Основні коректурні знаки

При виправленні тексту використовуються такі затверджені ДСТ коректурні знаки, які повторюють на полях сторінки:

1. Абзацний відступ – 1,25 см. Абзацування автоматичне. Не припустиме створення абзацного відступу за допомогою клавіші Tab або знаків пропуску.

2. Текст вирівнюють по ширині.

3. Не допускається заміна тире знаком дефіса й навпаки.

4. Для позначення діапазону років, століть використовують знак тире без пропусків ліворуч і праворуч (якщо діапазон зазначено лише цифрами), наприклад: 1997–2000 роки, ХІ–ХІІІ століття. Але: ХІХ – перша половина ХХ століття.

5. Цитати, назви творів тощо брати в лапки «», для внутрішньоцитатного виділення використовувати лапки „”.

6. Слова друкувати без переносів.

7. Усі скорочення в тексті: ініціали та прізвище (І. І. Іваненко), і т. д., і т. п., й ін., та ін., с. – друкувати через нерозривний проміжок (одночасне натискання клавіш Shift + Ctrl + „Проміжок”).

5. Спічрайтерська діяльність у роботі секретаря-референта

Спічрайтерська діяльність (від англ. speech «промова» і wrіter «письменник, автор») – підготовка й написання промов, доповідей, звітів, тобто текстів для письмових жанрів та текстів для усних виступів перед аудиторією (публічних виступів).

Спічрайтер – це людина, що складає промову, доповідь, звіт і виконує інші більш-менш творчі роботи досить великого обсягу для кого-небудь.

Спічрайтер приймає письмове замовлення на виконання подібної роботи й складає запитувану інформацію, структура й стиль якої відповідають замовленню. Референт є спічрайтером для свого керівника – це одна з найважливіших його функцій.

Секретар-референт за дорученням керівника може готувати тексти таких документів:

а) письмових жанрів:

- аналітичний огляд;

- звіт;

- програма наради (конференції);

- сценарій урочистого заходу;

- проспект;

- тексти презентацій;

- перспективний план;

- вітальна адреса тощо;

б) усно-письмових жанрів:

- матеріали до доповіді;

- доповіді різного характеру (річний звіт, звітна доповідь);

- промови.

Етапи роботи референта в підготовці письмових замовлень:

- одержання замовлення на роботу й обумовлення умов її виконання;

- дослідження теми розробки;

- збирання матеріалу для роботи;

- опрацювання зібраного матеріалу;

- написання роботи.

І. Первісна взаємодія із замовником роботи

Перший етап роботи референта над замовленою роботою – одержання замовлення на роботу й обумовлення умов її виконання. Референт і керівник домовляються за такими позиціями:

1. Керівник визначає жанр роботи (доповідь, матеріали до доповіді, довідка й ін.). Якщо жанр не сформульований або сформульований невиразно (мені потрібні такі-то відомості для того-то) або неправильно, то слід уточнити його формулювання.

2. Якщо керівник не пояснює, для чого призначена робота, референт повинен цим поцікавитися, тому що її конкретна адреса (для внутрішнього користування, для вищої організації й ін.) обумовлює певні правила її виконання.

3. Дуже важливо уявляти собі обсяг замовленої роботи (як передбачуваний формальний обсяг у друкованих аркушах, так і обсяг роботи, яку слід затратити). Референт на відміну від керівника повинен мати про це певне уявлення: знаючи приблизний обсяг роботи (кілька друкованих сторінок, один друкований аркуш тощо) і джерела, якими можна скористатися, референт зможе розраховувати термін виконання роботи, кількість помічників, можливість поєднання завдання з іншою роботою. Формальний обсяг може бути вільним (незаданим) або фіксованим (заданим); в останньому випадку необхідно з’ясувати, чи можна його перевищити або зменшити.

4. Необхідно встановити термін подання роботи. Якщо він не є певним, конкретним (через два-три тижні, місяців через півтора), то референт визначає його по максимуму. Якщо призначуваний термін не відповідає обсягу роботи, то референт повинен наполягти, щоб його відсунули на пізніший час; можна запросити час виконання трохи більший, ніж реальний, але не занадто завищувати його, намагаючись, однак, виконати роботу раніше. Якщо термін пересунути неможливо, потрібно погодитися із установленим терміном, але попросити в керівника установи (підприємства, організації) про сприяння (це можна зробити й у процесі виконання роботи).

5. Референт повинен визначити технічний бік виконання роботи: перебування за робочим столом і використання наявних в установі матеріалів; робота в бібліотеці іншої установи; робота в архівах; робота зі співробітниками суміжних аналогічних або інших установ та організацій міста; поїздки у відрядження; проведення анкетних опитувань тощо. Залежно від ступеня складності завдання і його специфіки обумовлюють ті або інші умови, наприклад організацію відрядження, сприяння керівника у наданні документації або іншої інформації іншими установами.

6. Потрібно погодити з керівником точний напрям (навіть спрямованість) роботи, її мету, призначення, тобто домовитися (поки попередньо), про що писати. Це не завжди буває зрозуміло за наявності формулювання теми. Іноді керівник не формулює тему, а позначає лише загальний напрям роботи. Іноді і керівникові, і референтові спочатку недостатньо зрозумілий напрям роботи, оскільки її концепція й складові структурні частини, масштаб розроблення теми мають виявитися лише в процесі дослідження – це теж обумовлюють, але концептуальні питання все-таки обумовлюють із керівником і намічають якісь погоджені попередні рішення. Подібний творчий контакт, звичайно, слід підтримувати й пізніше, особливо коли спічрайтер дійшов висновку про необхідність звуження або розширення спочатку наміченого масштабу розроблення теми.

Спрямованість змісту (на відміну від його напряму) – це певна заданість змісту, методів і висновків роботи. Наприклад, було поставлено завдання показати у звіті, що в установі або навіть в області все добре, хоча це не так. Що повинен у таких випадках робити референт-спічрайтер? Він повинен постаратися виконати це завдання, навіть якщо дотримується інших переконань, – адже він не керівник, а підлеглий, який виконує свої службові обов’язки. Однак якщо отримані вказівки явно не відповідають реальним даним, результатам проведеного дослідження (а не просто переконанням референта), суперечать загальновідомим фактам, то референт зобов’язаний (це теж входить у його посадові обов’язки) повідомити про це керівника, переконати його не подавати на суд громадськості роботу з явно упередженою спрямованістю. У цьому разі треба прагнути досягти концептуального компромісу, усунути очевидну необ’єктивність.

Усі важливі моменти попередньої бесіди з керівником референт повинен стисло записувати в робочий зошит і звіряти з ними свої подальші дії.