І. Основна зона робочого місця секретаря-референта

До складу основної зони робочого місця референта входять стіл із приставками, обертальний стілець або крісло, стілець для відвідувача.

Для раціонального планування робочого місця референтові необхідно дотримуватися таких правил:

1. Однією з головних умов ефективної праці секретаря є порядок на робочому місці. Тому на робочій поверхні стола й у робочому столі не повинне бути нічого зайвого. У закордонній практиці використовують закон „вільного стола”: на столі може перебувати лише одна робота з необхідними для неї документами й засобами праці, усе інше має бути всередині стола. Накопичення „паперів” не тільки зменшує робочу площу стола, але й відволікає від вирішення службових питань.

2. Кожен предмет і засіб праці повинні мати своє постійне місце, оскільки безладне розміщення їх викликає зайві рухи й витрати часу. Розміщувати речі на робочому й приставному столах треба компактно, систематизувавши за видами робіт. Так, блокнот для запису й ручка лежать поруч із телефонним апаратом. Дотримання звичного порядку не тільки полегшує роботу й заощаджує час, але й перешкоджає „зникненню” документів, які в недостатньо організованих секретарів потрапляють у папки з іншими документами.

3. Документи й засоби праці розташовують так, щоб забезпечити найкращу послідовність виконання роботи. Тому всі засоби комунікаційної техніки (телефон тощо) треба розташовувати ліворуч або на спеціальній підставці, щоб можна було користуватися ними лівою рукою, залишаючи праву вільною для роботи. Документи, з якими працює секретар, повинні бути в доступній для спостереження зоні, для опрацьованих документів доцільно мати спеціальні лотки або відділення в ящику. Канцелярське приладдя слід зберігати в органайзері або ящику стола зі спеціальними роздільниками (рос. разделитель).

4. Секретар не повинен захаращувати в приймальні проходи особистими речами, ставити речі (господарські сумки, взуття, парасольки) на доступні для огляду місця. Неприпустимо зберігати косметику, речі для чаювання на робочому столі. Не слід розвішувати на стінах приймальні фотографії улюблених артистів і рекламних проспектів, що не стосуються діяльності організації.

Дотримання цих правил дозволить референтові ощадливо витрачати фізичні зусилля, без зайвих витрат часу знайти потрібний документ, довідатися про будь-що, виконати будь-яку операцію з документами й значно більше встигнути за день.

Зважаючи на насиченість трудового процесу референта оргтехнікою, виправданим буде П-подібне планування його робочого місця:

Робочий стіл референта в приймальні звичайно розташовують у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет керівника і так, щоб легко можна було бачити все, що відбувається в приймальні, а саме:

- двері, через які входять відвідувачі;

- двері в кабінет керівника;

- місця для відвідувачів.

З огляду на психологічний комфорт, краще сидіти спиною до вільної від меблів стіни, а не до вікна.

З усіх боків робочого місця секретаря-референта має бути достатньо вільного простору, щоб не почуватися незручно. Оскільки секретареві протягом робочого дня доводиться багато сидіти, він повинен мати можливість вільно встати, витягнути ноги, змінити позу. У той же час важливо, щоб референтові не треба було часто вставати за окремими предметами. Зважаючи на цей фактор, до основного стола секретаря завжди ставлять додаткові столи-приставки.

Усе, що постійно потрібно референтові під час роботи: комп’ютер, технічні засоби комунікації, документи, канцелярське приладдя, – слід розмістити в межах витягнутої руки, щоб можна було взяти необхідне не встаючи.

Висоту робочого стола рекомендують у межах 68–73 см, стільниця (рос. столешница) повинна бути тверда й гладка, переважно з дерева. Покриття поверхні стола має бути матове (сірого, зеленого, коричневого кольору з коефіцієнтом відбиття 20–50 %) і легко чиститися; кути й передню верхню грань стільниці слід виконувати заокругленими. Висоту простору під столом для ніг рекомендують 60 см (на рівні колін) і не менше ніж 80 см на рівні ступень.

Бажано, щоб робочий стіл референта мав достатню кількість ящиків для розміщення документів і робочих аксесуарів. Один із ящиків повинен замикатися на ключ.

Безпосередньо на робочій поверхні стола, крім комп’ютера й технічних засобів комунікації, повинні бути предмети й документи, необхідні для оперативної роботи. Це:

- настільна лампа;

- настільний офісний набір канцелярського приладдя (органайзер) з ручками, олівцями простими, маркерами 2-3 кольорів, скотчем вузьким, папером для запису, скріпками, закладками-наліпками, ластиком, лінійкою тощо;

- табель-календар на поточний рік;

- бювар (календар-щотижневик) для ведення поточних записів;

- контейнер для сортування вхідної кореспонденції;

- підставка-пюпітр для матеріалу, використовуваного під час передрукування, або копі-холдер (тримач для документів „Curtіs Clіp” або „Сopy Holder”, за допомогою якого можна закріпити документ на одному рівні з монітором. У цьому випадку секретареві не доведеться крутити головою, переводячи погляд із записів, що лежать на столі, на екран і назад);

- візитниця;

- коробка для дисків та дискет.

Поточні документи, з якими секретар працює протягом дня, розкладають у папки або багатоярусні лотки. Усі інші повинні бути розкладені у папки й прибрані в стіл або шафу.

Важливим елементом робочого стола є внутрішня організація його відділень, що залежить від конструкції робочого стола, його місткості, характеру оброблюваних документів.

Великий ящик краще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, в інших ящиках розміщують запасні картриджі, папір (у тому числі окремо – папір для чернеток і копіювальний), бланки документів, записну книжку, щоденник для участі в роботі нарад і запису доручень керівника, портфель або папку для паперів, файли, папки-куточки, конверти, нумератор, штемпелі „На контроль”, „Вих. №”, „Вх. №” й ін., степлер, дестеплер, діркопробивач, ножиці, калькулятор.

Зіпсовані бланки, відпрацьовану кореспонденцію, чорнові й забраковані примірники роздрукованих документів треба протягом дня накопичувати в одному з ящиків стола, після чого переробляти в знищувачі для паперів.

Доцільно один ящик пристосувати для зберігання особистих речей та засобів особистого догляду: прокладки, лак для нігтів і волосся, запасні колготки й носові хустки, освіжувач для рота, очні краплі, невеликий рушник, мило.

У референта обов’язково під рукою, краще в столі, повинні бути довідники:

- довідник внутрішніх телефонів із прізвищами, іменами та по батькові співробітників;

- довідник з адресами, телефонами й днями народження співробітників;

- довідники з адресами й телефонами бізнес-партнерів підприємства, днями народження бізнес-партнерів і святкових днів очолюваних ними підприємств;

- список подарунків, вручених у минулому році;

- довідник міста, що допомагає вибрати найкращий маршрут;

- універсальний адресно-телефонний довідник (довідник типу „Жовті сторінки” з адресами й телефонами установ й організацій (вокзалів, готелів тощо));

- довідник адрес Іnternet;

- різні словники.

Усі ці довідкові дані можуть бути в комп’ютері.

Крім того, досвідчені секретарі рекомендують завжди мати:

- оплачений стільниковий телефон (на випадок втрати шефом);

- візитні картки підприємства й керівника;

- ксерокопії паспортів керівника, його заступників, помічників, охоронців, водіїв, їхніх дружин і дітей (на випадок їхнього термінового вибуття у відрядження або відпустку);

- запасні ключі від кабінету керівника, а також від його машини (в опечатаному вигляді).

Стілець відіграє велику роль в організації робочого місця управлінського працівника. Від вибору стільця чималою мірою залежить ефективність праці – незручна поза втомлює, робить людину менш працездатною. З огляду на необхідність секретаря повертатися до столів-приставок, стілець або робоче крісло обов’язково повинне бути підйомно-обертальним, а для розширення робочої зони – на коліщатах. Таке крісло можна відрегулювати у висоту й ширину, забезпечивши зручну посадку. Сидіння стільця має бути злегка заокругленим по краях, щоб не утрудняти кровообігу стегон, і з дещо втисненим сидінням у місці розміщення центра ваги. Для управлінських працівників виготовляють стільці й крісла з підлокітниками, для роботи на комп’ютері – без підлокітників, щоб не заважати рухам. Сидіння стільця має бути покрите латексом товщиною близько 1 см, зверху якого накладено вологонепроникний матеріал (меланжева тканина, натуральне волокно).

Робоче місце секретаря-референта має бути відповідно оснащене оргтехнікою, що скорочує час і трудові затрати на створення, зберігання, передавання й використання документів й інформації. Засоби оргтехніки дають можливість максимально механізувати й автоматизувати практично всі технічні й формально-логічні процедури створення документів і роботи з ними.

Обов’язковими технічними засобами, якими найчастіше користується секретар-референт, є персональний комп’ютер, телефон (можливо також радіо або стільниковий телефон, пейджер), телефакс і копіювальний апарат (ксерокс), іноді диктофон.

Засоби оргтехніки, використовувані в роботі секретаря-референта, слід розміщувати, враховуючи вимоги ергономіки й максимальної ефективності роботи, а також санітарні норми.

Монітор, системний блок і клавіатуру краще розмістити на спеціальному столі-приставці, звільнивши площу основного робочого стола для документів. Монітор установлюють на одному рівні очей секретаря, на відстані не менше 40 см. Екран монітора повинен бути видний лише з робочого місця секретаря-референта, але не з інших точок приймальні, інакше відвідувачі без жодних зусиль можуть ознайомитися з інформацією, яка їм не призначалася, наприклад, з конфіденційними документами, з якими працює секретар-референт. З цієї ж причини не рекомендують користуватися нагадуваннями-наліпками.

На робочому столі або на окремій приставці розташовують телефонний апарат з автовідповідачем, селектор або міні-АТС. Поруч із комп’ютером звичайно ставлять багатофункціональний пристрій (копір/принтер/сканер/факс) для персонального використання.

Якщо такого пристрою немає, то секретареві-референтові як особисті засоби оргтехніки потрібні лазерний принтер (розміщують на столі, де стоїть комп’ютер, або поруч із ним, але в межах досяжності), а також шредер для оперативного знищення конфіденційної інформації. Якщо в обов’язки секретаря входить набирання паперових документів, то до комп’ютера може бути підключений сканер. За великих обсягів друкувальних й/або копіювально-розмножувальних робіт установлюють пристрій відповідної продуктивності, оснащений сортувальним пристроєм, а в разі потреби – дуплексом (пристроєм двостороннього друкування) і степлером (для зшивання документів спеціальною скріпкою). Цю техніку розміщують на спеціальній підставці (тумбі) у допоміжній зоні. Там же на столику можна розмістити й факс, якщо його використовують як окремий пристрій.

Монітор й особливо копіювальні апарати не повинні бути дуже близько. Копіювальні апарати, принтери й монітори мають несприятливу властивість утворювати навколо себе електростатичне поле, що притягає пил, який викликає алергію. Доцільно розосередити ці апарати на кілька метрів один від одного.

Нерідко в приймальні розміщують технічні засоби, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: конвертовідкривач, паперознищувальна машина, ламінатор. Їх ставлять таким чином, щоб до них можна було підійти для користування, але щоб вони перебували під постійним наглядом секретаря. Користуватися своєю оргтехнікою (комп’ютером, диктофоном і копіювальним апаратом) іншим співробітникам дозволяти не слід, щоб уникнути ламання й розмноження сторонньої інформації.