14. Не просіть й не давайте грошей у борг.

Отже, звичайна ввічливість, дотримання ділового етикету, щирі інтонації й привітна посмішка – відмінні помічники в налагодженні гарних стосунків з колегами.

5. Імідж секретаря-референта

Імідж – це реальне або уявлюваний образ про особу, предмет, явище, який цілеспрямовано формується й покликаний справити емоційно-психологічний вплив на кого-небудь для популяризації, реклами тощо.

Імідж фірми формується на основі фірмового стилю, що, у свою чергу, включає оформлювальний і діловий стиль. Зрозуміло, фірмовий стиль буде ефективно впливати на клієнтів лише за умови бездоганної якості вироблених фірмою товарів робіт, надаваних послуг. Але не меншою мірою його ефективність залежить від дирекції й працівників фірми й насамперед – від секретаря.

Специфіка секретарської роботи полягає в операціях з документами й численних контактах з людьми – як безпосередніх, так і по телефону, телетайпу, за допомогою листування. Причому, як правило, ці функції доводиться виконувати паралельно з виконанням декількох, часом навіть не пов’язаних між собою робіт і доручень. Це передбачає вміння правильно розподіляти увагу, швидко й безпомилково переключатися з одного об’єкта на іншій, оперувати з технікою й одночасно вести прийом відвідувачів. І все це треба робити на високому професійному рівні, не нервуючи, інтелігентно, тактовно, доброзичливо й дипломатично.

У секретаря-референта повинен бути свій імідж. Складові іміджу секретаря-референта:

- охайний, гарний, але не крикливий зовнішній вигляд;

- уміння поводитися в діловій і неформальній обстановці;

- високопрофесійний стиль роботи з документами й спілкування з людьми;

- утримання в порядку робочого місця й технічних засобів;

- виразне, грамотне й тактовне мовлення;

- доброзичливе, дбайливе ставлення до людей;

- гарний настрій;

- і, як вінець усього, – зміцнення авторитету фірми, її репутації у клієнтів.

ОРГАНІЗАЦІЯ ТА УМОВИ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

1. Організація робочого місця секретаря-референта. Структура робочого місця секретаря.

2. Ергономічні та санітарно-гігієнічні вимоги до робочого місця секретаря-референта.

3. Робочий архів секретаря-референта.

4. Технічні засоби в секретарській справі.

1. Організація робочого місця секретаря-референта.

Структура робочого місця секретаря

Робоче місце секретаря-референта – це зона його трудової діяльності, оснащена необхідними засобами для виконання посадових обов’язків.

Організація робочого місця – це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами й предметами праці і їх функціонального розміщення. Крім того, організація робочого місця передбачає врахування антропометричних даних виконавця й забезпечення відповідних норм умов праці.

Правильна організація робочого місця передбачає:

1. Дотримання санітарно-гігієнічних норм, включаючи підтримання постійної оптимальної температури в службовому приміщенні, відсутність шуму й правильну освітленість робочого місця.

2. Колірну композицію робочого приміщення.

3. Правильне планування, укомплектування меблями, різними допоміжними пристроями й канцелярським приладдям, оснащення технічними засобами.

Правильна організація робочого місця заощаджує фізичне навантаження й розумову енергію, сприяє підвищенню ефективності праці.

Найчастіше робоче місце секретаря-референта розташовують в приймальні керівника або фірми – кімнаті, суміжній із кабінетом керівника. Крім приймальні, в ідеалі офіс повинен мати кімнату відпочинку або кімнату-кухню й відсік або кімнату для технічних засобів (копіювальних апаратів, апарата для знищення паперів тощо).

Приймальня і секретар – це візитна картка, „обличчя установи”, на основі якої формується перше враження про фірму, її роботу, тому важливого значення сучасні фірми надають облаштуванню робочого місця секретаря-референта.

Приймальня повинна бути обладнана так, щоб секретар-референт та відвідувачі організації почували себе в ній комфортно, зручно. Тому в ній розміщують лише ті меблі й техніку, які потрібні секретареві-референтові й іншим співробітникам безпосередньо в процесі роботи.

Завдання секретаря-референта – простежити, щоб обстановка приймальні відповідала своєму призначенню. Секретар-референт відповідає за підвідомчий йому простір (приймальню) – забезпечує затишок, чистоту, наявність необхідних предметів. Зовсім неприпустимо, щоб у приміщенні приймальні курили, а із горшків з квітами стирчали недокурки. Деякі секретарі вважають, що освітлення й підтримання порядку не їхнє завдання. На роботі за зовнішній вигляд приймальні відповідає секретар. Якщо в приймальні не прибрано, керівник не стане шукати прибиральницю, а висловить догану секретареві. Зрозуміло, секретар сам не прибирає, але стежить за тим, щоб це було зроблено.

Секретар-референт має дотримуватися порядку й чистоти не лише в приміщенні, але й на своєму робочому місці. Крім того, він повинен постійно контролювати схоронність та стан меблів і технічних засобів, оскільки саме секретар-референт несе повну відповідальність за ту апаратури, що перебуває в приймальні, й тому питати за її ламання будуть, у першу чергу, відповідального працівника.

Робоче місце секретаря-референта традиційно включає три зони (сектори):

1) основна, де перебуває робочий стіл із приставками й необхідною оргтехнікою;

2) зона обслуговування відвідувачів;

3) допоміжна зона, де розташовано шафи, копіювальний апарат, факс й інше допоміжне устаткування.