2. Пошук й опрацювання необхідної керівникові інформації

Секретар-референт повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних потоках. Тому він повинен уміти знаходити й опрацьовувати необхідну інформацію. Насамперед секретар щодня повинен збирати й записувати в спеціальному щоденнику інформацію, яка може зацікавити керівника.

І. Перегляд спеціальної літератури й періодики за профілем діяльності фірми. Керівника можуть цікавити різноманітні публікації на ту чи іншу тематику загалом чи в конкретних виданнях. У такому разі секретар-референт має:

- переглядати статті на теми, якими цікавиться керівник (наприклад, щодо підприємницької діяльності, науково-технічних досягнень);

- знати, у яких засобах масової інформації їх найчастіше висвітлюють, стежити за такими виданнями.

Перед тим як передати статті на ознайомлення керівникові, найбільш важливі місця потрібно виділити закладками або маркером.

Досвідчені асистенти керівника рекомендують складати список статей, з якими ознайомлюється керівник, за певною формою:

Дата підготовки _________________ ПІБ виконавця (секретаря) ___________			Актуальна тема _____________________ _____________________________________
№ з/п	Назва видання (газети, журналу тощо)	Номер і дата видання	Назва статті	ПІБ автора	Номер сторінки

Кількість вибраних статей залежить від важливості інформації, яку вони містять, а також від часу, який потрібен керівникові для ознайомлення.

ІІ. Пошук та опрацювання необхідної керівникові інформації. Інформацію можна опрацьовувати різними методами:

1. Підготовка інформаційних добірок – брошурування вирізок чи ксерокопій матеріалів книг та статей (разом зі списком літератури) на потрібну тему. Для зручності вирізки або ксерокопії складають в окремі папки за тематикою. У вирізках і ксерокопіях референт маркером чи кольоровими олівцями підкреслює найважливіші думки. Добірку матеріалів у папці кладуть на стіл керівникові на чітко визначене місце для таких матеріалів.

2. Підготовка інформаційно-оглядового реферату – стислого викладу змісту книги чи статті.

Секретар самостійно оцінює матеріал кожної статті відповідно до ступеня його важливості, а потім робить загальний огляд. Інформаційно-оглядовий реферат рекомендують оформлювати за відповідною схемою:

Дата підготовки ______________________ ПІБ автора реферату ___________________		Актуальна тема _________________________________ ________________________________________________
Вступна частина	Список статей із посиланням на авторів та відомості про видання (див. додаток 1)
Основна частина	1. Мета огляду. 2. Конкретні цифри, приклади, факти, які можна використати на практиці.
Заключна частина	Висновки авторів статей