2. Ергономічні та санітарно-гігієнічні вимоги до робочого місця секретаря-референта

Приміщення для приймальні повинне відповідати санітарно-гігієнічним та ергономічним вимогам, що забезпечують максимальну зручність під час виконання покладених на секретаря-референта обов’язків, мінімальні витрати часу й сил на непродуктивні переміщення і водночас відповідати вимогам економії площі приміщення.

Загальна площа приймальні, де перебуває секретар-референт, не повинна бути менше ніж 12–16 м². Якщо в кімнаті працюють кілька людей, то відповідно до чинних нормативів норма площі службових приміщень повинна становити не менше 4 м² на одного працівника.

Оптимальний температурний режим у приміщенні є передумовою гарної працездатності. Висока температура в приміщенні викликає сонливість, утому, знижує працездатність. У холодному приміщенні розсіюється увага, що шкідливо для людей, зайнятих розумовою працею. Найбільш комфортною для людини є температура 19–20 °С. З огляду на сезонні й добові коливання, температура в службових приміщеннях не повинна перевищувати 22 °С – у спеку і не повинна бути нижче від 18 °С у холодний час, незалежно від кількості людей, які перебувають у приміщенні.

Рівень температури пов’язаний з вологістю повітря. При більш низьких температурах допускається більша вологість, при високих вологість повітря повинна бути нижче. У фізіологічному плані більша вологість при високій температурі впливає гнітюче. Психологічно при одній і тій же температурі вологе повітря здається спекотним, сухе – холодним. Мінімальна вологість не повинна бути нижче від 25–30 %, нормальна – у межах 40–60 %.

Приймальня повинна регулярно провітрюватися або мати кондиціонування. Свіже повітря для невеликого приміщення, де нерідко скупчується багато співробітників, відвідувачів, дуже важливий фактор для нормальної роботи. Короткочасне відкривання вікон (5–8 хв) переноситься легше, ніж постійний легкий повітряний потік (протяг).

Інтер’єр приймальні слід добре обміркувати. Сьогодні фірма може скористатися послугами дизайнера. Приміщення повинне бути вирішене в гарній колірній гамі світлих тонів із продуманим освітленням й озелененням.

Неврахування освітлення часто є однією із причин швидкої стомлюваності. Приймальня повинна по можливості мати природне освітлення (найкраще). Світло повинне падати на робочі поверхні стола й засобів оргтехніки з лівого боку або спереду. При цьому джерело світла слід розташовувати під кутом понад 30 від горизонтальної лінії погляду. За наявності комп’ютерів для усунення відблисків на екрані дисплея світильники загального освітлення монтують не на стелі, а у верхній частині стінних панелей. Освітлення робочого місця може бути загальним (світильники встановлено на стелі) або місцевим (настільна лампа).

Що стосується колірного оформлення приймальні, то використання відповідного кольору не тільки поліпшує зовнішній вигляд приміщення, але й підвищує продуктивність праці, скорочує стомлюваність, позитивно психологічно впливає на людину. Колір виконує три функції: фізіологічну, психологічну й естетичну. Вибір кольорів для оздоблення офісу залежить від архітектурних особливостей приміщення, освітлення, кліматичних умов й чималою мірою від напряму діяльності співробітників. За зниженої температури повітря перевагу віддають теплим тонам – жовтому, бежевому, рожевому, жовтогарячому. Для теплого, сонячного приміщення підійдуть білий, сірий, блакитний, зелений кольори. У невеликих приміщеннях світлі, малонасичені тони створюють відчуття віддаленості, збільшення простору. Більш насичені тони зроблять великий простір більш затишним. Рекомендують використовувати теплі тони з жовтуватим відтінком у приміщеннях, де відсутнє природне освітлення. Бажано вибрати теплі тони й у приміщеннях, де приблизно буде високий рівень шуму.

Слід подумати й про озеленення приймальні, тому що живі квіти не тільки прикрашають приміщення, але й значно поліпшують мікроклімат у ньому. Особливо це важливо, якщо офіс перебуває в центральній частині міста. Рослини знижують шум, поліпшують склад повітря, зволожують його, що особливо актуально в приміщеннях з паровим опаленням. Очистити повітря від формальдегіду (безбарвного отруйного газу, який виділяють сучасні оздоблювальні матеріали) допомагають деревоподібне алое (воно поглинає до 90 % токсичного газу), хлорофітум (до 86 %) і філодендрон (поглинає 76 % формальдегіду), а також популярні в офісах великі рослини з великою площею листової поверхні (фікуси, пальми, монстери). Мирт, бегонія, пеларгонія (герань), алое й інші рослини очищають повітря від вірусів і бактерій. На приймальню керівника площею до 25 кв² для створення сприятливих умов для роботи достатньо п’яти-семи добре розвинених рослин.

Рослини для офісу треба підбирати вміло, з огляду на площу приміщення, на який бік виходять вікна, чи не є квіти алергенами. Великі рослини добре розмістити у великій приймальні або залі на тлі вільної стіни. Якщо приміщення вузьке й довге, то великі рослини, установлені в далекому куті, зорово зменшать довжину кімнати, зроблять її більш пропорційною. Велика рослина, що стоїть окремо, відразу привертає увагу. Тому її слід особливо ретельно підбирати, вона повинна мати гарні декоративні якості.

Головна умова – рослини повинні допомагати, але в жодному разі не заважати людям. А це означає, що квіти не повинні стояти на шляху, щоб їх доводилося обходити, нахилятися під висячими рослинами, зважати, щоб не вколотися, проходячи мимо, об колючку кактуса або не бути окропленим водою надмірно политої квітки. Із цих позицій і треба підійти, вибираючи місце для квітів.

Велике значення має вибір меблів. Габарити меблів повинні відповідати площі приміщення, вони не повинні захаращувати приймальню. Сьогодні випускають досить велику кількість раціональних комплектів меблів для приймальні й робочого місця секретаря-референта.