Іі. Зона обслуговування відвідувачів

У зоні обслуговування відвідувачів, яка розміщена поруч із основною й допоміжною частинами робочого місця секретаря-референта, мають бути два-три елегантні зручні стільці або крісла і невеликий журнальний столик. На столик слід покласти свіжі газети й журнали, чистий папір, олівці або ручки.

Меблі для відвідувачів не повинні займати багато місця й відрізнятися від загального стилю меблів, використовуваних у фірмі. Саме тому фахівці не рекомендують ставити в приймальні м’які меблі (масивні дивани й крісла): вони займають багато місця, швидко брудняться й деформуються. Водночас використання стільців і звичайних столиків на коліщатах (рос. колесики) дозволить швидко змінити призначення приймальні, використавши її як кімнату для нарад тощо.

Грамотне забезпечення співробітників і відвідувачів наочною інформацією в приймальні офісу дає можливість секретареві-референтові заощадити значну частину часу, уникнувши цілої низки питань. У холі й приймальні офісу вітчизняні й закордонні фахівці з інформаційного менеджменту рекомендують розмістити:

- інформаційний стенд для відвідувачів;

- стенд із рекламною інформацією;

- демонстраційну вітрину;

- інформаційні автомати;

- інформаційні листки.

Інформація, наявна на стендах, повинна бути конкретна, оперативна, мати вибірковість впливу. Природно, необхідно уважно стежити, щоб серед представленої інформації не було відомостей, що становлять комерційну таємницю фірми.

Ініціативу зі створення системи наочної інформації у фірмі може й повинен виявити секретар-референт, природно, довівши до відома керівника. А керівник не зможе не оцінити всіх плюсів, які дасть ця система. До числа цих плюсів належить не тільки економія робочого часу секретаря, керівництва й співробітників, але й збільшення числа клієнтів фірми, обсягів угод й ін. Оперативно одержавши необхідну інформацію про послуги, ціни, порядок оплати, відповідальних посадових осіб тощо, клієнт швидше і якісніше вирішить своє питання й, безумовно, в разі потреби не лише сам знову звернеться у фірму, але й рекомендує її своїм партнерам по бізнесу. Саме на ці позитивні аспекти організації інформаційного простору у фірмі секретареві слід звернути увагу керівника.

Готуючи стенд для відвідувачів, слід врахувати, яка інформація необхідна відвідувачеві й дасть можливість йому швидше зорієнтуватися в питаннях діяльності фірми. Крім цього, відвідувач прагне одержати інформацію, до кого з керівників або співробітників йому необхідно звертатися для вирішення його проблеми. Відповідно на інформаційному стенді можна передбачити такі блоки:

- правові основи діяльності фірми;

- довідково-інформаційні відомості про фірму;

- керівництво й провідні співробітники фірми;

- основні напрями діяльності фірми;

- перелік послуг, які надає фірма, і ціни на них;

- порядок і способи розраховування із клієнтами;

- зразки документів, які укладає фірма із клієнтами.

Зручно розмістити на інформаційним стенді для відвідувачів і зразки документів, які клієнти укладають із фірмою.

Заздалегідь ознайомившись зі змістом й умовами договору, гарантіями й взаємними зобов’язаннями, клієнт уже прийме попереднє рішення про можливості співробітництва з фірмою. Це дозволить значно скоротити витрати часу керівника й менеджерів.

У великих комерційних фірмах, державних установах, які пов’язані з наданням широкого спектра послуг й тому неминуче зіштовхуються з великою кількістю клієнтів, доцільно в приймальні встановлювати інформаційні автомати. В інформаційні автомати завантажують базу даних про послуги; їхні ціни; строки виконання; організацію укладання угод; склад документів, які повинен надати клієнт; посадових осіб, відповідальних за конкретні напрями діяльності; графік їхньої роботи тощо. Якщо секретар-референт давно працює у фірмі, йому простіше „заповнити” цю базу даних конкретним змістом. Щодня відповідаючи на питання відвідувачів, секретар прекрасно уявляє, яка інформація цікавить їх у першу чергу.

Секретар-референт разом із керівником визначає склад і зміст бази даних для інформаційного автомата, а технічно її розробляють й уводять у дію фахівці з інформаційного забезпечення.

Великі фірми, що піклуються про свій імідж, можуть видавати власні друковані бюлетені. В інформаційному бюлетені можуть бути такі розділи:

- офіційні заходи;

- виробнича робота;

- інформація для клієнтів;

- законодавчі й нормативні акти з питань діяльності фірми;

- огляди нової літератури;

- кадри;

- соціальна сфера;

- довідкова інформація про фірму;

- пошта.

Слід пам’ятати про те, що потрібно не тільки створювати інформаційну систему, але й постійно її оновлювати. Для цього секретар-референт повинен виділяти не менше ніж 30 хвилин робочого часу в щоденному графіку. Застарілу інформацію слід знімати з інформаційних стендів і замінювати новою. Аналогічно замінюють застарілу інформацію і в інформаційних автоматах. Важливо не лише підготувати інформаційні й демонстраційні стенди, але й зробити їх цікавими, насиченими, такими, що привертають увагу. Інформація повинна бути своєчасною й актуальною.

Таким чином, раціональне планування робочого місця секретаря-референта на підприємстві має велике значення як для полегшення праці, так і для підвищення її привабливості, що позитивно впливає на продуктивність праці.