Іv. Досьє та прес-реліз

Досьє – це складений за певним планом вторинний аналітичний документ, що містить розгорнуту характеристику об’єкта (окремої особи, організації, товари чи послуги тощо).

Зміст досьє залежить від того, що є об’єктом:

1. Досьє на особу містить таку інформацію:

- прізвище, ім’я та по батькові;

- науковий ступінь, вчене звання, нагороди;

- місце роботи, посада;

- рік народження;

- біографічні дані;

- рівень освіти, знання мов;

- напрями діяльності;

- публікації, винаходи;

- членство в організаціях, редакціях, радах, спілках;

- риси характеру, інтереси, звички, смаки;

- політичні переконання;

- сімейний стан;

- джерела поданих відомостей.

2. Досьє на фірму містить таку інформацію:

- повна назва організації;

- рік заснування;

- адресні дані;

- юридична особа;

- номер і дата видачі ліцензії;

- сфера діяльності;

- товари, які виробляє фірма / послуги, які надає фірма;

- обсяг виробництва або торговельний оборот, фінансове становище, портфель замовлень;

- умови продажу товарів або надання послуг;

- ділові партнери;

- відгуки про цю організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості);

- членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях;

- добродійна діяльність;

- джерела поданої інформації.

Роботу зі створення досьє починають зі складання плану-макету. Зазвичай їх оформлюють як довідки про фірму партнера та її представників.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернету тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Складання таких досьє є загальноприйнятою міжнародною практикою. Закордонні фірми направляють відомості про партнерів у приватні й державні інформаційні агентства, послугами яких широко користуються компанії багатьох країн.

Прес-реліз – стисле офіційне повідомлення (листівка, спеціальний бюлетень або брошура) для преси про якусь важливу подію (наприклад, про діяльність фірми, історію її створення, успіхи та досягнення).

Зазвичай прес-реліз роздають на прес-конференції учасникам, але нерідко практикується розсилання прес-релізу наперед в оформленому вигляді до видавництв. Журналісти використовують прес-релізи як готовий матеріал для своїх газет (після редагування).

До прес-релізів висувають такі вимоги:

- зацікавленість споживачем (інформативність);

- змістовність (інформаційна місткість);

- яскравість у рекламному оточенні (контрастність);

- виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

- запам’ятовуваність (вторинна фіксація уваги – зворотна інформація);

- вчасність – необхідність для певних споживачів у потрібний час.

Реквізити прес-релізу:

1. Адресат (у стовпчик праворуч; може зазначатися або не зазначатися, наприклад: «У редакцію газети…»).

2. Назва документа (Прес-реліз).

3. Заголовок до тексту (тема повідомлення) – по центру під назвою документа; може зазначатися або не зазначатися.

4. Текст.

5. Дата розсилання прес-релізу.

6. Підпис / підписи (керівника, прес-секретаря).

7. Адреса і телефон відправника (щоб у разі потреби надати додаткову інформацію).

Правила написання текстової частини прес-релізу:

1. Текст починається з формулювання мети – це початкова фраза, яка має бути стислим викладом усього прес-релізу, вона повинна містити найважливішу інформацію повідомлення в кількох вступних рядках. Формулюючи мету, слід пам’ятати п’ять основних питань: хто? що? де? коли? чому? – і відповісти на них.

2. Текст має бути стислим, достовірним та конкретним.

3. Якщо прес-реліз за обсягом перевищує дві сторінки, бажано робити підзаголовки до головних питань (пунктів).

4. Текст викладати від третьої особи, наприклад: «Фірма почала свою історію в…», а не «Ми почали свою діяльність у…».

5. Повідомляти тільки нові факти про комерційну діяльність, які не публікувалися ні у вітчизняній, ні в зарубіжній пресі.

6. Відображати в заголовку найбільш важливу думку прес-релізу, наприклад, так: «Після запуску продукції в серійне виробництво, продаж збільшився в… разів».

7. Виклад інформації повинен бути послідовним за принципом хронологічного зростання, а частини тексту логічні пов’язані між собою.

8. Наприкінці прес-релізу вказувати реквізити організації або контактний телефон, за яким можна, у випадку необхідності, отримати додаткову інформацію з певного питання.

Якщо можна (якщо потрібно), рекомендують готувати для кожного видавничого органу спеціально відредагований для нього текст і супроводжувати його позначкою: «Безпосередньо для…». Щоб такий засіб був ефективним, тексти мають суттєво відрізнятися один від одного, особливо окремими даними, не порушуючи при цьому загального спрямування суті діяльності фірми.

Обсяг прес-релізу не повинен перевищувати трьох сторінок машинописного тексту (60 знаків в одному рядку через 2 інтервали, 27 рядків на одній сторінці). Прес-реліз рекомендують друкувати через півтора інтервалу, оскільки це полегшує роботу журналіста з текстом.

Якщо до прес-релізу додають фотографії, то вони повинні бути чорно-білими (в окремих випадках – кольорові) на глянцевому папері розміром 12х18 чи 18х24 см. Фотознімки слід супроводжувати детальними підписами (посилання на фотографії в тексті робити не потрібно).

Після того як прес-реліз надіслано до редакції, варто зателефонувати згодом (скажімо, наступного дня) для того, щоб дізнатися, чи було його прочитано і який журналіст відповідальний за його подальшу долю.