Іі. Друга половина робочого дня

З 13.30 до 14.00 секретар-референт:

а) готує доповідь про результати контролю виконання розпоряджень керівника;

б) завершує підготовку вхідної ділової кореспонденції – збирає і готує її для підписання;

в) продовжує роботу з відвідувачами й на телефоні – приймає інформацію з технічних засобів зв’язку та від відвідувачів.

З 14.00 до 14.15 секретар-референт:

а) подає вхідну ділову кореспонденцію на розгляд керівника;

б) доповідає керівникові про результати контролю виконання його розпоряджень та виконані документи;

в) інформує керівника про новини, що надійшли, зміни в обстановці;

г) приймає від керівника матеріали й документи на виконання.

З 14.15 до 15.15 секретар-референт:

а) продовжує роботу з відвідувачами та на телефоні – приймає інформацію з технічних засобів зв’язку та від відвідувачів, про найбільш термінову й важливу інформацію негайно доповідає керівникові;

б) поточну інформацію, призначену для відома керівника, фіксує в робочому журналі, а вхідні документи (телефонограми, листи й ін.) реєструє в журналах обліку;

в) здійснює пошук, технічне виконання (набирання на комп’ютері, копіювання) матеріалів і документів, необхідних керівникові для роботи до кінця дня;

г) опрацьовує та відправляє вихідні документи адресатам;

ґ) підшиває виконані документи в справи;

д) за необхідності готує пропозиції щодо корегування роботи на наступний день;

е) записує додаткові розпорядження керівника для організації роботи наступного дня.

З 15.15 до 16.15 (16.30) секретар-референт:

а) завершує технічне виконання документів, переданих керівником;

б) планує заходи на наступний день.

У цей період у розпорядженні секретаря є друга 15-хвилинна перерва, яку він може використати на свій розсуд (наприклад для кави-паузи або для перевірки свого зовнішнього вигляду).

Ііі. Кінець робочого дня

З 16.30 до 17.15 секретар-референт:

а) подає керівникові план роботи на наступний день, за необхідності вносить у нього оперативні корективи; записує додаткові розпорядження керівника для організації роботи протягом першої половини наступного дня;

б) переглядає свій щоденник й інформує підлеглих керівника або відповідні відділи про заходи наступного дня (прийом делегації, підготовка до наради, замовлення готелю й т. п.);

в) перевіряє наявність документів в офісі керівника; прибирає документи в місця постійного зберігання; замикає на ключ сейф і шафи; упорядковує своє робоче місце;

ґ) вимикає технічні засоби організації роботи; ті, які здійснюють приймання і передавання інформації в черговому режимі (автовідповідач, факс, модем), переводить у черговий режим роботи.

Завершення своєї роботи секретар у всіх випадках погоджує із керівником. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, секретар-референт за домовленістю з ним може піти тільки після того, як забезпечить керівника всією необхідною інформацією.

Референтські функції у роботі секретаря-референта

1. Загальне поняття про референтські функції секретаря-референта.

2. Пошук й опрацювання необхідної керівникові інформації.

3. Реферування в роботі секретаря-референта.

4. Редагування в роботі секретаря-референта.

5. Спічрайтерська діяльність у роботі секретаря-референта.

5.1. Особливості підготовки текстів письмових жанрів.

5.2. Особливості підготовки текстів усних жанрів. Промова для керівника.