2. Секретар і референт як представники секретарської професії

Секретар і референт – доволі різні види секретарської професії. Секретар керівника організації – це помічник, який організує діяльність першого керівника, складає для нього документи, організує наради, переговори, відрядження, здійснює телефонне обслуговування. Референт – це фахівець не лише в галузі секретарської справи, але й у сфері основної діяльності фірми: він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналізує ситуацію й бере участь в розробленні стратегії і тактики діяльності фірми.

Слово «секретар» походить від латинського слова secret («секрет, таємниця»), а слово «референт» означає «людина, яка повідомляє будь-що».

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, серед професійної групи фахівців подає характеристику такої професії як референт з основної діяльності, серед категорії технічних службовців – характеристику асистента референта. Довідник визначає завдання та обов’язки, які стоять перед представником цієї професії, вимоги до рівня знань, рівня освіти та стажу роботи (кваліфікаційні вимоги).

В управлінській діяльності функції референта найчастіше виконують секретарі керівника організації або секретарі-референти.

Секретар – одна з найпоширеніших професій на сучасному ринку праці. Без секретаря не обходиться жодна організація будь-якої організаційно-правової форми. Керівник кожної такої організації має секретаря. Секретарі працюють й у представників вільних професій – адвокатів, нотаріусів, а також на малих приватних підприємствах.

Секретаря називають «обличчям фірми», оскільки він завжди на очах, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. За останні роки професія секретаря зазнала суттєвих змін. Секретар керівника сучасної фірми повинен не тільки швидко друкувати й правильно оформляти документи, але й складати тексти різних документів, редагувати проекти, не тільки раціонально організувати прийом відвідувачів і телефонне обслуговування, але й самостійно вирішувати багато питань відповідно до доручень керівника. Тому сьогодні секретаря можна не лише назвати «обличчям фірми», а й порівняти з правою рукою керівника, що регулює різні виробничі процеси, володіє оперативною інформацією й перебуває в курсі поточних справ компанії, фірми, організації, підприємства або установи. Найбільшою мірою це стосується недержавних комерційних організацій. Управлінський персонал таких організацій, як правило, досить невеликий. Керівники цих фірм займаються в основному рішенням основних виробничих питань, стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінської (у першу чергу – адміністративної) роботи доручають своїм секретарям.

Міжнародний професійний клуб секретарів (Professіonal Secretarіes Іnternatіonal) дав таке визначення сучасному секретареві: «Це ініціативний і розважливий помічник шефа, який володіє всіма професійними навичками, необхідними для офісу, який приймає рішення в межах своєї компетенції й у разі необхідності бере управління на себе».