4. Редагування в роботі секретаря-референта

Редагування (від лат. redactus – упорядкований) – це творчий процес оброблення рукопису, підготовки його до набору й друкування.

Редактор має бути ерудованою людиною, бездоганно грамотною, володіти не тільки глибокими знаннями, але й гарним смаком.

Навички редакторської роботи необхідні всім, хто має справу з підготовкою ділових паперів, тому в теорії й практиці референтської діяльності редагуванню приділяють чималу увагу.

Редагування службових (управлінських) документів має низку особливостей, оскільки вони здебільшого складаються відповідно до стандартів. Обсяг, внутрішня структура, загальна форма, стиль документів не допускають значних відхилень від загальноприйнятого стандарту.

Редагування документів – це аналіз тексту, уточнення й перевірка всіх відомостей, які в ньому наведено, усунення помилок, приведення стилю й форми викладу матеріалу у відповідність до вимог, які висувають перед такими документами.

Редакторська робота завжди унікальна: один текст вимагає повної переробки, а в іншому досить виправити друкарські помилки. Тому, одержуючи від керівника завдання, референт повинен чітко визначити свої завдання й ступінь участі в цій роботі. Його мета – допомогти керівникові точно й чітко скласти документ, а не підмінювати керівника, який добре уявляє собі мету й необхідність створення того чи іншого документа.

Людині, що виконує редакторську роботу, потрібна багатоаспектна підготовка. Бездумне застосування навіть найглибших і досконалих знань нерідко приводить до подібних казусів. Потрібно чітко уявляти собі призначення тексту, що редагується, і мовні засоби, які слід використовувати з урахуванням цього призначення. Референтові керівника, який найчастіше має справу з документами, необхідно насамперед удосконалювати знання з офіційної лексики й стилістики ділової мови.

Методика й техніка редагування

Редагування – процес творчий, оскільки не можна редагувати всі тексти механічно, за шаблоном – треба враховувати їхнє різноманіття. Проте існують загальні правила редагування:

1. Робота над текстом починається з його прочитання – необхідно ознайомитися з текстом цілком, зрозуміти його завдання, відзначити переваги й недоліки. При першому читанні можна лише робити позначки на полях.

2. Оскільки ви є редактором, а не автором тексту, намагайтеся обмежитися мінімумом виправлень, щоб якомога менше віддалятися від авторського тексту.

3. Продумайте послідовність роботи; з’ясуйте причини недоліків тексту; уточніть види виправлень, які доведеться використовувати залежно від вказівок керівника, – повністю переробити текст, скоротити його або тільки виправити друкарські помилки (рос. опечатки);

4. Редакторське виправлення не має спотворювати авторський зміст, логіку викладу, тому кожну виправлену фразу необхідно читати в контексті.

5. Усі зміни слід робити ручкою, а не олівцем, закреслюючи помилкові знаки тонкою горизонтальною рискою та вписуючи над ними правильні, а не виправляючи букви безпосередньо в слові – щоб уникнути пропуску виправлення при наборі тексту.

6. Усі виправлення повинні бути написані розбірливим почерком.

7. Якщо текст потребує значного редагування, зауваження доцільно записувати на окремому аркуші паперу, щоб не захаращувати виправленнями оригінал. Великі вставки й виправлення вписують на полях або окремій сторінці, а не між рядків.

8. Викреслюючи текст, робіть це акуратно; останнє слово перед фрагментом, що викреслюється, слід з’єднати стрілкою з першим словом після цього фрагмента.

9. Усі суттєві виправлення необхідно погоджувати з автором або керівником.

10. Відредагований текст підлягає обов’язковому вичитуванню.