4. Технічні засоби у секретарській справі

Засоби організаційної техніки (оргтехніки) – це засоби механізування й автоматизування управлінської й інженерно-технічної праці. Вони скорочують час і трудові затрати на створення, зберігання, передавання й використання документів й інформації. Засоби оргтехніки дають можливість максимально механізувати й автоматизувати практично всі технічні й формально-логічні процедури створення документів і роботи з ними.

Виділяють такі види (класи) засобів праці:

- засоби складання документів: друкарські машинки (ручні й електричні), диктофони, засоби копіювання й розмноження документів, ручки автоматичні, олівці;

- засоби обробляння й оформлювання документів: різальне, скріплювальне й склеювальне устаткування й матеріали, адресувальні й штемпельні пристрої, машини для нанесення захисного покриття;

- засоби зберігання й групування документів: засоби скріплення документів (зшивачі (рос. сшиватель), спеціальні папки із затискачами (рос. зажим)), різного роду картотеки, спеціальні шафи й стелажі для зберігання документів, креслень, магнітних стрічок, машини для знищення непотрібних документів;

- засоби виконання обчислювальних операцій: лічильно-довідкові лінійки, мікрокалькулятори різних видів, механічні обчислювальні машини, ПЕОМ;

- засоби забезпечення оперативного зв’язку: телефонний зв’язок, радіозв’язок, директорські комутатори, що дозволяють вести розмову (проводити наради) з декількома абонентами одночасно, концентратори, автовідповідачі, двосторонній радіотелефонний пошуковий зв’язок тощо;

- спеціальні службові меблі: меблі й устаткування для робочих місць у службових приміщеннях.

До технічних засобів, які використовує секретар-референт у повсякденній діяльності, належать такі засоби оргтехніки: персональний комп’ютер із принтером і сканером, телефон, міні-АТС, факс, розмножувальна техніка (ксерокс), знищувач паперів (шредер), диктофон.

Секретар повинен знати, уміти й максимально використовувати наявні засоби для підвищення оперативності й ефективності своєї праці. Для цього йому слід ознайомитися з інструкцією з експлуатації цих пристроїв і дотримуватися її. Крім цього, необхідно дотримуватися вимог інструкції з техніки безпеки.

Організація робочого часу секретаря-референта

1. Планування робочого часу секретаря-референта.

2. Приблизна схема робочого дня референта.

1. Планування робочого часу секретаря-референта

Робочий час секретаря-референта великою мірою залежить від робочого графіка керівника – значна частина робочого дня референта відведена на координацію роботи керівника з персоналом фірми, а також діловими партнерами та зовнішніми організаціями, обслуговування нарад, приймання відвідувачів, оформлення документів для керівника, їх підписання тощо. Найважливіше завдання референта – допомогти в раціональному розподілі робочого часу керівника: максимально розвантажити його від підготовчих, технічних й окремих видів поточної організаційної роботи, звільнити його час для творчої діяльності, значно полегшити його управлінську роботу. Отже, організація робочого часу референта виявляється в плануванні робочого часу керівника фірми.

Крім заходів, пов’язаних з обслуговуванням діяльності керівника, в обов’язки секретаря-референта входить і його повсякденна робота, яку він повинен виконати: щоденний ранковий прийом кореспонденції, її опрацювання, ведення контрольної картотеки, розкладання документів у справи тощо. Тому для того, щоб діяльність референта була найбільш ефективною, він має раціонально організувати свій робочий час.

Раціональна організація робочого часу секретаря-референта передбачає:

- планування майбутніх справ;

- визначення оптимального ритму праці;

- обов’язкове врахування режиму праці й відпочинку.