3. Регламентація посадових обов’язків секретаря-референта

Для належного виконання своїх функцій секретар-референт, крім того щоб мати певні професійні й особистісні якості, повинен бути наділений відповідними правами й обов’язками, тобто мати відповідні повноваження.

Оскільки секретар-референт є провідним спеціалістом служби документаційного забезпечення управління організації (ДЗУ), його посадові обов’язки, права й відповідальність, як і служби загалом, випливають із положень нормативно-методичної бази діловодства – сукупності законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створювання, обробляння, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації, а також документів, що регламентують роботу служби ДЗУ загалом, тобто її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо. Такими нормативно-методичними документами, зокрема, є Державна система документаційного забезпечення управління, галузеві типові інструкції й інші нормативно-методичні матеріали у сфері інформаційного й документаційного забезпечення управління, Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, Положення про структурний підрозділ організації, посадові інструкції, трудовий договір (контракт).

Документом, що регламентує кваліфікаційні вимоги до референтів, є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХПП), затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336.

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників – систематизований за видами економічної діяльності збірник описів професій, які наведено у Класифікаторі професій. Найменування посад службовців, кваліфікаційні характеристики яких включено в Довідник, установлені відповідно до Класифікатора професій ДК 003–95, затвердженого наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації від 27 липня 1995 р. за № 257, зі змінами та доповненнями.

Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. Він визначає перелік основних робіт, які властиві тій або іншій посаді, забезпечує єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних посад, раціональний поділ праці, створює дієвий механізм розмежування функцій, повноважень і відповідальності, чітку регламентацію трудової діяльності працівників у сучасних умовах розвитку ринкових відносин.

Довідник складається з випусків і розділів випусків, які згруповано за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт. Кожен випуск або розділ випуску складається із „Вступу” та „Кваліфікаційних характеристик”, поданих в абетковій послідовності з порядковими номерами.

Кваліфікаційна характеристика професії працівника є нормативним документом, що регламентує зміст виконуваних працівником функцій. Кваліфікаційна характеристика кожної посади має такі розділи: „Завдання та обов’язки”, „Повинен знати”, „Кваліфікаційні вимоги”. За необхідності може бути додатковий розділ „Спеціалізація”.

У розділі „Завдання та обов’язки” наведено типові професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань.

У розділі „Повинен знати” наведено основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових завдань та обов’язків, а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання своїх професійних обов’язків.

У розділі „Кваліфікаційні вимоги” визначено відповідно до певної посади вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Розділ „Спеціалізація” подає дані про похідні назви посад, характеристики робіт, галузеву віднесеність тощо, які вказують на особливості застосування посади.

У Довіднику кваліфікаційні характеристики професій згруповано відповідно до прийнятої класифікації службовців на такі категорії: керівники, професіонали, фахівці та технічні службовці. Віднесення службовців до категорій здійснюється залежно від характеру переважно виконуваних робіт, що становлять зміст праці працівника: організаційно-адміністративні; аналітико-конструктивні; інформаційно-технічні.

Для професійної групи „Керівники” вимоги визначено залежно від рівня та функцій управління і керівництва, які відрізняються за своєю складністю та відповідальністю: керівники первинних структурних підрозділів, керівники структурних підрозділів вищого рівня, керівники підприємств, установ, організацій.

Для професійної групи „Професіонали” визначено вимоги повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем – магістр, спеціаліст та чотирирівневе кваліфікаційне категоріювання. Для професіоналів, зайнятих на складних і відповідальних роботах (інженер-конструктор, інженер-електронік тощо), запроваджено п’ятирівневе кваліфікаційне категоріювання.

Для професійної групи „Фахівці” визначено вимоги базової або неповної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем – бакалавр, молодший спеціаліст та трирівневе кваліфікаційне категоріювання. В окремих випадках визначаються вимоги повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем – спеціаліст.

Для професійної групи „Технічні службовці” визначено вимоги професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві, у сфері послуг.

Зокрема, серед професіоналів подано такі професії, як документознавець, перекладач; серед фахівців – інспектор з кадрів, референт з основної діяльності; серед технічних службовців – адміністратор, архіваріус, асистент референта, діловод, друкарка, оператор комп’ютерного набору, секретар керівника, секретар незрячого фахівця, секретар-друкарка, секретар-стенографістка, стенографістка.

Довідник подає такі вимоги до кваліфікації секретарів різних категорій.

Кваліфікаційні вимоги до секретарів

Найменування посади	Вимоги до кваліфікації
	Освіта	Стаж роботи зі спеціальності
Секретар-друкарка	Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві	Без вимог до стажу роботи
Секретар керівника	Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві	Без вимог до стажу роботи
Секретар незрячого фахівця	Неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (молодший спеціаліст) або повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта	Без вимог до стажу роботи
Секретар-стенографістка	Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві	Без вимог до стажу роботи
Референт з основної діяльності організації	Повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр)	Стаж роботи за професійним спрямуванням на підприємстві – не менше 1 року
Асистент референта з основної діяльності організації	Неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (молодший спеціаліст) або повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта	Без вимог до стажу роботи

Довідник служить основою для:

а) розроблення посадових інструкцій працівників, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність;

б) складання положень про структурні підрозділи, які визначають їх роль та місце в системі управління підприємством (установою, організацією);

в) ведення документації про укладення трудового договору (прийняття на роботу), професійне просування, переведення на іншу роботу, відсторонення від роботи, припинення і розірвання трудового договору;

г) присвоєння і підвищення категорій за посадою відповідно до оволодіння особою повним обсягом знань та робіт за результатами кваліфікаційної атестації.

Кваліфікаційні характеристики можна застосовувати як нормативні документи прямої дії. Крім того, на їх основі розробляють внутрішні організаційно-розпорядницькі документи – посадові інструкції, що містять конкретний перелік посадових обов’язків працівників з урахуванням конкретних завдань та обов’язків, функцій, прав, відповідальності працівників та особливостей організації виробництва, праці й управління на підприємстві (штатного розпису).

Посадова інструкція – регламентувальний документ, який визначає організаційно-правове положення кожного працівника організації, його офіційний статус, встановлює функції, права, обов’язки й відповідальність співробітника.

Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності працівника, тому в них допускають уточнювати перелік робіт, які властиві відповідній посаді в конкретних організаційно-технічних умовах.

Посадові інструкції розробляє служба персоналу організації (відділ кадрів), узгоджує з юрисконсультом, а потім її затверджує керівник організації. Після затвердження її доводять до виконавця (працівника) шляхом проставлення ознайомлювальної візи.

Розробляючи її, роботодавцеві слід спиратися на Положення про структурний підрозділ організації. Посадова інструкція й Положення про структурний підрозділ є взаємозалежними документами, які доповнюють один одного. Цей взаємозв’язок полягає в тому, що обов’язки кожного працівника випливають із завдань і функцій самого структурного підрозділу організації.

Посадові інструкції складаються із таких розділів: „Загальні положення”, „Повинен знати”, „Кваліфікаційні вимоги”, „Функції”, „Завдання та обов’язки”, „Права”, „Відповідальність” та „Взаємовідносини (зв’язки) за посадою”.

1. Розділ „Загальні положення” – містить основні дані про посаду, зокрема сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, наявність підлеглих, порядок заміщення на період тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини). Крім того, тут подають такі підрозділи, як:

- „Кваліфікаційні вимоги” – норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду (стажу роботи за фахом), достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою;

- „Повинен знати” – вимоги до спеціальних знань, а також перелік основних законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Вимоги до кваліфікації секретаря й до наявності спеціальних знань установлюють у посадовій інструкції на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Вимоги до кваліфікації кандидата на посаду референта визначають за такими напрямами:

- рівень освіти (початкова професійна, середня (повна) загальна, вища);

- практичний досвід роботи на цій посаді (стаж роботи).

Від референта вимагають вищої освіти. У деяких організаціях залежно від специфіки роботи й інших обставин до секретарів можуть ставити й підвищені вимоги, наприклад, знання однієї або декількох іноземних мов. Секретар керівника обов’язково повинен мати вищу професійну освіту без стажу роботи або середню професійну освіту й стаж роботи зі спеціальності не менш двох років.

Щоб виконувати свої обов’язки, секретар повинен як мінімум знати:

- законодавчі й нормативні правові акти, нормативно-методичні документи з ведення діловодства;

- основи трудового законодавства;

- стандарти системи організаційно-розпорядницької документації;

- організацію й технологію документаційного забезпечення керування;

- структуру й керівний склад організації і його структурних підрозділів;

- правила орфографії й пунктуації;

- архівну справу;

- машинопис;

- правила складання ділових листів з використанням типових форм;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила й норми охорони праці.

Секретар безпосередньо підкоряється керівникові організації або структурного підрозділу. За відсутності секретаря його обов’язки виконує особа, призначена у встановленому порядку.

2. Розділ „Функції” – визначає самостійну ділянку роботи, закріплену за референтом відповідно до Положення про підрозділ, а також перелік видів робіт (операцій), що складають окремі функції, наприклад, реєстрація документів може складатися з таких робіт, як заповнення карток, ведення картотеки, видання довідок тощо. Види робіт визначають за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).

3. Розділ „Завдання та обов’язки” – визначає конкретні обов’язки, які виконує референт, зокрема як загальні, властиві для всіх секретарів (наприклад, організація прийому відвідувачів, ведення телефонних переговорів), так і спеціальні, виконання яких необхідне тільки цьому секретареві (наприклад, ученому секретареві – підготовка пропозицій до планів видання наукових праць). Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

Що стосується посадових обов’язків референта, то в першу чергу він здійснює роботу з організаційно-технічного забезпечення діяльності керівника організації або структурного підрозділу, приймає кореспонденцію, що надходить на ім’я керівника, після розгляду якої передає її в підрозділи або конкретних виконавців для використання в процесі їхньої роботи або підготовки відповіді.

Серед посадових обов’язків секретаря керівника можна виділити:

- ведення діловодства;

- використання комп’ютерної техніки для збирання, опрацювання й надання інформації для підготовки й прийняття рішень;

- передання й прийом інформації із приймально-переговорних пристроїв (наприклад, телефоном, факсом, телефаксом) і своєчасне доведення до відома керівництва інформації, отриманої каналами зв’язку;

- організація телефонних переговорів керівника;

- прийом документів на підпис керівника;

- забезпечення робочого місця керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки;

- за дорученням керівника передрукування документів;

- організація прийому відвідувачів;

- виконання окремих службових доручень керівника.

Посадові обов’язки деяких категорій секретарів можуть бути доповнені окремими положеннями. Наприклад, секретар навчальної частини може оформляти особові справи учнів (студентів), вести протоколи приймальної комісії, книги видачі дипломів і дублікатів дипломів та посвідчень, алфавітну книгу учнів (студентів), облік годин навчальної роботи викладачів і відвідуваності занять учнями, опрацьовувати й оформляти передання особових справ учнів в архів, оформляти студентські квитки, готувати журнали навчальних занять. Секретар керівника здійснює контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів і розпоряджень, а також за дотриманням строків виконання усних доручень керівника, узятих на контроль; веде контрольно-реєстраційну картотеку.

У зв’язку із удосконаленням організації праці, впровадженням новітніх технічних засобів, збільшенням обсягу виконуваних робіт коло посадових обов’язків секретаря порівняно з обов’язками, установленими кваліфікаційними характеристиками, може значно збільшитися. Тоді секретареві може бути доручене виконання посадових обов’язків, передбачених кваліфікаційними характеристиками інших однорідних посад, але сама робота не вимагає іншої спеціальності, кваліфікації або зміни посадового найменування. Іноді, щоб виконувати свої службові обов’язки, секретареві необхідні спеціальні знання в різних сферах діяльності, наявність яких відіграє суттєву роль під час вибору кандидата на цю посаду. Так, наприклад, секретар незрячого фахівця повинен знати рельєфно-крапковий шрифт Брайля й брайлівський машинопис.

4. Розділ „Права” – визначають і наводять делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких працівник має забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Зміст аналізованого розділу прямо залежить від функцій конкретного референта. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов’язки з представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо.

Як правило, секретареві надають такі права:

- ознайомлюватися із проектами рішень керівництва організації або установи, які безпосередньо стосуються його діяльності;

- одержувати іншу інформацію й документи, необхідні для здійснення своєї діяльності;

- подавати на розгляд керівництва в межах своїх повноважень пропозиції щодо вдосконалення як своєї діяльності, так і діяльності організації загалом, пропонувати способи усунення наявних недоліків;

- запитувати інформацію й документи, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків;

- вимагати від керівництва сприяти у виконанні своїх посадових обов’язків і прав.

Крім того, секретареві може бути надане право приймати в межах своїх повноважень рішення, контролювати порядок оформлення документів тощо. Ученому секретареві може бути надане право залучати фахівців структурних підрозділів до рішення завдань, покладених на нього.

5. Розділ „Відповідальність” – містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, зміст і форми відповідальності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил з охорони праці тощо. За цією підставою референт несе відповідальність у межах, які визначено в трудовому законодавстві України.

Іншою підставою відповідальності є учинення в процесі здійснення його діяльності правопорушення – за цією підставою секретар несе відповідальність у межах, які визначено в адміністративному, кримінальному й цивільному законодавстві України.

У посадовій інструкції секретаря може бути встановлена така відповідальність секретаря:

а) кримінальна;

б) адміністративна;

в) дисциплінарна;

г) матеріальна.

За заподіяння матеріальних збитків секретар несе відповідальність у межах, які визначено трудовим, кримінальним і цивільним законодавством України. Якщо працівника притягнено до матеріальної відповідальності в межах, визначених трудовим законодавством, то він зобов’язаний відшкодувати роботодавцеві заподіяний йому прямий дійсний збиток (прямий дійсний збиток – реальне зменшення наявного майна роботодавця або погіршення стану зазначеного майна (зокрема і майна третіх осіб, що перебуває в роботодавця, якщо роботодавець відповідає за схоронність цього майна), а також необхідність для роботодавця витратити або здійснити зайві виплати на придбання або відновлення майна). Секретар несе матеріальну відповідальність як за прямий дійсний збиток, який він безпосередньо заподіяв роботодавцеві, так і за збиток, що виник у роботодавця в результаті відшкодування їм збитку іншим особам.

Кримінальна відповідальність секретаря виникає за здійснення правопорушення, передбаченого Кримінальним кодексом України.

Адміністративна відповідальність – за здійснення адміністративного правопорушення, зазначеного в Кодексі України про адміністративні правопорушення.

Незважаючи на те, що міри відповідальності встановлюють відповідно до чинного законодавства, необхідно також ураховувати й специфіку роботи організації.

Посадова інструкція може бути доповнена розділом „Взаємовідносини (зв’язки за посадою)”.

6. Розділ „Взаємовідносини (зв’язки) за посадою” – визначають коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.

Крім загальноприйнятої структури, у посадову інструкцію можуть включати нові розділи, наприклад, „Особистісні якості секретаря, необхідні йому під час виконання своїх функцій” або „Організація робочого місця й оптимальні умови праці”.

Посадові інструкції не є постійними за змістом, їх з часом можна змінювати й доповнювати. Всі суттєві зміни відносно прав й обов’язків працівника вносять у такі інструкції тільки на підставі наказу керівника організації.

Посадова інструкція референта має дуже велике значення. Вона насамперед необхідна, щоб уникнути порушень трудового законодавства та конкретизувати обов’язки працівника, тому що містить основні вимоги, які ставлять до працівника щодо спеціальних знань, знань законодавства, певних методів і засобів, які він повинен уміти застосовувати, виконуючи свої посадові обов’язки. На посадову інструкцію спираються в разі виникнення конфліктних ситуацій у трудових правовідносинах: вона захищає працівника, оскільки фактично розподіляє трудові обов’язки між всіма працівниками організації.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (контракт) для кожної посади, зокрема і референта.