Ііі. Допоміжна зона робочого місця секретаря референта

Допоміжну зону обладнують шафами (найчастіше вбудованими – шафою-стінкою 3-4-секційною) або обертовим стелажем для зберігання документів. Для зберігання документів конфіденційного характеру, печаток, штампів використовують металевий сейф. Якщо у фірмі немає спеціального гардероба, у приймальні повинна бути або вішалка, або шафа для одягу.

До допоміжної зони належить і так зване „підсобне господарство” – сховище посуду й продуктів, які потрібні для частування відвідувачів. Добре, якщо є маленька кімната, де все це можна розмістити. Якщо ж шафа з посудом стоїть безпосередньо в приймальні, потрібно організувати простір так, щоб господарство не впадало в око, зокрема можна відокремити „кухонну зону” від основної території легкою ґратчастою перегородкою, повитою кімнатними рослинами.

До складу „підсобного господарства” секретаря-референта зазвичай, крім шафи, входять:

1. По можливості, підсобний столик.

2. З кухонної техніки – як правило, електричний чайник. Може бути ще кавоварка й мікрохвильова піч, а також невеликий холодильник.

Якщо всі ці предмети перебувають у приймальні, слід розмістити їх так, щоб шафа по можливості закривала собою кухонний куточок.

Нині в багатьох офісах є мікрохвильова піч, але далеко не завжди в спеціально відведених місцях. Розігрівання страв у ній зовсім неприпустимо для тих керівників, які респектабельність своєї фірми цінують більше, ніж можливість добре пообідати, не виходячи з кабінету.

Підтримання „підсобного господарства” у робочому стані є обов’язком секретаря. Саме він викликає майстра, щоб полагодити холодильник або дверцята шафи.

Склад „підсобного господарства” залежить від сформованої традиції частування відвідувачів і від смаків керівника.

1. Чай і кава. Бажано мати в офісі чай декількох видів: чорний, зелений і фруктовий чи трав’яний (із ягодами, травами, фруктами тощо). Кава повинна бути натуральна, свіжомолота (часто за такими „дрібничками” роблять висновок про престиж фірми). Купуючи каву, слід звернути особливу увагу на ступінь прожарювання зерен (слабкий, середній, темний) і те, який смак залишає по собі напій (шоколадний, фруктовий, кислуватий тощо). Звичайно рекомендують купувати каву темного прожарювання, тому що вона має більш насичений аромат, міцність і добре виражений смак. Крім того, її може вживати в будь-який час доби як у натуральному вигляді, так і з молоком. Дуже вишуканими, добре збалансованими й цілком прийнятними за ціною є ефіопські сорти. Рекомендують віддавати перевагу арабіці, оскільки робуста, наприклад, завжди дещо кислувата, а це не всім подобається.

Якщо з якихось причин керівник не готовий придбати для офісу кавоварку, то секретар має запастися хоча б високоякісною розчинною кавою. Проте фахівці з ділового етикету вважають, що розчинну каву або чай у пакетиках можна подавати тільки в крайніх випадках.

Секретар-референт може порадити гарну марку продукту, запропонувати придбати якісь предмети сервірування (для цього в бюджеті фірми слід передбачити відповідні кошти). Закуповує все, як правило, секретар. Однак дівчина-секретар не зобов’язана носити все це сама. Вона вправі зажадати, щоб їй дали помічника або шофера з машиною.

2. Усе для чаю й кави: цукор, вершки, лимон.

3. Прохолодні напої (мінеральна вода, сік в асортименті). Лід. Питна вода для відвідувачів – можна зберігати у великих пластикових пляшках або просто в чистому графині.

4. Спиртне: пляшка вина, коньяку, горілки (залежно від уподобань керівника).

5. Сигарети, сірники, запальнички, газ для запальнички.

6. Солодощі, десерт: коробка цукерок, шоколад. Фрукти.

7. Стандартні холодні закуски, готові до вживання (консерви, нарізка тощо).

У шафці має бути такий набір для сервірування столу:

1. Гарні чайний і кавовий сервізи або відповідні види чашок (із блюдцями), найкраще в строгому класичному стилі. Найкраще мати й ті й інші по дюжині, оскільки посуд має звичай битися. Чашки повинні бути одного виду й із тим самим малюнком. Вони можуть бути порцеляновими, фаянсовими, керамічними або із прозорого скла. Багато хто на роботі мають звичай пити з кухлів (рос. кружек). Кухлі – явище кухонне, тому в респектабельній фірмі гостям чай у кухлях не пропонують. Якщо керівник полюбляє чаювати з подарунка друзів обсягом біля літра та написом „Чай не горілка – багато не вип’єш”, секретар-референт повинен у присутності відвідувачів із шафки його не діставати.

2. Набір чарок, келихів, фужерів й склянок для мінеральної води (у достатній кількості, найкраще 12 штук) – відповідно до сформованої традиції святкування ділових заходів.

3. Десертні тарілки з тим же малюнком, що й чашки, або з іншим, але гармонійним малюнком. Десертні виделки не обов’язкові, тому що тістечка можна їсти чайними ложками, але ножі для фруктів повинні бути.

4. Закусочні тарілки, закусочні виделки й ножі – якщо секретареві доводиться подавати закуски.

5. Ложки великі, чайні та кавові (останні для відповідних чашок); виделки, лопаточки або щипчики – щоб відвідувачі могли брати із загальної тарілки шматочки лимона, ковбаси або тістечка. Спеціальні щипчики повинні бути для цукру.

6. Одноразовий посуд – набір пластмасових стаканчиків (не завжди є можливість забезпечити всіх, хто заходить у приймальню, скляним посудом), невеликий набір пластмасових тарілок, виделок і ножів – як підсобних інструментів для оброблення їжі й підготовки її перед подачею на стіл – усе-таки мити доведеться менше.

7. Вази й салатниці. Вазочка або кошик для печива, кілька великих тарілок або невеликих блюд для тістечок і фруктів. Молочник і сметанник – щоб перелити в нього молоко або вершки, подаючи до чаю або кави. Цукорниця – навіть якщо доводиться пригощати одну людину, не слід подавати цукор на тарілочці або класти його в чашку – треба подавати його в цукорниці. Причому цукор обов’язково повинен бути кусковий.

8. Заварювальний чайник. Заварений у чайнику великолистовий чай гарних сортів відрізняється більш приємним смаком.

9. Графин для соків і вина. Вино й соки, які продають у паперових пакетах, на стіл у такому вигляді краще не ставити.

10. Дві-три невеликі обробні дошки й необхідна кількість гострих ножів, штопор і консервний ніж.

11. Скатертина й серветки. Підставки під прибори. В ідеалі, звичайно, потрібно мати невелику лляну скатертину й відповідні серветки. Але таких скатертин повинно бути біля дюжини, а серветок – дуже багато. У секретаря-референта в цьому випадку з’являється додатковий обов’язок: вчасно здавати їх у пральню, щоб вони завжди були ідеальні. Тому в умовах офісу можна обмежитися паперовими серветками й спеціальними підставками під блюда – пластиковими або з інших синтетичних матеріалів. Підставки кладуть не тільки під тарілки й чашки, але й під блюда, які розставляють на столі. Для паперових серветок добре мати тримачі – металеві, керамічні або порцелянові.

12. Кілька рушників, щоб витирати посуд.

13. Засоби для миття посуду (в окремому ящику). Причому їх обов’язково слід зберігати від окремо посуду й продуктів харчування.

14. Ваза для квітів.

Крім того, в приймальні мають бути:

1. Невелика аптечка із засобами для надання першої медичної допомоги – стерильні бинти, гумовий джгут, пакет стерильних серветок, вата, спиртовий розчин йоду, перекис водню або інший дезінфікувальний засіб для оброблення ран, лейкопластир тілесного кольору й інші медикаменти, необхідні у випадку одержання дрібних травм, а також набір основних ліків, які можуть знадобитися в будь-яку хвилину: знеболювальні засоби (анальгін), серцеві (валідол, нітрогліцерин, настойка валеріани), нашатирний спирт, антигістамінні засоби – супрастин або тавегіл (швидко допоможуть зняти алергійний набряк) тощо. Усі медикаменти повинні бути з етикетками, на яких можна прочитати назву лікарського засобу й строк придатності. Непогано також мати в офісі апарат для вимірювання тиску й уміти ним користуватися. Це, звичайно, не входить в обов’язки секретаря, але керівник буде пишатися помічником, який у будь-якій ситуації буде на висоті.

2. Набір ниток різних кольорів і голки, термопавутинка, шпильки, ножиці (великі й манікюрні), праска, плямовивідник.

3. Вентилятор. Електросушилка для взуття. Щітки для одягу й взуття.

4. Парасолька і дощовик (на випадок раптового дощу).

5. Заправлений плівкою фотоапарат, запасна плівка й батарейки до нього.

6. Тара для пакування. Поліетиленові пакети різного кольору й формату. Пакувальний папір і стрічки. Скотч.

7. Чисті конверти. Листівки. Сувеніри (у тому числі фірмові).

8. Музичний центр із касетами й дисками.

9. Необхідно передбачити також урну для сміття.