3. Категорії секретарів. Секретар-референт як посада і професія

У середньовіччя обов’язками секретаря були лише робота з діловими паперами й написання листів. Нині в організаціях і на підприємствах різної організаційно-правової форми існує досить багато різновидів секретарської професії. Коло обов’язків різного секретарського персоналу дуже різнорідне.

У Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників (затверджений наказом Міністерства праці й соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. № 336) наведені кваліфікаційні характеристики таких працівників секретаріату:

- секретаря-друкарки;

- секретаря-стенографістки;

- секретаря керівника;

- секретаря незрячого фахівця;

- адміністратора;

- ученого секретаря.

Усіх їх відрізняє велика розмаїтість функцій, комплекс обов’язків і прав, різних вимог до освіти, досвіду роботи й навичок.

У сучасних комерційних структурах немає чіткого поділу секретарів за кваліфікацією, як це передбачено Довідником, а термін «секретар» використовують відносно секретарів різних рівнів. Ринок праці секретарів представлений сьогодні такими посадами, як секретар на телефоні, секретар-receptіon; секретар офісу; секретар-референт; секретар-діловод; менеджер (адміністратор); секретар-перекладач; керівник секретаріату; помічник (особистий секретар) керівника. Розглянемо основні посадові обов’язки й вимоги до цих категорій працівників.

1. Оператор на телефоні (співробітник call-центру) – у великих організаціях приймає телефонні дзвінки та з’єднує з потрібними абонентами.

2. Секретар на телефоні – відповідає на телефонні дзвінки й переадресовує їх; приймає телефонні замовлення, повідомлення та факси, дає телефоном необхідні довідки про номенклатуру товарів або послуг, які надає фірма; за дорученням керівника з’єднує його зі співробітниками фірми або представниками сторонніх організацій. Повинен знати основні правила ведення телефонних переговорів, добре володіти мовою, уміти користуватися оргтехнікою. Додатковою вимогою є приємний голос.

3. Технічний секретар – працює з оргтехнікою.

4. Секретар-receptіon (секретар приймальні) – посада, схожа за характером роботи зі секретарем на телефоні: відповідає на телефонні дзвінки та переадресовує їх, зустрічає клієнтів, приймає й надсилає кореспонденцію (листи, факси, повідомлення електронною поштою). Однією з основних вимог до кандидатів на цю посаду є знання іноземної мови на гарному розмовному рівні.

5. Секретар офісу – виконує доволі значний обсяг обов’язків: є координатором та диспетчером роботи офісу (контролює виконання доручень керівника організації й документів, переданих у структурні підрозділи або конкретним виконавцям); здійснює телефонне обслуговування офісу; приймає відвідувачів; веде діловодство, зокрема приймає, аналізує й передає кореспонденцію, готує проекти документів, організовує роботу з документами; готує й організовує наради, ділові зустрічі, переговори, відрядження; виконує доручення керівника та його заступників; забезпечує офіс канцелярськими товарами й видатковими матеріалами. Повинен знати систему документаційного забезпечення управління, діловий етикет, уміти користуватися комп’ютером, комп’ютерними програмами й ресурсами.

5. Секретар-референт – це помічник, який організовує діяльність керівника фірми, права рука керівника, оскільки може самостійно приймати рішення. Крім перерахованого вище, планує робочий час керівника й стежить за тим, щоб робочий графік було дотримано; виконує відповідальні доручення; забезпечує керівника необхідною інформацією (готує звіти, огляди, довідки, доповіді). У зв’язку із цим референт повинен добре знати сферу діяльності фірми і її керівний склад, уміти працювати з інформаційно-правовими системами.

6. Офіс-менеджер (адміністратор) (у великих компаніях) – головний адміністратор, працює не тільки й не стільки з першим керівником, скільки з іншими співробітниками та службами фірми, йому передано різні адміністративні та господарські функції, тобто він вирішує всі питання щодо забезпечення життєдіяльності офісу: закуповує канцелярські товари й видаткові матеріали, організовує прибирання приміщень, контролює справність офісного устаткування (у разі ламання оргтехніки, меблів, сантехнічного або іншого устаткування організовує своєчасний і якісний ремонт, тому в підпорядкуванні менеджера є відповідні фахівці – або співробітники своєї організації, або організації, з якою укладено договір про технічне обслуговування), виконує замовлення співробітників організації на транспортне обслуговування, керує кур’єрами й секретарями, контролює дотримання робочого графіка тощо. Повинен знати основи маркетингу, менеджменту, організації виробництва, уміти організувати роботу офісу, підготувати презентації, переговори. Обов’язковою вимогою є гарні організаторські здібності.

7. Секретар-перекладач (у компаніях, що ведуть активну зовнішньоекономічну діяльність). Крім вільного володіння іноземною мовою від фахівця потрібні знання спеціальної термінології, уміння забезпечувати переговори, володіти технікою усного й письмового перекладів, можливість супроводу керівника в закордонних відрядженнях. Обов’язковою вимогою є знання ділового етикету.

8. Керівник секретаріату (у великих компаніях зі штатом секретарів в офісі не менше 5-8) – планує, організовує, координує роботу секретарів і контролює їхню діяльність. У деяких компаніях посадові обов’язки керівника секретаріату частково сполучені з функціями адміністратора (менеджера).

9. Помічник (асистент, особистий секретар) керівника (personal assіstant) – це найвищий щабель у кар’єрі секретаря. Як правило, асистентові керівника підпорядковані інші працівники секретаріату. Він не відповідає на первинні телефонні дзвінки й не займається прийманням відвідувачів. Основна функція – інформаційне обслуговування керівника організації, оскільки він є його радником у таких важливих стратегічних питаннях, як розвиток бізнесу, упровадження нових технологій, позиціювання компанії на ринку товарів і послуг, допомагає керівникові формувати конструктивні рішення. Крім того, веде листування керівника рідною та іноземною мовами, супроводжує його у відрядженнях, контролює виконання доручень, рішень, дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, організовує зустрічі й переговори, здійснює планування й організацію робочого дня керівника. Повинен бути не лише виконавцем, але й ініціатором. Повинен володіти знаннями в галузі менеджменту, документаційного забезпечення управління, повинен знати основи організації праці, економіки й технології. Додатковими вимогами є психологічна сумісність із керівником, знання правил етикету. Знання іноземних мов обов’язкове. Найбільше уваги приділяють зовнішності, охайності, організованості, старанності.

Якщо в організації працює лише один секретар, скоріше, його посада буде мати назву «секретар-референт» або «офіс-менеджер».

Отже, референтські функції на підприємстві, у фірмі, в організації можуть виконувати такі категорії секретарів, як секретар керівника, секретар-референт керівника, помічник (асистент) керівника, найчастіше – секретар-референт.

Походження назви «секретар-референт» частково пояснює роль і значення секретаря в структурі управління.

Секретар-референт – це довірена особа керівника, що володіє певною інформацією й звільняє свого шефа від поточної роботи, щоб надати йому можливість зосередитися на вирішенні основних питань діяльності підприємства. Завдяки роботі секретаря-референта керівник може максимально сконцентруватися на виконанні своїх професійних завдань.

Секретар-референт – доволі новий різновид секретарської професії.

Посада секретаря в адміністративному управлінні з’явилась уперше в США в 1789 році, в Англії – у 1820 році. У Росії вже 23 березня 1840 року на Путиловському та Невському машинобудівельних заводах Петербурга були запроваджені посади особистих секретарів – помічників перших керівників. В багатьох інших країнах ця професія з’явилася значно пізніше (наприклад, у Німеччині – у 1890 році). У 1868 році у Харкові почали працювати курси з навчання секретарів. У США подібні курси вперше з’явилися в 1879 році, в Англії та Франції – відповідно в 1900 та 1907 роках. З 1884 року в Росії видавали 8 спеціалізованих журналів з питань секретарської і канцелярської – конторської, як її тоді називали, – праці.

Після 1917 року значення секретарів – помічників керівників поступово знизилося, і їх кількість скоротилася. Але до середини 1920-х років цей процес відбувався доволі повільно. У 1925 році секретарів офіційно віднесли до так званої канцелярсько-технічної групи службовців і фактично зрівняли з машиністками, розсильними, конторниками.

У 1932 році секретарів поділили на дві групи: до першої, доволі нечисленної, віднесли помічників та референтів, до другої – машиністок-секретарів І та ІІ категорії.

На початку 1960-х років у переліку професій та посад були лише секретарі-машиністки та секретарі-стенографістки. Секретарів-помічників і секретарів-референтів офіційно могли мати лише керівники вищого рангу, наприклад, керівники центрального апарату міністерств та відомств. Більшість рядових керівників могли відповідно до штатного розпису мати лише секретаря-машиністку з доволі незначним посадовим окладом. Оскільки без розумного секретаря жоден керівник не може обійтися, вихід знаходили за допомогою так званих «підсніжників» – секретарів і помічників керівників, які були зараховані як інженери або економісти в планово-економічних, технічних або інших відділах. В 1977 році у країні нараховувалось понад 1 млн таких «підсніжників», які виконували обов’язки секретарів.

Лише в 1980-х роках до штатних розписів підприємств та організацій офіційно включили інженерів та інспекторів з контролю виконання, документознавців. Спеціалісти, які обіймали ці посади, часто виконували обов’язки секретарів керівників.

На сьогодні стан кардинально змінився. Корінні соціально-економічні зміни, які відбулися в нашому суспільстві в останні роки, повсюдне впровадження нових і новітніх інформаційних технологій, робота в жорстких умовах конкурентного економічного середовища висунули високі вимоги до діяльності сучасного керівника, підприємця. Нині керівники поряд із розв’язанням нагальних проблем значно більше, ніж колись, приділяють увагу вирішенню основних виробничих питань, займаються стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінських (у першу чергу адміністративних) функцій передають своїм секретарям. За цих нових умов роль секретаря, який раніше виконував здебільшого суто технічні функції (приймання і реєстрування вхідної кореспонденції, контроль виконання вказівок керівника, відправлення виконаної документації, передавання в архів документів, технічне обслуговування керівника), різко зросла, його функції кардинально змінилися. Функціями секретаря стали не тільки обов’язки з якісного документного обслуговування керівника, але й допомога в розробленні стратегії та тактики діяльності фірми, уміння самостійно приймати рішення з багатьох питань відповідно до вказівок керівника. Це й послугувало виникненню нової професії – секретаря-референта.