искаженной.
3. Длинноты. Слишком длинные и замысловатые рассуждения, доказательства, описания подлежат сокращению, а сложные предложения, состоящие из 4—5 и более простых предложений, — разбивке на 2—3 предложения.
4. Излишняя краткость. Оратор, опуская какую-то информацию, что-то не договаривая, делает свое выступление не совсем понятным для слушателей. Излагая ключевые мысли, рассуждения, он должен дать пояснения, подчеркнуть суть своих высказываний. Говорить нужно не так, чтобы вас могли понять, а так, чтобы вас не могли не понять.
5. Неясность речи может обусловливаться также употреблением малоизвестных иностранных слов, узкоспециальных терминов, устаревших слов. Если их нельзя избежать, а реакция аудитории свидетельствует о том, что они непонятны ей, можно кратко объяснить их значение.
6. Моменты неблагозвучия. Необходимо избегать многочисленных звуковых заполнителей пауз (или, как они еще называются, слов-паразитов) типа «э-э-э-э», «м-м-м-м», «как это?», «как его?» и др. Нужно также заботиться о том, чтобы в речи не было неблагозвучных сочетаний (например, «министр встретился с...»).