2. Приблизна схема робочого дня референта і. Перша половина робочого дня

Робочий день референта розпочинається умовно за 15–30 хвилин до приходу в офіс керівника підприємства, скажімо, о 8 годині 30 хвилин.

У період з 8.30 до 9.00 секретар-референт:

а) перевіряє стан робочого місця керівника – наводить порядок, перевіряє наявність необхідного канцелярського приладдя (наводити порядок у кабінеті керівника можна тільки з його згоди);

б) перевіряє стан свого робочого місця – наводить порядок; вмикає технічні засоби організації роботи; установлює в офісі оптимальний режим освітлення, температури й вологості;

в) перевіряє свій зовнішній вигляд;

г) отримує ділову кореспонденцію, що надійшла звечора (у т. ч. факсом, електронною поштою, з кур’єрами й т.п. ), ознайомлюється з її змістом, сортує та реєструє. Сортування кореспонденції полягає в тому, що референт:

- виділяє головні та другорядні повідомлення; відбирає зайву кореспонденцію (рекламу);

- відкладає документи, що вимагають першочергового рішення керівника;

- певну частину з них спрямовує у відповідні підрозділи чи в інші організації;

- за іншими документами (якщо є відповідний досвід) готує варіанти можливих відповідей або розподіляє за виконавцями. Крім цього, добирає документи, що стосуються питань, порушених у кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити питання й прийняти правильне рішення.

Досвідчений секретар-референт ніколи не покладе на стіл керівникові всю кореспонденцію, попередньо не опрацювавши її. Рекомендують для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку, підкресливши її фломастером або маркером;

- переглядає огляди, звіти, відомчі видання, запрошення, а також повідомлення про конференції, зустрічі, ювілейні свята й інші заходи. Дати та час проведення всіх заходів записує в своєму щоденнику-органайзері;

- готує до доповіді свіжу й нерозглянуту напередодні ділову кореспонденцію – розкладає вхідні документи у відповідні папки залежно від терміновості виконання: документи, на яких необхідно поставити візу, – у папку „На розгляд”; документи, які необхідно підписати або затвердити, – у папку „Для підписання”.

ґ) приймає доповіді підлеглих керівника про прихід на роботу й стан справ на доручених їм ділянках роботи;

д) уточнює план роботи на день, готує пропозиції щодо змінення організації робочого дня керівника;

е) уточнює у відповідальних виконавців стан доручених їм для виконання документів, а у посадових осіб – готовність до проведення головних заходів дня;

є) зустрічає керівника.

Після того як прийде керівник:

З 9.00 до 9.30 секретар-референт:

а) доповідає керівникові про найважливіші новини – про вказівки, що надійшли; про прихід на роботу підлеглих керівника; про загальний стан справ на найважливіших ділянках роботи; про запрошення, конференції, зустрічі, ювілейні свята й інші заходи, їх дати та час проведення тощо;

б) подає у відповідних папках термінову, а також не розглянуту раніше ділову кореспонденцію. Телеграми, термінові факси, телефонограми негайно передає керівникові. Залишає в себе документи, необхідні для поточної інформаційно-довідкової роботи;

в) складає або уточнює план на поточний день (і наступний) – подає свої пропозиції щодо корегування організації роботи на день, вносить оперативні зміни у свій план роботи. У плані фіксує такі моменти:

- розгляд документів;

- наради й ділові переговори;

- приймання відвідувачів;

- виїзд до інших установ;

- час для телефонних дзвінків;

- обід.

Секретар-референт повинен нагадати про заплановані заходи та уточнити їх зміст і відповідність записів у своєму щоденнику й щоденнику керівника. Послідовність заходів повинна бути однаковою. Відмінності будуть у заходах секретаря щодо виконання запланованого. Наприклад, керівник проводить нараду о 12.30, отже, у секретаря-референта в плані буде стояти підготовка наради (нагадування, розмноження матеріалів, підготовка приміщення), ведення протоколу. Якщо керівник повинен виїхати на нараду о 15:00, то в секретаря вона буде виглядати так: „14:15 – нагадати про нараду; повідомити водія (телефон), щоб подав машину не пізніше ніж 14:30; підготувати необхідні документи”. Якщо щось змінюється, то секретар-референт повинен зробити відповідні позначки у своїх записах.

г) доповідає про готовність документів до відправлення, про готовність посадових осіб до проведення головних заходів дня;

ґ) записує додаткові розпорядження керівника на першу половину дня.

З 9.30 до 10.00 секретар-референт організує заходи, які проводить керівник (наради):

а) повідомляє учасників оперативної наради;

б) готує необхідні аналітичні довідки й копії документів, канцелярське приладдя (чистий папір, ручки й олівці) для учасників наради (залучаючи для цього помічників керівника, шофера, посадових осіб, відповідальних за проведення заходу, наприклад доповідача). Якщо керівник не може з певних причин провести заплановану нараду, про яку було оголошено напередодні, повідомляє про це учасників наради. якщо нараду буде проводити заступник керівника – слідкує, щоб уся належна інформація була вчасно йому передана;

в) перевіряє готовність приміщення, фіксує прихід учасників заходу;

г) приймає оперативну інформацію, що стосується майбутньої наради, і негайно доводить її до відома керівника;

ґ) доповідає керівникові про готовність до початку роботи наради.

З 10.00 до 10.45 (11.00) секретар-референт:

а) працює з відвідувачами та на телефоні – приймає інформацію з технічних засобів зв’язку та від відвідувачів. Про найбільш термінову й важливу інформацію негайно доповідає керівникові;

б) поточну інформацію, призначену до відома керівника, фіксує в робочому журналі, а вхідні документи (телефонограми, листи й ін.) реєструє в журналах обліку;

в) приймає від підлеглих керівника документи на його ім’я, готує вхідну внутрішню кореспонденцію до розгляду;

г) веде запис на прийом до керівника;

ґ) здійснює пошук, технічне виконання (набирання на комп’ютері, копіювання) матеріалів і документів, необхідних керівникові для роботи до скінчення першої половини дня;

д) за необхідності готує пропозиції щодо корегування роботи в другій половині дня.

У цей період у розпорядженні секретаря-референта є перша 15-хвилинна перерва, яку можна використати на свій розсуд (наприклад, для кави-паузи або для перевірки свого зовнішнього вигляду).

З 11.00 до 11.30 секретар-референт:

а) приймає стенограму (протокол) наради для наступного опрацювання;

б) доповідає керівникові про новини, що надійшли;

в) подає список відвідувачів на прийом;

г) уточнює програму телефонних переговорів керівника;

ґ) повідомляє посадових осіб, яких керівник запросив на зустріч;

д) передає керівникові підготовлені матеріали й документи;

е) записує додаткові розпорядження керівника на другу половину дня.

З 11.30 до 12.30 секретар-референт:

а) працює з документацією офісу керівника (журналом обліку резолюцій, журналом контролю виконання документів);

б) завершує технічне виконання (друкування, тиражування) документів, підписаних керівником;

в) повідомляє відповідальних виконавців (телефоном або особисто) вказівки керівника про документи, доручені їм для виконання (відповідно до резолюції), та терміни їх виконання;

г) відповідно до вказівок керівника контролює виконання підлеглими розпоряджень, відданих їм раніше.

На період з 12.30 до 13.30 доцільно запланувати бізнес-ланч (обід), попередньо уточнивши плани керівника щодо цього. По закінченні бізнес-ланчу секретареві слід перевірити як свій зовнішній вигляд, так і стан офісу.