
- •Теорія і практика референтської діяльності Література до курсу:
- •Предмет і завдання курсу
- •Сутність референтської діяльності
- •1. Поняття референтської діяльності
- •2. Секретар і референт як представники секретарської професії
- •3. Категорії секретарів. Секретар-референт як посада і професія
- •Правові основи діяльності секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта
- •2. Функції та посадові обов’язки секретаря-референта
- •3. Регламентація посадових обов’язків секретаря-референта
- •Сучасні вимоги до секретаря-референта
- •4. Професійні вимоги до секретаря-референта
- •І. Професійні знання й навички секретаря-референта
- •Іі. Ділові й особисті якості секретаря-референта
- •Ділові якості секретаря-референта:
- •Особисті якості секретаря-референта
- •5. Європейські вимоги до кваліфікації секретаря
- •Щаблі кар’єри й підвищення кваліфікації секретаря
- •Працевлаштування на посаду секретаря-референта
- •1. Пошук вакансій на посаду секретаря-референта
- •2. Резюме на посаду секретаря-референта. Рекомендаційні й супровідні листи
- •Рекомендації до складання резюме на посаду секретаря-референта:
- •Оформлення резюме:
- •Стиль резюме:
- •Мова резюме:
- •Відсилання резюме:
- •Рекомендаційні й супровідні листи
- •3. Співбесіда з кандидатом на посаду секретаря-референта
- •І. Підготовка до зустрічі з роботодавцем
- •Моменти, на які слід звернути особливу увагу, готуючись до співбесіди:
- •4. Відповіді на можливі запитання.
- •Іі. Прихід на співбесіду
- •Ііі. Питання роботодавця здобувачеві
- •Іv. Відповіді здобувача на питання роботодавця
- •V. Питання здобувача роботодавцеві
- •Vі. „Стресове” інтерв’ю
- •Vіі. Манера поведінки
- •4. Оформлення трудових відносин
- •Адаптація до роботи секретаря-референта
- •1. Приймання-передавання справ
- •2. Адаптація до роботи секретаря-референта. Поняття корпоративної культури
- •Формальні характеристики організаційної (корпоративної) культури:
- •3. Налагодження стосунків з керівником організації
- •1. Як в організації прийнято відповідати на телефонні дзвінки й представляти фірму по телефону?
- •8. Про візити важливих відвідувачів.
- •9. Про зв’язок із керівником у разі його відсутності (якщо керівник залишає офіс).
- •10. Як буде організовано прийом відвідувачів? Чи буде спеціально відведено день для прийому співробітників з особистих питань?
- •11. Які побажання керівника щодо подавання чаю або кави?
- •13. Яка тривалість робочого дня секретаря?
- •14. Чи хтось представить секретаря колективу (керівник, директор з персоналу), чи йому доведеться це зробити самостійно в робочому порядку?
- •Налагодження стосунків із новим керівником
- •Стиль відносин секретаря-референта із керівником
- •4. Налагодження стосунків з колегами по роботі
- •14. Не просіть й не давайте грошей у борг.
- •5. Імідж секретаря-референта
- •І. Основна зона робочого місця секретаря-референта
- •Іі. Зона обслуговування відвідувачів
- •Ііі. Допоміжна зона робочого місця секретаря референта
- •2. Ергономічні та санітарно-гігієнічні вимоги до робочого місця секретаря-референта
- •3. Робочий архів секретаря-референта
- •4. Технічні засоби у секретарській справі
- •Організація робочого часу секретаря-референта
- •1. Планування робочого часу секретаря-референта
- •І. Планування
- •Іі. Оптимальний ритм роботи
- •Ііі. Урахування режиму праці й відпочинку
- •2. Приблизна схема робочого дня референта і. Перша половина робочого дня
- •Іі. Друга половина робочого дня
- •Ііі. Кінець робочого дня
- •Референтські функції у роботі секретаря-референта
- •1. Загальне поняття про референтські функції секретаря-референта
- •2. Пошук й опрацювання необхідної керівникові інформації
- •3. Реферування в роботі секретаря-референта
- •Методика реферування документів
- •Етапи процесу реферування:
- •Методи відбирання інформації:
- •Методи подання інформації:
- •І. Реферат
- •1. За метою реферування (за ступенем повноти викладу змісту):
- •2. За кількістю реферованих документів:
- •3. За читацькою адресою реферату (за призначенням):
- •Вимоги до складання реферату:
- •5. Відповідність мовним нормам.
- •Структура реферату:
- •Методика реферування одного джерела (реферат-конспект / реферат-резюме):
- •Методика реферування кількох джерел (реферат-огляд):
- •Іі. Рецензія та відгук
- •Типовий план для складання рецензії та відгуку:
- •Iіі. Огляд
- •Іv. Досьє та прес-реліз
- •4. Редагування в роботі секретаря-референта
- •Методика й техніка редагування
- •Види правок
- •Основні коректурні знаки
- •5. Спічрайтерська діяльність у роботі секретаря-референта
- •І. Первісна взаємодія із замовником роботи
- •Іі. Дослідження теми
- •Загальні ознаки високої якості й типові недоліки письмової роботи науково-ділового й ділового характеру
- •Ііі. Сбор материала для работы
- •IV. Обработка собранного материала
- •V. Техника (методика) написания работы
- •Стиль письменной работы
- •5.1. Особливості підготовки текстів письмових жанрів Характеристика отдельных письменных жанров
- •5.2. Особливості підготовки текстів усних жанрів. Промова для керівника
- •Виды речи
- •А. Цель и содержание речи
- •Б. О структуре (построении) речи
- •В. О фигурах речи
- •Г. Запоминание и произнесение речи
- •Д. Типичные недостатки ораторской речи
- •Е. Особенности личности руководителя и подготовка речи для него
А. Цель и содержание речи
Сочиняя речь, сразу определите ее главную цель, ради которой она будет произноситься. Сформулировав эту цель, вы должны постоянно помнить о ней — это облегчает дальнейшую работу над речью, поскольку вы будете подбирать только те факты и данные, которые способствуют достижению поставленной цели. Например,
- цель поздравительной речи — сказать человеку что-то доброе и приятное, в связи с чем вы будете использовать в речи комплименты, упоминать о положительных для этого человека обстоятельствах и, конечно, воздержитесь от критических замечаний или двусмысленных намеков;
- цель приветственной речи на открытии конференции — продемонстрировать радушие, гостеприимство, подчеркнуть важность мероприятия, приветствовать участников, вдохновить их на творческое общение, создать им оптимистическое настроение — в связи с этим можно, к примеру, упомянуть о том, что в конференции участвуют известные ученые, теоретики и практики, что ожидаются интересные доклады и сообщения, а в конце речи пожелать всем плодотворной работы;
- цель выступления на митинге, собрании, перед возмущенными чем-то людьми — успокоить и обнадежить их, значит, надо убедительно признать какие-то недочеты, в чем-то оправдаться, используя мягкие выражения, пообещать что-то реальное.
Следовательно, цель речи всегда должна соответствовать определенным обстоятельствам выступления. Отклонение от поставленной цели или ее изменение в ходе выступления будет способствовать возникновению у слушателей недоумения относительно ваших намерений.
Содержание речи — это информация, вводимая в нее: факты, доводы, рассуждения, объяснения, элементы рассказа о чем-либо, элементы описания. Эти составные элементы содержания речи должны быть включены в нее (полностью или частично) в количестве, достаточном для раскрытия темы. Однако следует соблюдать определенное количественное соотношение этих элементов. В частности, факты обязательно должны присутствовать в речи, иначе она станет голословной, а обсуждаемые положения или рассуждения оратора будут недостаточно понятны слушателям. Однако не рекомендуется перегружать речь многочисленными фактами, тем более однородными — это ослабляет внимание слушателей и вызывает их раздражение. Из обилия фактов выбирайте самые интересные, важные и доходчивые — то же можно сказать и об использовании доводов (аргументов) и других элементов содержания речи.
Приведем еще несколько рекомендаций относительно отбора и представления фактов:
- новые, неизвестные вашей аудитории факты будут восприниматься с большим интересом, чем известные;
- не злоупотребляйте статистическими данными — приводите только самые убедительные цифры;
- старайтесь включать в речь редкие, малодоступные для широких масс факты — можно приводить всем известные факты, но раскрывать их с неожиданной стороны, выявлять их особый, ранее не замечавшийся смысл, подчеркивать их неожиданную связь с другими явлениями. Например: «Во многих наших загсах регистрируют брак обычно в субботу. А знаете ли вы, что до революции браки в субботу не заключались, потому что это противоречит церковным правилам?»
Источники, из которых следует черпать факты для ораторской речи, аналогичны таковым для письменных произведений; интересные, уникальные факты, относящиеся к тому же непосредственно к сфере вашей производственной деятельности, собирайте в личные досье.
Принципиальное значение имеет удачная подача фактов. Можно пользоваться уже давно выработанными словесными формулами введения или комментирования фактов или изобрести собственные для придания оригинальности стилю речи. Так, сообщая убедительные и яркие факты, часто употребляют словесные формулы «Не буду голословным (чтобы не быть голословным), приведу некоторые факты…», «Факты говорят сами за себя (комментарии, как говорится, излишни)», сообщая малодоступные сведения — «Я думаю, не всем известно, что…», или «Готовясь к сегодняшнему выступлению, я заглянул в последние номера британских газет, и там меня поразило такое сообщение…» Важные, значительные факты нуждаются в подобной подаче, как драгоценные камни — в хорошем обрамлении.
Любая речь должна содержать аргументы, т.е. приемы убеждения. Убедить — это сделать так, чтобы человек согласился с вами. Заметьте, что это не то же самое, что «доказать»! Можно убедить, доказав что-либо, но можно убедить, не приводя строгих доказательств, а то и вовсе ничего не доказывая, что чаще всего характерно для ораторской практики. Строгие научные, многословные, сложные по содержанию доказательства в ораторской речи не применяются и даже противопоказаны ей, поскольку большинство людей не склонны или не могут воспринимать сложные доказательства и их внимание рассеивается. Учитывая это, целесообразно использовать не сложные логические доказательства, а краткие логико-психологические приемы убеждения. Рассмотрим некоторые из них.
1. Аргументы к делу основаны на подлинных обстоятельствах дела, подтверждены фактами и практикой — например, такой-то человек не совершил такое-то преступление, потому что находился в это время в другом месте (алиби); или такой-то человек совершил преступление, потому что он, как некоторые слышали, договаривался с сообщником о его совершении. Это, разумеется, далеко не строгие доказательства, но для большинства людей весьма убедительные.
2. Аргументы к человеку часто используются ораторами. Такие аргументы не имеют прямого отношения к объективному рассмотрению дела, установлению истины, но призваны воздействовать на чувства слушателей, а следовательно, и на их дальнейшие действия, их отношение к происходящему. Оратор может воздействовать на чувство жалости, самолюбие слушателей и др., в результате чего они могут изменить свое отношение к рассматриваемому вопросу. Например, адвокат, будучи не в состоянии доказать невиновность подзащитного, стремится убедить судей в том, что ему нельзя выносить обвинительный приговор, поскольку тюрьма в современных условиях способствует лишь дальнейшей деградации личности, ссылаясь на предынфарктное состояние матери подсудимого, и т.д. — это может произвести определенный эффект, т.е. может быть вынесен приговор об условном наказании.
3. Аргументы к пользе побуждают людей отклониться от сути дела в целях защиты своих интересов, своей выгоды. Например, на собрании коллектива предприятия обсуждаются нерентабельность работы цеха и необходимость закупить новое оборудование, что в пять раз повысит объем выпускаемой продукции, однако кто-то поясняет, что это повлечет за собой сокращение половины работников цеха — в этом случае коллектив вряд ли примет положительное решение о закупке более совершенного оборудования.
4. Аргументы — ссылки на признанные авторитеты для многих очень убедительны и вполне заменяют доказательства. Услышав, что такого-то мнения придерживается известный ученый-экономист, многие слушатели, не разбирающиеся в рассматриваемом экономическом вопросе, поддержат его точку зрения; рекламируя вид косметики, достаточно сказать, что им пользуется знаменитая артистка, чтобы реклама была успешной, и т.п.
5. Аргументы — ссылки на здравый смысл рассчитаны на обыкновенный житейский опыт и не более того: «Вы утверждаете, что А избил Б, но этого не может быть, потому что А гораздо слабее физически»; или: «Вы говорите, что он много ворует и богат. А посмотрите, как он скромно живет, как бедно одевается! Разве богатый так живет?»