І. Планування

І керівникові, і секретареві-референтові зручно, якщо вони спільно планують робочий день. На перших етапах роботи керівник керує роботою референта зі складання свого робочого графіка. Згодом, перевіривши професійні якості референта, він може довірити цю роботу йому.

Для планування робочого дня можна використовувати:

- спеціальні плоскі папки-гармошки, сторінки яких розписані по днях місяця. Крізь вирізи в правому куті папки видно вкладені туди документи, записки-нагадування, доручення шефа, які треба виконати;

- щоденник, у якому справи розподіляють по датах. З цією метою можна використовувати календар на зразок «органайзера», який, окрім календаря, містить телефонний довідник, адресну книгу, блокнот тощо.

В основі плану особистої роботи секретаря-референта лежать регулярно повторювані щодня, щотижня й щомісяця види робіт.

Референт планує робочий час щодня, виходячи із планів діяльності керівника на відповідний період. Для цього він має добре знати розпорядок дня керівника й мати чітке уявлення про його плани на найближчий тиждень, місяць, квартал.

Складаючи план конкретного робочого дня, він має виділити найбільш термінові й важливі справи і спочатку записати повторювані щодня заходи, наприклад: упорядкування робочого місця керівника; підготовка до роботи свого робочого місця; опрацювання вхідних факсів, електронної пошти й іншої кореспонденції; перегляд контрольної картотеки; доповідь керівникові про поточні справи, уточнення його робочого плану тощо. Такі заходи рекомендують планувати на той самий час робочого дня, наприклад:

- для опрацювання отриманої кореспонденції зазвичай відводять ранкові години робочого дня керівника;

- щоденні оперативні наради зазвичай призначають на ранок, ділові переговори – на другу половину робочого дня (14 –16‑та години);

- для приймання відвідувачів зазвичай відводять другу половину робочого дня (14 – 16‑та години).

У переліку робіт на день треба зазначити, з ким і о котрій годині треба з’єднати керівника по телефону, які документи слід передрукувати тощо.

Час для щоденних заходів (підписання документів, прийому співробітників установи й т. д.) референт має погодити з керівником. Це не тільки впорядкує роботу керівника, але й полегшить планування робочого дня секретаря-референта.

Референт протягом усього робочого дня повинен допомагати керівникові у виконанні запланованих заходів – стежити за їх виконанням, організовувати або нагадувати про майбутню нараду, зустріч, переговори, звіт тощо. Інформувати керівника про щось краще заздалегідь: за годину, а якщо захід важливий, то й за день. Основну інформацію, як правило, передають зранку. Протягом дня повідомляють лише про щось екстрене.

У роботі секретаря-референта багато непередбачених ситуацій – раптових завдань керівника, телефонних дзвінків, випадкових відвідувачів. Ці фактори важко піддаються регулюванню, тому в плані робочого дня завжди повинен бути резервний час.

Плануючи поточний день, необхідно врахувати час і на підготовку майбутніх заходів, які заплановано в інші дні.