3. Робочий архів секретаря-референта

Робочий архів секретаря-референта складається із двох основних складових – службової бібліотеки й архіву справ, передбачених номенклатурою справ секретаріату (канцелярії) організації.

Службова бібліотека не повинна бути великою. У ній повинні бути наявні енциклопедичні довідники (загального, юридичного й економічного характеру), збірники законів України, словники української й іноземної мов, державні стандарти, довідкова література з діловодства, спеціальна література за профілем роботи організації. Особливо важливо поступово комплектувати бібліотеку правовими, нормативними й інструктивними документами й матеріалами, що обумовлюють вимоги до оформлення управлінської документації й роботи діловодних служб.

Секретар-референт має контролювати стан бібліотеки, своєчасно замінювати застарілі видання й поповнювати її новою літературою.

Що стосується службового архіву документів, то його комплектування, порядок роботи з документами, система обліку, списання й знищення практично не відрізняється від принципів організації документообігу підприємства загалом.

Справи й папки, які зберігають як у столі, так і в шафах, на полицях, повинні мати яскраве маркування різного кольору з кодовими позначками, номерами справ за номенклатурою, що допоможе швидко знайти потрібний документ або справу.

Наведемо лише орієнтовний перелік (номенклатуру) справ, які секретареві-референтові необхідно тримати „під рукою”. Номенклатура справ підлягає уточненню залежно від профілю організації й функцій, покладених на секретаря-референта.

Орієнтовна номенклатура справ секретаря-референта:

1. Журнал обліку вхідних документів.

2. Журнал обліку вихідних документів.

3. Журнал обліку телеграм, телефонограм і факсів.

4. Журнал обліку наказів й інших розпорядчих документів по організації.

5. Журнал контролю за виконанням документів.

6. Накази й розпорядження вищих організацій.

7. Зведена номенклатура справ організації.

8. Штатний розклад організації.

9. Положення про структурні підрозділи й посадові інструкції керівного складу.

10. Листування з вищими організаціями.

11. Листування з діловими партнерами.

12. Листування з юридичних питань.

13. Листування з фінансових питань.

14. Листування з питань життєзабезпечення діяльності організації.

15. Журнал обліку балансів суворої звітності.

16. Журнал обліку й видачі довідок.

17. Журнал заявок, обліку й відрядних посвідчень.

18. Книга обліку відвідувачів.

19. Скарги, заяви громадян.

20. Документи й накази з особового складу.

21. Особові справи.

22. Книга (журнал) обліку видачі трудових книжок.

23. Книга (журнал) обліку відпусток.

24. Книга, журнал, табелі реєстрації приходу й відходу з роботи.

25. Листування з персоналу.

26. Журнал обліку архівних матеріалів.

27. Книга обліку літератури.

28. Акти й відбірні списки на архівні справи, знищені в діловодстві.

29. Звіти, доповіді, протоколи нарад керівника організації.

30. Матеріали підготовки й проведення зборів акціонерів й ін.