Стиль письменной работы

Прежде всего требуется соблюдение общих речевых правил научного и делового изложения: использование профессиональной, общенаучной лексики, весьма осторожное употребление разговорной речи, использование специфических официально-деловых и научных конструкций, логических связок («следовательно», «так что», «таким образом») и др.

Кроме этого, следует:

- достигать ясности и четкости изложения, не допуская двусмысленностей;

- избегать речевой сумбурности, ненужных длиннот, неоправданных повторов, недосказанностей, невразумительных и ошибочных выражений;

- избегать излишнего педантизма (оправданный педантизм — это строгость и точность стиля, однако нужно стараться не перейти здесь какую-то грань);

- употреблять точные, но обтекаемые выражения, чтобы в дальнейшем автора труднее было поймать на слове. Например, сравните: «при условии роста производительности труда вопрос о повышении зарплаты может быть поставлен со всей серьезностью» и «. месячная зарплата будет повышена» (второй вариант был бы для вашего руководителя более обязывающим, чем первый);

- соотносить стиль речи со спецификой предполагаемой слушательской или читательской аудитории (министерские работники, научные работники, преподаватели вузов, деловые люди, коллектив вашего предприятия, массовая аудитория неоднородного характера и др.).

5.1. Особливості підготовки текстів письмових жанрів Характеристика отдельных письменных жанров

1. Материалы к докладу — это своего рода полуфабрикат доклада или одна из его частей. Работу, выполненную в таком жанре, ваш руководитель может запросить для себя или для представления руководителю более высокого ранга, который готовит широкомасштабный доклад. В материалах к докладу может преобладать аналитический, рекомендательный или констатирующий компонент содержания, или их соотношение может быть равным. Безусловно, требуется заметное деление текста на аспекты описания, уместна подробная статистика, возможны цитаты и ссылки. Стиль должен быть строго научным или официально-деловым, снабженным специальными терминами и выражениями и лишенным эмоциональной лексики и риторических приемов. Адресат выбирает для себя только те данные, которые окажутся для него интересными и нужными.

2. Доклад — это развернутое сообщение на определенную тему, достаточно большое по текстовому объему и продолжительное по времени. Тема доклада должна быть четко сформулирована и обозначена в самом его начале. Обычно референту строго не задается структура доклада, но могут быть даны указания относительно включения конкретных аспектов темы. Повышает ценность доклада наличие интересных фактов, которыми, однако, не следует злоупотреблять. Уместны и некоторые статистические данные, которые должны быть доходчивыми. Не следует увлекаться элементами риторики, в получасовой доклад можно включить 2—3 таких элемента. Нужно позаботиться о том, чтобы интересные, впечатляющие факты были равномерно распределены на протяжении всего доклада, особенно если он оказался затянувшимся. После доклада выступающий, как правило, отвечает на вопросы. Ответы должны быть точными и немногословными, разъясняющими и дополняющими материалы доклада. Докладчик может деликатно отказаться отвечать на вопросы, не относящиеся к теме доклада: «Прошу прощения, но это не относится к сегодняшней нашей теме». Референту и руководителю следует заранее определить вопросы, которые могут быть заданы, и ответы на них. Референт может посоветовать уклониться от ответа на вопрос: «Вопрос, который вы задаете, весьма сложен. Я бы не хотел впопыхах отвечать на него. Давайте подумаем над ним сообща на этом собрании и придем к какому-то мнению».

3. Отчет — это сообщение о проделанной работе, состоянии дел в учреждении, командировке и др. Наиболее известны годовые (или за несколько лет) отчеты о работе учреждений (предприятий) или их подразделений, финансовые отчеты, отчет о результатах инвентаризации и др. Предварительный анализ состояния объекта дает реальный материал для написания отчета. В отчете преобладает констатирующая часть — он должен содержать много фактов, цифровых данных, таблиц. К отчету могут прилагаться перечень предметов выпускаемой продукции, список опубликованных трудов и т.п. Структура отчета часто определена заранее. Стиль отчета — строго официальный, ни в коей мере не эмоциональный. Это официально-деловой документ, текст которого иногда содержит признаки научно-аналитического стиля.

Отчет может быть представлен коллективу или администрации учреждения (предприятия) или вышестоящей организации.

4. Отчетный доклад — это доклад, который делается на основании материалов отчета, содержащий подробные комментарии его данных и пространные выводы.

5. Аналитический обзор — это констатирующе-аналитическое подробное сообщение о ряде публикаций, объединенных общей темой. Методы описания и анализа, а также стиль должны содержать элемент научности. Например, может быть составлен аналитический обзор о вышедших за последний год научных работах, посвященных спутниковому и кабельному телевидению, обзор публикаций в прессе о коррупции государственных служащих и др. Референт, составляющий аналитический обзор, может использовать одну из его структур:

- анализ публикаций в порядке очередности;

- анализ освещения в публикациях одного аспекта (подхода, идеи), затем другого и т.д.

Второй вариант, который, возможно, труднее, является более эффективным. Компетентный референт вполне может позволить себе сделать оценочные замечания в аналитическом обзоре относительно реферируемого.

Упрощенный вариант аналитического обзора (которым может воспользоваться скорее не опытный референт, а секретарь средней квалификации) — это ксерокопирование соответствующих публикаций и подчеркивание основных их идей, на которые руководителю следует обратить внимание.

6. Программа совещания (конференции) составляется по трафаретной схеме, имеющей несколько сходных вариантов. Прежде всего формулируется точный заголовок документа: «Программа такого-то совещания (конференции)», где указываются ее масштаб (межобластная, республиканская, всероссийская, международная и др.), точная тема (в кавычках), место и время проведения. Затем расписывается каждый день работы участников совещания — отдельно утренние и вечерние заседания, работа секций (посвященных отдельным проблемам общей заглавной темы конференции) и др. Перед работой секции должно быть намечено пленарное заседание, а после работы секции — заключительное пленарное заседание. Указываются время работы утренних и вечерних заседаний, фамилии и инициалы всех докладчиков, названия их докладов (в рамках каждого заседания соответственно). Прежде чем составлять программу совещания (конференции), референт должен обеспечить его проведение: разослать заранее сообщения о нем, отобрать присланные заявки на участие, заручиться согласием видных специалистов выступить с докладами, определить последовательность докладчиков и место их выступлений — на пленарных или секционных заседаниях.

7. Сценарий торжественного мероприятия — это развернутый план (программа) этого мероприятия, в котором подробно рассмотрены его отдельные части, определены конкретные исполнители, последовательность выступлений артистов, музыкальное оформление, время для фуршета или банкета, для танцев и т.д. Сценарий торжественного мероприятия должен находиться у его ведущего, который руководствуется им. Референт-помощник не только составляет письменный сценарий, но и выполняет большую организационную работу как с участниками, так и со зрителями мероприятия.

8. Проспект — это торговое справочное издание рекламного характера, подлежащее изданию и распространению, в тексте которого необходимо в живой, увлекательной форме перечислить товары (услуги), предлагаемые предприятием (учреждением, фирмой, компанией), отмечая их высокие качества, преимущества перед товарами (услугами) конкурентов, достоинства.