
- •Теорія і практика референтської діяльності Література до курсу:
- •Предмет і завдання курсу
- •Сутність референтської діяльності
- •1. Поняття референтської діяльності
- •2. Секретар і референт як представники секретарської професії
- •3. Категорії секретарів. Секретар-референт як посада і професія
- •Правові основи діяльності секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта
- •2. Функції та посадові обов’язки секретаря-референта
- •3. Регламентація посадових обов’язків секретаря-референта
- •Сучасні вимоги до секретаря-референта
- •4. Професійні вимоги до секретаря-референта
- •І. Професійні знання й навички секретаря-референта
- •Іі. Ділові й особисті якості секретаря-референта
- •Ділові якості секретаря-референта:
- •Особисті якості секретаря-референта
- •5. Європейські вимоги до кваліфікації секретаря
- •Щаблі кар’єри й підвищення кваліфікації секретаря
- •Працевлаштування на посаду секретаря-референта
- •1. Пошук вакансій на посаду секретаря-референта
- •2. Резюме на посаду секретаря-референта. Рекомендаційні й супровідні листи
- •Рекомендації до складання резюме на посаду секретаря-референта:
- •Оформлення резюме:
- •Стиль резюме:
- •Мова резюме:
- •Відсилання резюме:
- •Рекомендаційні й супровідні листи
- •3. Співбесіда з кандидатом на посаду секретаря-референта
- •І. Підготовка до зустрічі з роботодавцем
- •Моменти, на які слід звернути особливу увагу, готуючись до співбесіди:
- •4. Відповіді на можливі запитання.
- •Іі. Прихід на співбесіду
- •Ііі. Питання роботодавця здобувачеві
- •Іv. Відповіді здобувача на питання роботодавця
- •V. Питання здобувача роботодавцеві
- •Vі. „Стресове” інтерв’ю
- •Vіі. Манера поведінки
- •4. Оформлення трудових відносин
- •Адаптація до роботи секретаря-референта
- •1. Приймання-передавання справ
- •2. Адаптація до роботи секретаря-референта. Поняття корпоративної культури
- •Формальні характеристики організаційної (корпоративної) культури:
- •3. Налагодження стосунків з керівником організації
- •1. Як в організації прийнято відповідати на телефонні дзвінки й представляти фірму по телефону?
- •8. Про візити важливих відвідувачів.
- •9. Про зв’язок із керівником у разі його відсутності (якщо керівник залишає офіс).
- •10. Як буде організовано прийом відвідувачів? Чи буде спеціально відведено день для прийому співробітників з особистих питань?
- •11. Які побажання керівника щодо подавання чаю або кави?
- •13. Яка тривалість робочого дня секретаря?
- •14. Чи хтось представить секретаря колективу (керівник, директор з персоналу), чи йому доведеться це зробити самостійно в робочому порядку?
- •Налагодження стосунків із новим керівником
- •Стиль відносин секретаря-референта із керівником
- •4. Налагодження стосунків з колегами по роботі
- •14. Не просіть й не давайте грошей у борг.
- •5. Імідж секретаря-референта
- •І. Основна зона робочого місця секретаря-референта
- •Іі. Зона обслуговування відвідувачів
- •Ііі. Допоміжна зона робочого місця секретаря референта
- •2. Ергономічні та санітарно-гігієнічні вимоги до робочого місця секретаря-референта
- •3. Робочий архів секретаря-референта
- •4. Технічні засоби у секретарській справі
- •Організація робочого часу секретаря-референта
- •1. Планування робочого часу секретаря-референта
- •І. Планування
- •Іі. Оптимальний ритм роботи
- •Ііі. Урахування режиму праці й відпочинку
- •2. Приблизна схема робочого дня референта і. Перша половина робочого дня
- •Іі. Друга половина робочого дня
- •Ііі. Кінець робочого дня
- •Референтські функції у роботі секретаря-референта
- •1. Загальне поняття про референтські функції секретаря-референта
- •2. Пошук й опрацювання необхідної керівникові інформації
- •3. Реферування в роботі секретаря-референта
- •Методика реферування документів
- •Етапи процесу реферування:
- •Методи відбирання інформації:
- •Методи подання інформації:
- •І. Реферат
- •1. За метою реферування (за ступенем повноти викладу змісту):
- •2. За кількістю реферованих документів:
- •3. За читацькою адресою реферату (за призначенням):
- •Вимоги до складання реферату:
- •5. Відповідність мовним нормам.
- •Структура реферату:
- •Методика реферування одного джерела (реферат-конспект / реферат-резюме):
- •Методика реферування кількох джерел (реферат-огляд):
- •Іі. Рецензія та відгук
- •Типовий план для складання рецензії та відгуку:
- •Iіі. Огляд
- •Іv. Досьє та прес-реліз
- •4. Редагування в роботі секретаря-референта
- •Методика й техніка редагування
- •Види правок
- •Основні коректурні знаки
- •5. Спічрайтерська діяльність у роботі секретаря-референта
- •І. Первісна взаємодія із замовником роботи
- •Іі. Дослідження теми
- •Загальні ознаки високої якості й типові недоліки письмової роботи науково-ділового й ділового характеру
- •Ііі. Сбор материала для работы
- •IV. Обработка собранного материала
- •V. Техника (методика) написания работы
- •Стиль письменной работы
- •5.1. Особливості підготовки текстів письмових жанрів Характеристика отдельных письменных жанров
- •5.2. Особливості підготовки текстів усних жанрів. Промова для керівника
- •Виды речи
- •А. Цель и содержание речи
- •Б. О структуре (построении) речи
- •В. О фигурах речи
- •Г. Запоминание и произнесение речи
- •Д. Типичные недостатки ораторской речи
- •Е. Особенности личности руководителя и подготовка речи для него
Структура реферату:
Відповідно до стандарту структура реферату складається із трьох частин:
1) заголовна – бібліографічний опис джерела;
2) власне реферативна – головний структурний елемент реферату, подає основну інформацію про зміст документа: вступ, основна частина, висновок;
3) довідкова (довідковий апарат) – відомості, які додатково характеризують первинний документ: класифікаційні індекси; шифр (номер) реферату; відомості про кількість ілюстрацій, таблиць, схем у тексті первинного документа; про наявність бібліографічних списків та посилань; примітки референта або редактора; прізвище референта або назва установи, де складено реферат.
Композиційно текст реферату складається із трьох логічно пов’язаних частин:
1. Вступ – подають:
а) бібліографічний опис – стислі відомості про автора (автор, назва, вихідні дані);
б) загальну характеристику документа й характеристику використовуваних автором матеріалів, зокрема:
- стисло викладають тему джерела й мотиви вибору теми, аспекти, на яких автор акцентує увагу, методи його роботи тощо. Використовують такі вислови: «Стаття (книга, монографія й ін.) присвячена… (актуальній темі, проблемі, питанню)… / висвітлює… / становить виклад (опис, аналіз, огляд)…»;
- характеризують композицію джерела – вказують кількість і найменування структурних частин джерела (звичайно книги). Використовують такі вислови: «Стаття (книга) складається з… (трьох розділів і т.п.)», «Стаття (книга) містить…» тощо.
2. Основна частина (описова) – викладають фундаментальні положення тексту, зокрема:
а) подають конкретні результати та висновки автора. Їх можна наводити:
- відповідно до композиції джерела – за його основними або навіть більш дрібними рубриками;
- конспективно, без вказівки назви рубрик;
- фрагментарно (якщо реферують багатоаспектне джерело);
- аналітично (за планом референта) тощо.
Використовують такі вислови: «У вступі автор вказує / зазначає, що…», «У першому розділі висвітлено…», «Другий розділ присвячений (містить)…», «У третьому розділі…», «У висновках вказано (відзначено), що…», «Автор відзначає (зазначає, вказує, підкреслює, констатує, формулює)…», «Автор висвітлює (теорію, методику, хід та результати, перспективи…), викладає (теорію, концепцію, погляди, аргументи на користь, контраргументи…), обґрунтовує (теорію, тезу, погляди науковців, концепцію, своє розуміння…), характеризує (сутність, сучасний етап, значення, особливості, зміст, причини…), відслідковує (процес, факти, можливості, умови…), наводить (теорію, загальну характеристику, результати, аналіз, тлумачення, дефініцію, приклади…)», «Автор пропонує (нові підходи, шляхи розв’язання проблеми, класифікацію, рекомендації…), доводить (тезу, актуальність, правомірність, справедливість твердження, гіпотезу…), спростовує (тезу, погляд, точку зору, висновок, гіпотезу…), підтримує (версію, точку зору, концепцію, доктрину, класифікацію, позицію…)»,», «Автор аналізує (сутність та форми, різні точки зору, результати, механізми, природу, коло проблем…), досліджує (проблему, низку проблем, процес, функції, стан…), розглядає (проблему, особливості, ознаки, структуру, основні принципи, засади, шляхи розв’язання, механізм…), з’ясовує (причини, сутність, особливості, умови, місце та роль, закономірності…), «Автор встановлює / виявляє (закономірність, тенденцію, необ’єктивність, неправомірність…)», «Автор порівнює / зіставляє (одержані дані, поняття, позиції, різні точки зору / погляди, результати дослідження, наукові концепції, особливості…), узагальнює (досвід, висновки, результати, матеріали, дані…), «Автор робить висновок, що…», «На думку автора…» тощо;
б) відзначають наявність ілюстрацій, малюнків, таблиць, інших наочних матеріалів. Використовують такі вислови: «Свої міркування автор ілюструє конкретними фактами й прикладами, наводить малюнки, фотографії, таблиці…» тощо.
3. Висновок – відзначають значущість роботи, зокрема подають:
- узагальнення, резюме, висновки;
- відомості про додатки до джерела, укладачів бібліографічних матеріалів та інші дані, які, на думку референта, є необхідними. Наприклад, вказують, для кого призначений текст. Використовують такі вислови: «Стаття призначена для фахівців в галузі…», «Стаття становить інтерес для… (широкого кола читачів)» тощо.
До композиції більшості рефератів, у тому числі авторефератів, за сучасними вимогами входять ключові слова – основні наукові терміни та терміносполуки, які відбивають основні наукові поняття реферованого джерела та логіку викладу матеріалу.
Для складання анотації або реферату необхідно:
1) виділити в кожному абзаці ключові слова (у наведеному тексті ключові слова підкреслені);
2) визначити тему тексту – це те, чому приділена найбільша увага в тексті. Тема цього тексту – різні ролі, які відіграє та сама людина у своєму житті;
3) скласти план тексту за абзацами з опорою на ключові слова. План для складання анотації повинен містити називні речення, для реферату – двоскладні речення.
Сформульовані пункти плану називають проблеми, які розглянуто в тексті. Проблема – це питання, що вимагає розв’язання або висвітлення та яке автор безпосередньо розглядає у тексті. Сукупність проблем, розглянутих у тексті, становить його проблематику. Таким чином, ми визначили проблематику тексту;
4) скласти текст анотації за схемою, перерахувавши в його основній частині всі пункти складеного плану (тобто проблематику тексту);
5) скласти текст реферату за схемою, використавши в його основній частині всі пункти плану, причому кожний пункт повинен бути конкретизований на основі ключових слів. У наведеному зразку реферату пункти плану виділені напівжирним шрифтом, а конкретизувальні частини – курсивом.
Отже, реферування – це інтелектуальний творчий процес, що потребує осмислення, аналітико-синтетичної переробки інформації та створення нового документа – реферату, котрий має специфічну мовно-стилістичну форму.
Розглянемо як приклад такий текст.
РОЛИ И ЯРЛЫКИ
В жизни мы играем множество ролей и подаем людям различные образы самих себя, в зависимости от того, с кем общаемся. Лев — тиран на работе — часто играет роль тихой мышки дома с женой.
Подавая себя другим людям, вы «наклеиваете» на себя ярлыки с названием этих ролей. Иногда эти ярлыки ограничивают вашу приспособляемость. Женщине, которая всегда говорит детским голосом с придыханиями, будет очень трудно влиять на других людей, если на работе она занимает руководящее положение. Мужчине, облаченному в «униформу», состоящую из строгого костюма и полосатой рубашки, едва ли удастся убедить своего сына-подростка, у которого возникли проблемы, что он сможет его понять.
Роли, которые мы берем на себя, чаще всего связаны с ответственностью. Некоторые люди постоянно берут на себя больше, чем смогут одолеть, для того чтобы ублажить других людей. Другие любят играть роль лидера, потому что это укрепляет их независимость и индивидуальность. И наоборот, не желая проявлять свою независимость, вы можете избегать ответственности. Не исключено, что вы не хотите утверждать свою авторитарность, потому что не хотите выделяться и обижать тем самым других людей. Люди избегают ответственности также и потому, что не хотят быть как все, а хотят показать себя независимым, свободомыслящим, вольнолюбивым индивидуумом.
Ваш общий имидж является отражением этих ролей и того, насколько удачно вы с ними справляетесь. Некоторые из этих ролей навязаны вам с рождения: ваша раса, пол, возраст, физические характеристики, ваше место в семье. Другие роли вы создавали сами в процессе общественного и профессионального развития. У вас могут быть определенные роли, имеющие явные обозначения: например, название выполняемой вами работы — директор, учитель, писатель. Ваши увлечения дополняют эти обозначения: например, футболист, любитель читать, любитель смотреть телевизор и т.д. Если вы живете с другими людьми, то вы играете определенную роль в этой структуре, например роль матери, иждивенца, кормильца, любовника, мужа.
Все эти роли мы должны наделять определенными характеристиками. Руководитель должен уметь управлять людьми, считаться с их мнением, вдохновлять тех, кто работает под его началом. У футболиста должно быть сильно развито чувство локтя, он должен обладать духом соперничества и быть физически сильным.
Мы «приклеиваем» к себе ярлыки и изнутри. В главе о критике я описывала общераспространенную тенденцию — тенденцию к самокритике. Наши внутренние голоса повторяют те установки, которые дали нам другие люди, большинство из них навязаны нам нашими родителями. Этими установками могут быть или утверждения, например «ты ленивый» или «ты очень привлекательная», или команды «никогда не говори с незнакомыми людьми», или «жизнь — это трудная борьба». Так как мы постоянно слышим эти установки, особенно в годы формирования личности, они прочно «приклеиваются» к нам. Некоторые из них напрямую отражаются в том образе, который мы подаем окружающим. Едва ли стоит говорить о том, что тот, кому постоянно говорили «ты слишком толстый, тебе надо худеть», обычно всем своим видом, своим «языком тела» пытается стушеваться и как бы извиняется за свою фигуру. Тому, кому постоянно твердили «замолчи, ты мне действуешь на нервы», будет трудно общаться с незнакомыми людьми, он всегда будет испытывать чувство неловкости.
План тексту:
План для составления аннотации (назывные предложения) |
План для составления реферата (двусоставные предложения) |
1. Различные роли, которые человек играет в жизни. |
1. Люди в жизни играют множество различных ролей. |
2. Ограничения, которые накладывают ярлыки этих ролей на поступки человека. |
2. Ярлыки ролей накладывают определенные ограничения на поступки человека. |
3. Чувство ответственности или безответственности, которое возникает в связи с выполнением этих ролей. |
3. Роли иногда налагают на человека ответственность, а иногда, наоборот, избавляют его от ответственности. |
4. Необходимость соответствия качеств человека той роли, которую он играет. |
4. Качества человека должны соответствовать той роли, которую он играет. |
5. Общий имидж человека как отражение ролей, которые он играет с рождения и которые появились в процессе жизни. |
5. Общий имидж человека является отражением тех ролей, которые он играет с рождения и которые появились в процессе жизни. |
6. Отражение в имидже человека тех установок, которые навязывают ему другие люди. |
6. Те установки, которые навязывают человеку другие люди, являются «внутренними» ярлыками, что отражается на его имидже. |
Зразок анотації до тексту:
Статья посвящена анализу различных ролей, которые играет один и тот же человек в своей жизни. В ней говорится об ограничениях, которые накладывают ярлыки этих ролей на поступки человека; чувстве ответственности или безответственности, возникающем в связи с выполнением этих ролей; необходимости соответствия качеств человека взятой им на себя роли; общем имидже человека как отражении ролей, которые он играет с рождения, которые появились в процессе жизни, которые навязаны ему окружающими.
Статья предназначена для людей, стремящихся создать собственный определенный имидж или улучшить его, и представляет интерес для широкого круга читателей.
Зразок реферату до тексту:
Статья из книги «Ваш абсолютный имидж» американского психолога Филиппы Дейвис посвящена анализу различных ролей, которые играет один и тот же человек в своей жизни. Автор считает, что ярлыки этих ролей накладывают определенные ограничения на деятельность человека. Например, женщине, которая всегда говорит детским голосом с придыханиями, будет очень трудно влиять на других людей, если на работе она занимает руководящее положение. По мнению Ф. Дейвис, роли иногда налагают на человека ответственность, а иногда, наоборот, освобождают его от ответственности. Некоторые люди в угоду другим постоянно берут на себя больше, чем смогут выполнить. И наоборот, человек может избежать ответственности, приняв на себя подчиненную роль, не желая проявлять свою независимость. Кроме того, отмечается, что качества человека должны соответствовать той роли, которую он играет. Руководитель должен уметь управлять людьми, считаться с их мнением, вдохновлять тех, кто работает под его началом, и т.п.
Как утверждает автор, общий имидж человека является отражением тех ролей, которые он играет с рождения и которые появились в процессе жизни. С рождения человеку «навязаны» раса, пол, возраст, физические характеристики, место в семье. Другие роли приобретаются в процессе общественного и профессионального развития: директор, учитель, писатель и т.д. Эти роли дополняются также и увлечениями: футболист, любитель читать, любитель смотреть телевизор и т.д. Кроме того, как считает Ф. Дейвис, те установки, которые навязывают человеку другие люди, являются «внутренними ярлыками», и это отражается на его имидже. Например, большинство из таких установок навязывается человеку его родителями, часто повторяющими «ты ленивый» или «ты очень привлекательная». В годы формирования личности они прочно «приклеиваются» к человеку. Тот, кому постоянно твердили «замолчи, ты мне действуешь на нервы», будет испытывать трудности при общении с незнакомыми людьми.
Статья предназначена для людей, которые стремятся создать собственный определенный имидж или улучшить его, и представляет интерес для широкого круга читателей.