3. Реферування в роботі секретаря-референта

Референтські функції передбачають формування вмінь з аналітико-синтетичної роботи з первинними письмовими документами й навичок їх перетворення у вторинні форми інформації.

Основа такої роботи – підготовка вторинних, більш стислих документів, а саме оглядових та оглядово-аналітичних. Такі документи є результатом аналізу та синтезу інформації, запозиченої із «чужих» первинних документів і водночас містять нову «свою» інформацію оціночного характеру. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує споживачів у певній проблемі.

До оглядово-аналітичних документів належать:

- різного роду огляди (реферативні, аналітичні, критичні, прогнозні тощо);

- довідки (аналітичні, оглядові);

- інформаційні звіти про діяльність;

- тематичні підбірки;

- дайджести;

- досьє;

- прес-релізи;

- рецензії;

- відгуки та ін.

Одним із найпоширеніших видів аналітико-синтетичної переробки документів є реферування.

Реферування – це методика згортання вихідної інформації, яка передбачає виявлення ключових положень тексту і передання їх споживачеві у більш сконцентрованій, стислій формі.

Методика реферування полягає у послідовному здійсненні логічних операцій, пов’язаних з оцінкою, відбором, аналізом і узагальненням відомостей, які містяться в первинному джерелі. Реферування передбачає сформованість певного комплексу умінь і навичок, зокрема:

- з оглядового, пошукового та суцільного видів читання;

- змістового аналізу тексту та його фрагментів з метою вилучення основної інформації;

- «згортання» інформації до рівня плану, тез, конспекту анотації;

- з мовного оформлення матеріалу за чинними нормами.

Методика реферування документів

Процес реферування – низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Послідовність їх реалізації і формує методику реферування.

Основоположною дією референта в складанні реферату є читання. Доводиться кількаразово читати й перечитувати первинний документ. Розрізняють три основні види читання, застосовуваних у процесі реферування:

а) ознайомлювальне – загальне ознайомлення з інформацією документа, без настанови на подальше відтворення;

б) вивчальне – інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам’ятовування змісту тексту, використаних мовних засобів;

в) реферативне – читання, яке дає змогу стисло викласти зміст першоджерела.

Етапи процесу реферування:

1. Попереднє загальне ознайомлення з первинним документом – виявлення формальних ознак документа (назви, підназви, прізвища автора, назви колективного автора або організації тощо) та ознайомлення з основним змістом первинного документа, його тематичною спрямованістю, структурою, цільовим та читацьким призначенням, обсягом.

На цьому етапі референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням. Щоб ознайомитися з документом у цілому, нерідко доводиться кількаразово перечитувати документ або його фрагменти.

Завдання цього етапу – визначити тему, її актуальність, усвідомити зміст, наукову цінність, оригінальність роботи, новизну, корисність інформації, концепцію автора і його приналежність до певної школи, теорії. Це дозволяє ухвалити рішення щодо доцільності складання певного виду реферату. З цією метою переглядають титульні елементи, видавничу анотацію, зміст, передмову, післямову, структуру.

На цьому ж етапі вирішують питання про вид майбутнього реферату. Визначаючи вид реферату, враховують:

- категорію користувачів інформації, яким адресовано реферат;

- характер інформаційного запиту (фактографічний чи документний);

- змістову цінність первинного документа;

- спеціалізацію та кваліфікацію референта;

- чи буде реферат надруковано як елемент видавничого оформлення первинного документа, чи він призначений для реферативного видання, при цьому слід зважати на вид реферативного видання.

На етапі попереднього ознайомлення з першоджерелом можна скласти приблизний (робочий) план тексту реферату (подумки або на папері).

2. Реферативний аналіз змісту документа – аналіз інформативних фрагментів та відбір основної інформації. На цьому етапі читають та аналізують зміст документа для виявлення основних змістових фрагментів тексту – частин первинного документа, які містять різні аспекти його змісту.

Завдання референта на цьому етапі – поаспектно проаналізувати текст, з’ясувати ціннісну ієрархію змісту (найцінніша – несуттєва інформація), тобто визначити, яка інформація належить до кожного з аспектів, виявити основну інформацію з кожного інформативного фрагменту, яка стосується об’єкта розгляду, його властивостей, переваг і недоліків, мети і методів роботи, отриманих результатів, висновків і сфери використання. Особливу увагу приділяють тому новому, що є в первинному документі, порівняно з іншими, близькими за тематикою.

Застосовують реферативне читання, у процесі якого саме і виявляють аспекти змісту. У процесі реферативного читання референт розбиває текст на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен із них і виявити найважливішу інформацію. У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. При цьому усувають надмірність інформації та відкидають неінформативні відомості. Щоб полегшити роботу, можна робити стислі записи.

Відомості, що містяться в первинному документі, рекомендують поділяти на три групи:

а) перша група – нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів, нові явища та процеси – їх обов’язково включають у реферат, причому допускаються лише текстові скорочення;

б) друга група – фактичні дані, що не є принципово новими, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо – із цих відомостей до реферату включають цифрові дані, формули, фактичні показники;

в) третя група – ілюстративний матеріал, аргументація – у рефераті їх лише називають.

Так визначають різні рівні згортання інформації, унаслідок чого стає очевидно, за рахунок яких відомостей скорочено текст первинного документа.

Щоб полегшити і формалізувати реферативний аналіз, використовують формалізовані схеми, що становлять заздалегідь складені переліки основних питань, які треба розкрити в рефератах.

3. Узагальнення виявленої інформації, побудова схеми викладу інформації – синтез виділених аспектів в одне логічне ціле за змістом. Відібрану інформацію синтезують, тобто об’єднують у нову цілісність за збереження змістової характеристики первинного документа. Для логічності викладу інформації складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістових аспектів.

На цьому етапі реферативне читання переходить у реферативний виклад.

Реферативний виклад – спосіб надання реферативної інформації. Він вимагає глибшого, ніж під час реферативного читання, логічного аналізу, оскільки передбачає не суто розуміння тексту, а можливість переказати інформацію в стислій та зрозумілій формі.

Матеріал можна викладати в тій самій послідовності, що і в первинному документі, а можна цю послідовність обумовлювати значенням різних аспектів змісту. Тому доцільно аспекти ранжувати, тобто встановлювати їх послідовність за ступенем важливості. Найчастіше використовують таку структурну схему: тема, предмет (об’єкт), характер і мета роботи, метод проведення роботи, конкретні результати, висновки, сфера застосування.

Створення схеми та ранжування аспектів сприяють тому, щоб синтезувати та логічно й чітко викласти відомості, отримані з різних місць тексту першоджерела.

4. Складання тексту реферату. Складаючи текст реферату, слід пам’ятати, що реферат будь-якого виду має трикомпонентну структуру: вступ, основна частина, висновки.

Виклад має бути лаконічним, проте не слід допускати, щоб лаконічність стала перешкодою для розуміння основного змісту документа.

У рефераті слід використовувати стандартизовану загальноприйняту термінологію. При першому згадуванні будь-якого нового терміна або символу їх пояснюють. Термінологічні словосполучення можна замінювати загальноприйнятими абревіатурами або скороченнями, розкриваючи їх зміст у тексті.

Поряд із словесним текстом можна наводити формули, таблиці, ілюстрації. Формули, графіки, таблиці, креслення наводять, якщо без них не можна обійтись або вони значно скорочують текст і полегшують розуміння змісту первинного документа.

Текст можна оформляти з абзацами або без абзаців. До побудови тексту з абзацами вдаються в рефератах, що мають більший обсяг порівняно із стандартними, а також у стислих рефератах, якщо первинний документ має широкий міжгалузевий зміст. Безабзацна побудова характерна для стислих рефератів, у яких узагальнено передають зміст першоджерела, а також для рефератів, що друкують безпосередньо після статті, у книзі тощо.

5. Редагування й остаточне оформлення реферату. Складений реферат редагують, звертаючи особливу увагу на літературний бік тексту, й остаточно оформляють для включення до інформаційно-пошукового масиву.