Іі. Оптимальний ритм роботи

Доведено, що продуктивність роботи залежить від дня тижня й від часу доби.

Плануючи роботу, секретар-референт повинен знати, що найбільш сприятливий час для виконання творчих або важких завдань – із 10‑ї до 12‑ї години ранку. Потім іде деякий спад активності. У другій половині дня працездатність найбільш висока від 14‑ї до 17‑ї години. Після чого вона падає, і, якщо починати кропітку роботу з перевірки документа після 18 години, не слід дивуватися, що ранком шеф виявить у ньому помилки.

Робочий тиждень теж має свій цикл продуктивності. Понеділок – день входження в робочий ритм. У цей день не слід починати важливі справи. Вівторок, середа й четвер є найбільш продуктивними днями тижня, причому пік робочої активності припадає на вівторок з 10‑ї до 13‑ї години, потім працездатність поступово знижується. До п’ятниці накопичується утома, і в цей день у багатьох думки зайняті тим, як краще відпочити в майбутні вихідні. Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижня.

Ііі. Урахування режиму праці й відпочинку

Режим роботи секретаря-референта й інших співробітників служби документаційного забезпечення управління повинен передбачати певне чергування періодів праці й відпочинку. Режим праці й відпочинку регламентують правила внутрішнього трудового розпорядку організації. У них визначено початок і кінець робочого дня, перерву на обід тощо. Проте професія секретаря має певні особливості.

Професію референта не можна помислити без комп’ютера. Слід пам’ятати, що робота з персональним комп’ютером відповідно до санітарних норм і правил для працівників обчислювальних центрів повинна займати не більше 4-х годин поспіль з 10–15-хвилинною перервою після кожної години, а за менш інтенсивної роботи – 10–15 хвилин через кожні 2 години. Під час такої перерви рекомендують виконувати спеціальну гімнастику для знімання напруження очей – плавне переведення розслабленого погляду від ближніх предметів (наприклад, від наклеєного на вікно чорного кола діаметром 10 мм) на далекі дерева або будинку. Фахівці з виробничої гігієни радять через дві-три години роботи за комп’ютером випити склянку чистої питної води або чашку зеленого чаю. В ідеалі секретар-референт повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи на ПК із 15-хвилинною перервою, при цьому тривалість щоденної роботи на комп’ютері не повинна перевищувати 4 годин.

Бажано також передбачати й певні перерви для короткочасного відпочинку протягом робочого дня (крім обідньої перерви), щоб попередити стомлення, оскільки робота секретаря-референта пов’язана з довготерміновим перебуванням на робочому місці. Рекомендують улаштовувати 5–8-хвилинні перерви після кожних 2 годин роботи. Такі перерви рекомендують використовувати для активного відпочинку, наприклад, фізкультурних хвилин або пауз, що дає можливість зберегти високу працездатність протягом усього робочого дня.

Суворій регламентації підлягає час для перерв на відпочинок, який бажано призначати на середину робочого дня. Протягом цієї перерви, яка повинна тривати від 30 до 60 хв, слід передбачити споживання їжі й пообідній відпочинок. Графік обідньої перерви секретаря потрібно будувати, ураховуючи графік такої перерви керівника, але можливий й незбіг цих графіків.

Професія секретаря-референта передбачає понаднормову роботу: як правило, секретарський робочий день рідко обмежується стандартними 8-годинними межами – така специфіка секретарської діяльності. Важливо забезпечити секретареві умови відпочинку як протягом ненормованого робочого дня (зокрема, шляхом установлення додаткових короткочасних перерв), так і по його закінченні (надання додаткових днів відпочинку або додаткових короткотермінових відпусток). Конкретні умови праці й відпочинку секретаря визначаються відповідними положеннями Трудового договору.

Часом трапляється, що в секретаря-референта немає роботи. У такі моменти просто треба виглядати по-діловому, неважливо – зайняті ви чи ні. Головне, не виглядати так, начебто вам нікуди себе діти.